Der er ingen klare skel på, hvilke kontoropgaver der udfører hvilke kontoropgaver. Faktisk vil du på mindre kontorer opdage, at én person vil udføre en række forskellige kontoropgaver. På store kontorer er opgaver og ansvar specialiserede og koncentreret i særlige kontorjob.
Denne guide hjælper dig med at beslutte, hvilke kontoropgaver du skal bruge for at udføre de opgaver, der er nødvendige for et effektivt kontor. Der er ingen absolutte værdier, fordi nogle job skal udføres af én person på grund af den store mængde arbejde; mens andre funktioner som sekretær og receptionist kan kombineres som en enkelt jobtop udføres af én person.
Administrativ assistent eller eksekutivsekretær
Administrative assistenter og eksekutivsekretærer er højtuddannede, organiserede og motiverede personer. Det er dem, der holder ledere og ledere på sporet og hjælper dem med at drive effektive og velorganiserede virksomheder.
Receptionist
Receptionisten hilser på offentligheden, er "gatekeeper" til organisationen og udfører en række andre opgaver, der er vigtige for virksomheden. Opgaverne der udføres varierer mellem små, mellemstore og store virksomheder.
Lægesekretær og administrativ assistent
Lægesekretærer og administrative assistenter har en særlig uddannelse, der kræves af lægestanden. Ansættelse af den forkerte sekretær eller administrativ assistent vil have en negativ indvirkning på den måde, dit lægekontor fungerer på.
Kasserere
Kontorjobbet som kasserer strækker sig ud over at kun håndtere pengene på kontoret. Det behøver ikke at være et fuldtidsjob, men et veldesignet kontor vil have checks og balances bygget for at beskytte virksomhedens monetære aktiver.
Ekspedient / Dataindtastning
Kontorassistenten eller dataindtastningsmedarbejderen fokuserer deres indsats på at udføre en række grundlæggende kontoropgaver, der holder kontoret kørende og informationen flyder gennem hele virksomheden. Dette elementære kontorjob er nødvendigt for en effektiv drift af kontoret.
Kontorchef / Supervisor
Kontorchefens og/eller kontorchefens opgave er at sikre, at kontoret fungerer effektivt og naturligt. Denne mangefacetterede person er nøglen til et succesfuldt kontor.
Kundesupport / kundeservice
Kundesupport eller kundeservicerepræsentanter er din stemme og ører til dine kunder. Et velorganiseret kundeserviceområde kan være forskellen på, om din virksomhed vokser eller bliver endnu en statistik i en hård økonomi.
Regnskabschef / Supervisor
Regnskabschefens eller regnskabschefens opgave er at sikre integriteten af de økonomiske processer, der skal finde sted. Det kan være en kostbar fejl at ansætte eller forfremme den forkerte person til denne stilling.
Hver virksomhed har unikke behov, og ikke alle virksomheder har brug for hver enkelt af disse job. Der er job, såsom marketing og forretningsudvikling, der kunne varetages af en enkeltperson eller en gruppe mennesker. Virksomheden skal fremmes. Sociale medier og digital markedsføring har gjort det meget nemmere at sprede budskabet om virksomheden i dag end tidligere. Ofte, i en start-up, vil grundlæggeren eller ejeren påtage sig funktionerne med at promovere virksomheden for at bestemme de bedste steder for at få leads og kunder. Efterhånden som virksomheden vokser, kan det være nødvendigt at dedikere en del af en medarbejders tid til at understøtte dette funktion, eller det kan give mening at afsætte en fuldtidsperson til at være strengt ansvarlig for fremme af forretning.
