Kontraktforhandling er både en kunst og en videnskab. Dette emne har været emnet for mange populære bøger og artikler. Emnet kontraktforhandlinger har også længe været genstand for seminarer, præsentationer og forelæsninger designet til at undervise i de få grundlæggende, men vigtige taktikker, der kræves for at være en succesfuld kontrakt forhandler. At forhandle en kontrakt er processen for at opnå en win-win for både din virksomhed og den leverandør, du underskriver en kontrakt med.
Hvad er en kontrakt?
I sidste ende vil kontrakten være et dokument, der beskriver alle de regler, der vil regulere din forhold fremadrettet og jo mere klart og konkret, jo bedre kan det implementeres og overholdt. Målet er at finde en balance med leverandøren og at se dem som en partner, så I begge kan nå jeres virksomheds mål og mål ved at underskrive kontrakten.
Vellykket kontraktforhandling betyder, at begge sider leder efter positive ting, der gavner begge parter på alle områder, samtidig med at de opnår en fair og retfærdig aftale. En underskrevet kontrakt, der gavner begge parter, vil give et solidt grundlag for at bygge en
Formål med kontraktforhandlinger
Kontraktforhandlingsmål kan bruges til at evaluere kontrakten baseret på hvert af disse kriterier:
- Forklar klart alle væsentlige forudsætninger, vilkår og betingelser.
- Varer eller tjenester, der skal leveres, er detaljerede og definerede.
- Kompensation er tydeligt angivet, herunder samlede omkostninger, betalingsplaner og finansieringsbetingelser.
- Skitserer alle de vigtigste milepæle såsom effektive datoer, færdiggørelses-/opsigelsesdatoer og mulige fornyelsesdatoer.
- Identificering og håndtering af potentielle risici og forpligtelser.
- At definere og sætte rimelige forventninger til partnerskabet, herunder en kommunikationsstrategi og tidslinje.
Forhandlingsstrategier
1. Liste rangeringsprioriteter samt alternativer: At have listen over genstande, der er vigtigst i forhold til genstande, der måske ikke er så vigtige, giver dig mulighed for at foretage en afvejning, hvis det er nødvendigt. Denne liste bør være en dynamisk liste, der holdes frisk baseret på virksomhedens behov med hensyn til at arbejde med denne leverandør. Det er ikke praktisk at antage, at du effektivt vil være i stand til at forhandle alle områder af kontrakten på én gang. Derfor vil du være sikker på, at det, der er vigtigst for dig, bliver diskuteret og aftalt, før du går over til mindre vigtige emner.
2. Genkend forskellen mellem, hvad du har brug for, og hvad du ønsker: Gennemgå dine prioriteter ofte gennem planlægningsprocessen for kontraktforhandlinger og en sidste gang til sidst. Sørg for at stille de svære spørgsmål: "Er dette virkelig en prioritet for vores virksomhed, eller er det 'rart at have'?" "Var denne prioritering et resultat af noget internt politisk jockey, eller er det rigtigt?" "Hvis vi skulle ofre denne genstand, kan denne aftale stadig være en win-win for begge sider?”
3. Kend din bundlinje, så du ved, hvornår du skal gå væk: Er der en omkostning eller timeløn, som din virksomhed ikke kan overstige? Er du kommet til at indse, at en eller to af topprioriteterne virkelig ikke er til forhandling, og du vil være bedre til at gå væk fra denne kontrakt, hvis leverandøren ikke accepterer den? Skriv disse sammen med begrundelsen, så du kan bruge disse til at forhandle den optimale aftale.
4. Definer eventuelle tidsbegrænsninger og benchmarks: Indstil præstationsmålingsstandarder, som du vil forvente af din leverandør. Dette vil være en nøglemetode til at overvåge leverandørens ydeevne. Sælgers succes vil være afgørende for at få en god værdi ud af denne kontrakt. Derfor vil du gerne forhandle en fair og retfærdig straf, når nøglepræstationsindikatorer (KPI) ikke er opfyldt.
5. Vurder potentielle forpligtelser og risici: Forstå potentialet for, at noget går galt eller ikke bliver implementeret som forventet, da kontrakten blev etableret. Hvad hvis der opstår uforudsete omkostninger? Hvem vil være ansvarlig, hvis regeringsbestemmelser overtrædes? Hvis forsikring dækker kontraktansatte? Dette er blot nogle få af de mere almindelige spørgsmål, der skal behandles i enhver kontrakt. Ligesom det var vigtigt at forstå prioriteringerne, er det lige så vigtigt ikke kun at kende muligheden for, at noget går galt, men også at være proaktiv med hensyn til, hvad man skal gøre ved det, hvis det sker.
6. Fortrolighed, konkurrenceklausul, konfliktløsning, og ændringer i krav: For at afrunde listen repræsenterer disse elementer blot et par flere ting, du skal overveje, når du forhandler leverandørkontrakten. Når den kontaktes proaktivt, kan denne liste blive et godt sted at etablere fælles fodslag med leverandøren, i stedet for genstande, der kunne være potentielle anstødssten i forhandlingerne. For eksempel hvis sælgeren eller en repræsentant for sælgeren har mulighed for at blive eksponeret over for selskab fortrolige oplysninger, så bør der være en fortrolighedsklausul, der begrænser ansvaret for både dig og sælger. Det er bydende nødvendigt at tage alle forholdsregler for at beskytte alle intellektuelle ejendomsrettigheder og patenter, ud over følsomme finansielle data.
Til sidst, før begge sider sætter sig ned for at gennemgå, diskutere og forhandle vilkårene i kontrakten, skal du være sikker på, at du også har overvejet et par andre nøglekriterier, der kan sikre en smidig proces.
7.Afgør, om din virksomheds interesser bedst beskyttes gennem brug af juridisk rådgivning: Forhandling af en kontrakt for et års viceværtsydelser på et lille kontor er meget anderledes end at forhandle en kontrakt om at outsource et ret stort callcenter. Hvis du føler dig det mindste ubehageligt ved at gennemgå kontrakt "legalese", så tøv ikke med at ansætte en advokat med speciale i kontraktforhandlinger.
8.Bestem, om kontrakten vil kræve tilsyn af eller gennem en revisor eller andre finansielle eksperter: Lige så vigtigt som at fastholde den relevante juridiske rådgiver kan det være også at beholde eller tildele en ekspert indefra der kan administrere de økonomiske vilkår i kontrakten ved begyndelsen af forhandlingerne, såvel som gennem hele behandle. At lave en proforma for selve transaktionen samt løbende finansiel rapportering kan være en ret kompleks, men meget vigtig opgave. Tag dig tid til at forstå, hvordan denne proces kan styres internt af en revisor, eller hvis det skal være det outsourcet til et revisionsfirma.
En anden fordel ved nøje at overvåge økonomien for en bestemt kontrakt er, at denne kan bruges som en KPI og et objektivt middel til at overvåge ydeevnen.
