Økonomien og andre politiske faktorer har haft en enorm indflydelse på den måde, forretningsmøder på opfattes, og eventplanlæggere har været udsat for et øget pres for at finde måder at undgå underpar tilstedeværelse ved forretningsmøder og kongresser.
Selv i en voksende økonomi bliver rejseudgifter mange gange opfattet som for høje til disse typer arrangementer, og mange fagfolk vælger simpelthen at undvære. På trods af skiftet ser de fleste virksomheder og organisationer stadig den vigtige effekt af møder. I nutidens økonomi kan afholdelse af vellykkede møder betyde fokus på at afholde lokale og centraliserede møder opnå lavere rejseomkostninger, men endnu vigtigere vil det betyde, at du bruger disse ti tips til at øge mødet tilstedeværelse.
Foretag påmindelsesopkald
Når de første invitationer er sendt, skal du lave en påmindelse og følge op på telefonopkald til så mange af de inviterede som muligt og udsende en personlig invitation og anbefale, at de deltager i begivenheden. Historisk set øger telefonopfølgning antallet af forretningsmøder dramatisk. Sørg for at tale om det kommende arrangement ved andre erhvervsarrangementer. Mund til mund kan stadig være en god måde at skabe en buzz, hvilket bringer os til det næste tip.
Spred ordet
Spred nyhederne om din begivenhed hvor som helst og overalt, inklusive lokale publikationer, nationale publikationer, medlemspublikationer, fagpublikationer, personlige nyhedsbreve og enhver anden kommunikation værktøj til rådighed. Sørg for at tænke over, hvilke værktøjer der når ud til din målgruppe.
Markedsfør online (virksomhedens websted, sociale medier og e-mail)
Post begivenhedsoplysningerne på din virksomheds hjemmeside. Promover begivenheden på din blog og månedlige e-nyhedsbrev. Post begivenhedsdetaljer på sociale medier, hvor din målgruppe er aktiv som LinkedIn, Facebook og Twitter. Tilskynd medlemmer af din organisation til at gøre det samme. Bed dem om at dele begivenhedslinket med deres forbindelser, venner og følgere. Hvis du deltager i relevante online-fællesskaber som f.eks. branchefora, skal du promovere dit arrangement i disse fællesskaber.
Inkorporer invitationer overalt
En anden måde at få budskabet ud til potentielle gæster på er at snige invitationer til at deltage i dine arrangementer i alle dine metoder til forretningskommunikation. Tilføj en linje i din e-mailsignatur med et link til dit tilpassede begivenhedswebsted eller invitation. Hvis du har en telefonsvarer eller en online holdbesked, skal du sørge for at inkludere oplysninger om din kommende begivenhed i din optagede besked.
Brug dit sociale netværk og deres netværk
Socialt netværk handler om at udvide gruppen af mennesker, som du betragter som venner, kunder, forretningspartnere og professionelle bekendte. Det er nemmere at få det fremmøde, du leder efter, når dine deltagere opfordres til at medbringe en gæst eller forretningsforbindelse. Og gå ikke ud fra, at folk i dit eget netværk allerede kender til begivenheden. Det skader aldrig at række ud og minde dem om.
Medtag en gæstetaler, der trækker
Det mødemål, emne, tema og gæstetalere skal være relevant, frisk og sjov. En succesfuld måde at øge tilstedeværelsen ved forretningsbegivenheder er at bringe populære gæstetalere ind, især hvis de arbejder i samme branche eller relateret branche. Du bør også overveje at have en emcee, som vil være interaktiv og underholdende.
Vælg en fantastisk begivenhedsplacering
Vælg en ny begivenhed og interessant begivenhedssted. Uanset om det store trækplaster er den valgte by eller selve mødestedet, er der større sandsynlighed for, at folk deltager i et arrangement, der er praktisk og giver mulighed for at nyde en god atmosfære. Sørg for, at arrangementet er et bekvemt sted for dine deltagere, og overvej andre bekvemmeligheder som parkering eller offentlig transport til stedet.
Bliv kreativ
Målet er at gøre en begivenhed unik. Tilbyde nye aktiviteter; bruge et nyt interaktivt format under præsentationen; gøre en indsats for at være original. Vær opmærksom på din dagsorden. Brug ikke de traditionelle giveaways i slutningen, når deltagerne er klar til at forlade. Overvej at inkludere en session om innovation, der engagerer deltagerne gennem planlægningen af din næste konference/begivenhed. En session, der er sjov og informativ, vil have en positiv indflydelse på fremmødet til fremtidige arrangementer. Lav en brainstormsession, og tag ideerne tilbage til dit planlægningsudvalg til næste års begivenhed.
Send feedbackundersøgelser
Uanset om du inkluderer en brainstormsession eller ej, maksimer din fremtidige succes ved at sende feedbackundersøgelser efter begivenheden. Bed altid om forslag til fremtidige emner og endda konstruktiv kritik, da det er meget nyttigt at få denne feedback til planlægning af fremtidige møder og begivenheder.
For eksempel foretrækker nogle mennesker seminarer om morgenen, og andre foretrækker programmer om eftermiddagen. Nogle kan lide tirsdage og andre kan lide torsdage. I din feedbackundersøgelse kan du finde ud af, hvad dine deltagere kan lide og gerne ville have set ved begivenheden. Opfølgning er nøglen til din markedsføringssucces.
Lyt og lever
Det er altid vigtigt at lytte til dine deltageres og deltageres behov, men hvis du beder om feedback, så sørg for at vise, at du lytter. Som det gamle ordsprog siger, har vi to ører og en mund, så vi bør lytte dobbelt så meget, som vi taler. Husk altid, at fremmødet til dit arrangement kan relateres til kvaliteten af tidligere arrangementer, du har været vært for. Opbyg et ry for at lytte til dine gæsters behov og ønsker og leve op til disse løfter.
