En kommerciel eksportfaktura indeholder mange oplysninger og fungerer som en salgsseddel mellem køber og sælger. Den beskriver, hvad du eksporterer, henviser til vigtige transaktionsnumre, og den fungerer også som et middel til at blive betalt. Du vil blive belønnet for at være opmærksom på detaljer, mens du arbejder med dine kommercielle eksportfakturaer.
Udarbejdelse af formularen
Din faktura skal udarbejdes præcis, som du og din kunde har aftalt i din proforma faktura, herunder om du skal udarbejde handelsfakturaen på din firma brevpapir eller ikke. Du skal være konsekvent.
Hvis I begge er enige om en ændring af salgsvilkårene senere, skal du notere denne ændring på din faktura. Det er ikke ualmindeligt, at en virksomhed udarbejder en kommerciel eksportfaktura på både engelsk og destinationslandets sprog. Spørg importøren og dit transportfirma for at vurdere, om du skal gøre dette eller ej.
Inkluder også altid hver af følgende oplysninger på din faktura for klarhed og for at beskytte dine egne interesser, selvom ingen anmoder om disse detaljer:
Kommerciel eksportfaktura nøgleoplysninger
- Proforma faktura referencenummer
- Kundens indkøbsordrenummer.
- Dato, hvor fakturaen blev udfyldt.
- Adresse på afsender og/eller sælger samt købers.
- Betalingsmåde: Identificer og oplys alle referencenumre, der vedrører den.
- Forsendelsesbetingelser fra dit pristilbud (f.eks. CNF Tokyo, FAS Seattle, FOB New York).
- Valuta, som transaktionen vil blive foretaget i (US-dollars, japanske yen, franske francs osv.).
- Fragtbrev nummer.
- Priser og mængder af forsendelsen.
- Antal pakker, mærker, vægt og mål.
- Containernummer, hvis det sendes med container.
- Udgangs- og indgangshavne.
- Oprindelseslandsnotation og den harmoniserede toldkode (for at garantere nøjagtige toldberegninger).
- Marine- eller lufttransitinstruktioner: navn på fartøj eller fly, rejse- eller luftfragtbrevsnummer, afrejsedato og ankomstdato til destinationen.
Hvis du gør alt ovenstående og rådfør dig omhyggeligt med dit transportfirma, dette vil lette den lette bevægelse af varer og fortoldning. Nogle lande kræver en underskrift på den kommercielle eksportfaktura. For at være på den sikre side skal du tilføje det sammen med dit navn og titel trykt læseligt nedenunder.
Hvorfor bruge disse fakturaer?
Det følgende skitserer de forskellige måder, hvorpå en eksportfaktura bruges, men husk, at eksport kommerciel faktura er blot start- eller initieringsdokumentet, der understøtter resten af eksporten transaktion:
- Eksportører kan bruge det til at støtte lån, forsikringskrav og tilskudsprogrammer.
- En køber og sælger bruger det som en grundlæggende erklæring til at beskrive de varer, der købes og sælges.
- Køberen (importøren) bruger den til at frigive midler gennem sin bank til sælgeren.
- Hvis der er et forsikringskrav på forsendelsen, hvis den var forsikret, fungerer fakturaen som et vigtigt støttedokument.
- Importøren eller den fungerende toldmægler i destinationslandet kræver det, før varerne fortoldes.
- En bank for køberen undersøger eksportfakturaen, før den frigiver midler i henhold til en remburs eller dokumentindsamling.
- Du kan bruge det sammen med en Inspektionscertifikat bevis for, at det, du sender, faktisk er det, kunden har bestilt, og også er af god kvalitet.
- En regering kan bruge en kommerciel faktura til at bestemme den sande værdi af varer, når de vurderer told.
- Toldmyndighederne kan bruge det til at beregne told, bruge det til kontrolformål og til at føre statistik.
- En bank kan med henblik på at forhandle et remburs anmode om legalisering af handelsfakturaen af konsulatet i køberens land. I dette tilfælde skal det påkrævede legaliserede dokument fremlagt af leverandøren sendes til køberen, når dokumenterne er accepteret.
Handelsfakturaen bruges af toldmyndigheder verden over til inspektionsformål, estimering af told og til vedligeholdelse af international handelsstatistik. Hvis specifikke oplysninger skal fremgå af handelsfakturaen af toldmyndighederne i importland, bør importøren informere dig om dette, og helst i god tid før eksporten salg.
Vigtigst er det, at oplysningerne på handelsfakturaen skal svare nøjagtigt til alle oplysninger, der optræder i nogen form for en et inkassodokument, såsom et remburs eller sight-check, ellers kan du løbe ind i problemer, når du forsøger at få betaling for din gods.
