Pressekonferencer kræver meget forberedelse og personalearbejde. Den tid er givet godt ud, fordi en stor pressekonference kan betyde generel dækning i aviser, radio, tv og blogs - men en forfærdelig pressekonference kan hjemsøge dig.
Her er en god tjekliste til et godt pressemøde:
Timing
Du er nødt til at vælge et tidspunkt, der fungerer for tv, aviser og radio.
Hvis det er for tidligt på dagen, vil journalister have svært ved at nå dertil, for sent på dagen, og du vil presse deadlines.
Midt om morgenen til middag er godt. Det er tidligt nok til at give folk tid til at arkivere deres historier, men ikke så tidligt, at de er nødt til at hoppe ud på motorvejen og bekæmpe trafikken i det sekund, de kommer på arbejde.
Avanceret meddelelse er kritisk. Du vil gerne give folk en dags advarsel om en pressekonference, hvis du kan. TV- og radionyhedsdirektører kortlægger, hvor deres kameraer og journalister vil være. Giv dem tid til at planlægge.
Trykte reportere er lidt mere mobile, men hvis dette er virkelig store nyheder, vil de gerne have en fotograf der, og det kræver også planlægning.
Beliggenhed
Det skal være tæt på de store medieafspillere, så de ikke kører halvvejs på tværs af staten.
Den skal have et godt billede og være godt oplyst til TV. Et mørkt teater er det værste valg.
Udendørs steder er nogle gange OK, hvis emnet handler om udendørs eller miljø. Men dette er risikabelt. Det kunne regne. En flok elge kunne trampe ned journalister, som normalt vil have stikkontakter til deres kameraer, lys og bærbare computere. Indeni er normalt bedst.
Længde
At sammensætte et pressemøde er en kæmpe produktion, så der er en tendens til, at man gerne vil lave et stort show. Prøv at undgå seks taler i træk og et PowerPoint-diasshow.
Journalister vil gerne høre lidt om nyhederne og så stille spørgsmål. De hader at sidde igennem et hunde-og-pony-show, der varer 45 minutter, før de åbner op for spørgsmål. Du kan spare på nogle af produktionsværdierne og gøre journalister glade, hvis du hurtigt kommer til spørgsmål. Det er, hvad journalister ønsker at gøre: stille spørgsmål og få citerede svar. Sig, hvad der skal siges, og kom så til spørgsmål.
Ekstra
Journalister vil have dokumenter, hvis du annoncerer eller forklarer noget. Få et groft antal ansatte, og sørg for, at der er nok kopier til at gå rundt – og post disse dokumenter online for journalister og bloggere, der er interesserede i pressekonferencen, men som ikke kunne nå det rejse.
Med sociale medier så vigtige nu, er det smart at have nogen til at sende opdateringer under pressekonferencen til dit Twitter-feed eller Facebook-side.
At invitere medierne til en pressekonference betyder, at de optager video og optager lyd. Giv dem gode billeder og gode lydklip. Er der en person, et billede eller en enkelt sætning, der opsummerer det, du prøver at sige? Tag det i brug.
Øve sig
Lav en liste over sandsynlige spørgsmål. Hvad bliver dine svar?
Lav også en grov gennemgang af pressekonferencen. Hvem taler først? Hvad sker der nu? Hvem skal emcee? Og hvem er den bedste person til at løse bestemte problemer eller spørgsmål?
