Forberedelse er nøglen til en vellykket fysisk opgørelse.
Hvis din produktionsfacilitet, opfyldelsescenter eller tredjepartslogistikfacilitet (3PL) ikke gennemfører en årlig fysisk beholdning af alle dine SKU'er – både af dine færdigvarer og dine work-in-proces (WIP) varer – det burde være.
3 ting at tage sig af først
Men før du begynder at tælle alt i din produktionsfacilitet og dit lager, er der tre ting, du skal sørge for først:
- Program for cyklustælling
- Bekræftelse/karantæne før optælling
- Arbejdsordre (WO) eller Job Ordre (JO) Planlægning
For at forberede en regelmæssig (helst en årlig) fysisk opgørelse skal mange elementer på plads. At gennemføre en fysisk opgørelse korrekt, præcist og ansvarligt er ikke kun en ting, dit anlæg gør en dag om året, det er en livsstilsændring.
Forberedelse
Forberedelse er nøglen til en vellykket fysisk opgørelse. De tre ting - anført ovenfor - der er nødvendige, før du udfører dit anlægs fysiske opgørelse, vil give din virksomhed mulighed for:
- Nøjagtighed dagen for din fysiske beholdning
- Optimeret effektivitet under den fysiske beholdning
- Færre SKU'er at tælle under din fysiske beholdning
Den nødvendige forberedelse til en vellykket fysisk opgørelse skal planlægges og planlægges på helårsbasis.
Program for cyklustælling
Uanset om din produktions- eller lagerfacilitet har 10 SKU'er at tælle eller 10.000 SKU'er at tælle, er et cyklusoptællingsprogram en nødvendig del af ethvert lagerstyringsprogram.
Før du foretager din fysiske opgørelse, skal du sørge for, at din virksomhed cykler effektivt og tæller dine dele. Et robust cyklusoptællingsprogram vil reducere antallet af overraskelser, der dukker op, når du begynder at afstemme dine cyklustællinger.
Du kan finde mekanikken ved cyklustælling her, men det er tilstrækkeligt at sige, at hvis du har 10.000 SKU'er tæller, at omkring 2.000 af dem (cirka 20 procent) repræsenterer 80 procent af værdien af din samlede beholdning.
Under din fysiske beholdning skal du tælle alle dine SKU'er. Men før du foretager din fysiske opgørelse, kan du sikre dig, at du har styr på de 80 procent af din lagerværdi ved at tælle cyklusser.
Det kan virke for meget at bide af ved første øjekast. Hvordan kan din virksomhed forventes at tælle 80 procent af værdien af sit lager i løbet af året? Er vi ikke klar over, at du har andre ting at lave?
Men det betyder, at hvis du virkelig har 10.000 SKU'er at tælle, så tæller du 2.000 SKU'er. Og det kan du gøre ved at tælle otte SKU'er om dagen, fem dage hver uge i 52 uger.
Tro det eller ej, ved at tælle cyklus (dvs. lav en fysisk opgørelse over en udvalgt delmængde af dine værdifulde dele) otte dele a dag, kan du være sikker på, at 80 procent af din lagerværdi vil være nøjagtig, når du udfører din fysiske beholdning.
En lille smule indsats og forudgående planlægning kan gå langt hen imod succes med lagerstyring. Og apropos foraktiviteter...
Bekræftelse/karantæne før optælling
Når du tæller cykler, vil de dele, du cykler, tælle tilbage til brug. Som forberedelse til en fysisk beholdning vil din produktions- eller lagerfacilitet dog også ønske at implementere forhåndsoptællinger.
Forudtællinger adskiller sig fra cyklusoptællinger ved, at en forudgående optælling forhindrer en SKU i at blive brugt, udstedt eller på anden måde gennemført, før den fysiske beholdning er færdig.
Forudtællinger kræver omhyggelig planlægning. Lad os sige, at du foretager din fysiske beholdning på årsbasis, og at datoen for den fysiske beholdning er en måned væk. En person på dit anlæg, der styrer planlægningen (enten produktionsplanlægning eller efterspørgselsplanlægning, for eksempel), kan se på den planlagte aktivitet for den næste måned og tage fat på disse spørgsmål:
- Hvilke varer vil du helt sikkert ikke bruge inden for de næste 30 dage?
- Hvilke af disse ting har du ved hånden?
- Har du et "Karantæne - Må ikke åbnes"-bånd?
Ved at identificere varer, som du har ved hånden, og som du ikke behøver at handle før din virksomheds fysisk beholdning, kan du tage et afgørende skridt for at sikre, at din fysiske beholdning bliver vellykket.
De varer, du forudtæller, kan tælles, mærkes med mængden af forudtællingen og derefter i karantæne – enten på et fysisk sted eller ved at lukke boksen med tape ved hjælp af "Karantæne - Må ikke åbnes" tape.
Forudtællinger er en afgørende måde, hvorpå produktionsfaciliteternes og lagerets fysiske varebeholdninger adskiller sig fra fysiske varebeholdninger i detailhandelen. Et detailsted kan ikke rigtig tælle varer på forhånd og derefter fortælle sine kunder, at de ikke kan købe dem, før deres beholdning er færdig. Men en produktionsfacilitet – med den rigtige form for planlægning – er i stand til at gøre det.
Arbejdsordre (WO) eller Job Ordre (JO) Planlægning
Håndtering af dit anlægs WIP kan være en af de sværeste dele af at udføre en fysisk opgørelse.
Du har måske vare A, og den er $10 værd, og du har måske vare B, og den er $20 værd, men når du bygger vare C, dens værdi kan være 50 USD (fordi du har tilføjet arbejdskraft og anden værdi, når du sætter element A og element B sammen). Selvfølgelig giver det mening hver anden tid af året, men det giver måske ikke nødvendigvis mening under din virksomheds fysiske opgørelse.
Lad os sige, at din fysiske beholdning sker, og du har tre jobordrer (af hensyn til dette argument, lad os henvise til enhver produktionsordre som en jobordre eller JO) på værkstedet.
JO #1 er netop blevet udstedt. Du har 10 stykker af emne A og 10 stykker af emne B på produktionslinjen, men intet arbejde er startet.
JO #2 er næsten færdig. Disse 10 stykker af element A og 10 stykker af element B er blevet samlet til 10 stykker af element C. JO #2 mangler bare en sidste inspektion for at lukke JO'en.
JO #3 er midt i produktionen. De 10 stykker af element A og 10 stykker af element B er ikke helt nået til at blive vare C'er endnu. Men de ligner ikke længere vare A'er eller B'er.
Ved at planlægge forud kan du undgå at starte JO #1 før din fysiske beholdning. Og du kan fuldføre JO #2 og lukke det, så disse vare C'er går på lager for at blive talt.
Du vil gerne undgå at have for mange JO #3'ere på gulvet. Det er svært at vurdere værdien af JO #3, og du bliver sandsynligvis nødt til at arbejde sammen med dine finansfolk for at finde ud af, hvordan de vil tage højde for dem.
Ved at planlægge fremad og opsætte cyklusoptællingsprogrammer, administrere dine forudtællinger og planlægge din WIP, du kan sikre, at dit produktionsanlæg eller lagersted har en vellykket fysisk beholdning.
