Prisen på regnskabssoftware er let at bestemme; omkostningerne forbundet med regnskabssoftware er derimod meget sværere at fastslå. Du kan bestemme prisen på dit regnskabssoftware ved at spørge leverandøren, hvor meget de tager for deres software. Det tilbud, du vil modtage, vil sandsynligvis omfatte licensgebyret for at opfylde dine behov, men der er andre omkostninger ved regnskabssoftwaren, der er inkluderet i dette tilbud. Disse er de sande omkostninger ved regnskabssoftwareprogrammet, og de skal inkluderes i din analyse, når du overvejer de samlede omkostninger ved at eje en regnskabssoftwareapplikation:
- Implementering
- Uddannelse
- Udvikling til tilpasning
- Process Redesign
- Vedligeholdelse
- Opgraderinger
- Support
Omkostning nummer 1: Implementering
Implementeringsomkostningerne for regnskabssoftware inkluderer alle omkostninger, der er nødvendige for at installere og konfigurere programmet. Nogle grundlæggende regnskabssoftwarepakker kan downloades for at køre på næsten ethvert skrivebord, mens andre kræver bestemt hardware og software for at køre korrekt. Du bliver nødt til at tjekke hardware- og softwarespecifikationerne på ethvert regnskabssoftwareprogram du vil købe for at se, om du vil kræve en opgradering af hardware eller operativsystem for at køre program. For avanceret regnskabssoftware skal du hyre eksterne konsulenter til at konfigurere programmet, så det kører korrekt. Selv det mest basale regnskabssoftwareprogram skal skræddersyes til netop din virksomhed, så du vil have nogle opsætnings- og konfigurationsomkostninger involveret.
Omkostninger nummer 2: Træning
Hvis du ikke ved, hvordan du bruger dit regnskabssoftware, hjælper det dig ikke. Mange leverandører giver indledende træning, så du kan lære, hvordan du bruger programmet. Du får dog kun en vis grunduddannelse; få leverandører vil sandsynligvis tilbyde omfattende, dybdegående træning til dig uden ekstra omkostninger. Derudover vil du have periodisk udskiftning af medarbejdere, så de bliver nødt til at lære programmet på et tidspunkt også. Den tid, der bruges på indledende uddannelse og derefter årlig træning af medarbejdere, bør overvejes i din omkostningsanalyse af enhver regnskabssoftwareapplikation. Hvis det tager en gennemsnitlig medarbejder to uger at lære denne software, før de kan begynde at være produktive, så bør du inkludere deres hver anden uges løn og fordele og tabet af produktivitet i dine omkostninger analyse. I sidste ende kan du forvente, at avanceret software sandsynligvis vil kræve mere træningstid og omkostninger, end lav-end regnskabssoftware kræver.
Omkostning nummer 3: Udvikling til tilpasning
Du kan muligvis bruge regnskabssoftware lige ud af kassen, hvis du har en standard, servicebaseret virksomhed. Men alle små virksomheder er ikke ens, og nogle virksomheder har unikke behov for overholdelse, lovgivningsmæssige eller juridiske rapportering. Derfor skal du muligvis have dit regnskabsprogram tilpasset til dine behov. Du bør føje disse forventede tilpasningsudgifter til prisen på dit regnskabssoftware.
Omkostninger nummer 4: Process Redesign
Hvis du har en virksomhed, der er i gang, har du sandsynligvis allerede et regnskabsprogram, som du har brugt, men som ikke længere opfylder din virksomheds behov. Enhver ny regnskabssoftware burde gøre dine forretningsprocesser nemmere at udføre, men vil også kræve, at du justerer nogle af processerne, så de stemmer overens med regnskabssoftwarens processer. Du bør forstå informationsstrømmen i din virksomhed, så du kan forudse mængden af processer, der vil blive ændret.
Omkostninger nummer 5: Vedligeholdelse
Du skal vedligeholde din regnskabssoftware og enhver hardware eller software, der understøtter applikationen. Hvis du kører en serverbaseret regnskabssoftwareapplikation, bør du overveje omkostningerne ved at vedligeholde disse servere. Cloud-baseret regnskabssoftwareapplikationer kan eliminere disse omkostninger, men sælgeren kan opkræve et vedligeholdelsesgebyr, enten årligt eller månedligt, for at dække disse omkostninger.
Omkostninger nummer 6: Opgraderinger
Du bliver nødt til at opgradere din regnskabssoftware på et tidspunkt, uanset om du vil eller ej. Mange softwareudviklere designer forældede i deres produkter, så de kun kører videre bestemte operativsystemer, ellers vil de ikke give træning og support til forældede versioner af deres programmer. Du skal muligvis også opgradere dit regnskabssoftware, hvis din virksomhed vokser, eller tilføje yderligere regnskabsmoduler for at forbedre kerneprogrammets funktionalitet. Igen kan du tilføje disse opgraderingsomkostninger til de samlede omkostninger for regnskabssoftware.
Omkostninger nummer 7: Support
Den sidste omkostning overvejer vi i samlede omkostninger til regnskabssoftware er udgifterne til støtte. Du vil løbe ind i problemer med at bruge regnskabssoftware og bliver nødt til at komme i kontakt med enten softwareudbyder eller en konsulent til at hjælpe dig med at løse dit problem eller vise dig, hvad du laver forkert. Du bør tilføje de forventede omkostninger til teknisk support for at få det sande billede af omkostningerne ved dit regnskabssoftware.
