Før du afslutter ansættelsen af nye medarbejdere, skal du have dem til at udfylde en liste over nyansættelsespapirer. Et dokument på denne liste er formular I-9—Verifikation af beskæftigelsesberettigelse. For at udfylde formularen skal medarbejderen vise dig dokumenter, der bekræfter, at de er berettiget til at arbejde i U.S.A.
Lær, hvordan Form I-9 fungerer, herunder hvordan du og dine nye medarbejdere kan udfylde denne vigtige formular.
Nøgle takeaways
- Form I-9 skal udfyldes for hver nye ansættelse i din lille virksomhed for at verificere personens berettigelse til at arbejde i U.S.A.
- Medarbejderen skal fremvise dokumenter, der viser både identitet og arbejdsegnethed, og arbejdsgiveren skal gennemgå og verificere dokumenterne.
- Du behøver ikke at indsende formular I-9 til US Customs and Immigration Service, men du bør opbevare underskrevne kopier i tilfælde af en revision eller undersøgelse.
Hvad er Form I-9?
Form I-9, eller Employment Eligibility Verification Form, kræves af U.S. Customs and Immigration Service (USCIS) for at fremlægge dokumentation for, at en nyansat medarbejder er autoriseret til at arbejde i USA Den nye medarbejder skal udfylde denne formular og fremlægge passende dokumentation for (a) identitet og (b) ansættelsesberettigelse, og arbejdsgiveren skal gennemgå og verificere Dokumenter.
Formular I-9 opdateres med jævne mellemrum. For at være sikker på, at du har den seneste formular, skal du se på udløbsdatoen i øverste højre hjørne. For mere information om formular I-9 revisionsdatoer, kan du tilmelde dig modtage e-mail-opdateringer fra USCIS.
Hvem skal udfylde formular I-9?
Formular I-9 skal udfyldes af hver ny medarbejder og deres arbejdsgiver på ansættelsestidspunktet - dette betyder før eller på den første ansættelsesdag. Men du kan ikke kræve, at nogen udfylder formularen, før de accepterer et job hos din virksomhed.
Du behøver ikke at bruge en I-9 til at verificere, om uafhængige entreprenører er berettiget til at arbejde (ikke-ansatte, tilfældige hjemmehjælpere eller ansatte, der ikke arbejder i USA). Selvstændige virksomhedsejere behøver ikke at udfylde denne formular, fordi de ikke er ansatte. En undtagelse: Ejere af et selskab arbejder nogle gange som ansatte. I dette tilfælde skal du udfylde formular I-9 og have den på fil for hver ejer/medarbejder.
Du har ret til ikke at ansætte en ansøger eller til at opsige en medarbejder, der undlader at fremvise påkrævede ansættelsesbekræftelsesdokumenter, eller som du ved ikke er autoriseret til at arbejde i USA stater.
Sådan udfyldes en I-9-formular
At udfylde formular I-9 er en to-trins proces. Først udfylder medarbejderen sin del med personlige oplysninger og oplysninger om deres berettigelse til at arbejde i U.S. Derefter præsenterer medarbejderen dokumenter, der understøtter deres udtalelser, og arbejdsgiveren gennemgår dokumenterne og verificerer dem.
Medarbejderen skal fremvise dokumenter, der viser både identitet og arbejdsegnethed. De kan gøre dette på en af to måder:
- Præsentation af en liste Et dokument (som et pas), der viser både identitet og arbejdsberettigelse
- Præsentation af et liste B-dokument, der viser identitet, og et Type C-dokument, der viser arbejdsegnethed.
Du kan finde lister over dokumenter online på I-9 Central (med prøver af hver dokumenttype) eller i Instruktioner til formular I-9. For mere information se USCIS-håndbog for arbejdsgivere.
Afsnit 1
Medarbejderen udfylder denne del af formularen ved at oplyse sit navn og andre personlige oplysninger. De skal også attestere deres arbejdsstatus med passende dokumentnumre:
- Statsborger i U.S.A.
- Ikke statsborger national
- Lovlig fastboende
- Alien autoriseret til at arbejde indtil en udløbsdato
Hvis nogen oversætter for medarbejderen, skal de medtage oversætterens oplysninger.
Afsnit 2
I dette afsnit medtager arbejdsgiveren oplysninger om det eller de dokumenter, medarbejderen giver dem. Indtast et dokument fra liste A eller et dokument fra hver af liste B og liste C:
- Dokumentets titel
- Udstedende myndighed
- Dokument Nummer
- Udløbsdato (eller "N/A", hvis ingen)
Du skal også medtage medarbejderens første ansættelsesdato og oplyse om underskriveren af skemaet og arbejdsgiveren eller en bemyndiget repræsentant.
Du skal se på de dokumenter, som hver medarbejder har leveret, og du skal acceptere dem, hvis de ser ud til at være ægte. Du kan ikke acceptere kopier, undtagen fødselsattester. USCIS vil ikke verificere specifikke dokumenter, medmindre de indsendes gennem E-Verify-systemet.
Afsnit 3
Denne sektion er til genbekræftelse og genansættelser. Du kan bruge denne del af formularen til at genbekræfte en medarbejder for et dokument, der er udløbet.
Hvor indleverer du formular I-9?
Du behøver ikke at sende en kopi af hver formular I-9 til USCIS. Sørg for, at du har en udfyldt formular (både arbejdsgiveren og medarbejdersektioner) for hver medarbejder og gem formularerne, hvor du kan hente dem i tilfælde af en revision eller inspektion.
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Hvad bruges en I-9-formular til?
U.S. Customs and Immigration Service (USCIS) kræver, at arbejdsgivere bruger formular I-9 til at bekræfte identiteten af nye medarbejdere og medarbejderens berettigelse til at arbejde i Amerikanske ansatte skal fremvise dokumenter til arbejdsgiveren, der viser både identitet og berettigelse, og arbejdsgiveren skal gennemgå og verificere dokumenterne ved at notere dokumentet titler.
Både arbejdsgiver og medarbejder attesterer dokumenterne med bøder, hvis de begår mened ved at give falske oplysninger. En arbejdsgiver kan ikke ansætte eller skal fyre en ny ansat eller medarbejder, som ikke har den relevante dokumentation, eller som vides ikke at være autoriseret til at arbejde i U.S.A.
Findes der en elektronisk version af I-9-formularen?
Formular I-9 er tilgængelig i en udfyldelig PDF-version, som du kan bruge til at udfylde oplysningerne i de tomme felter og gemme dem på en computer. Du kan også downloade den på en mobilenhed. Downloadversionen kan ikke underskrives elektronisk, så selvom du indtaster oplysningerne på PDF-formular, skal du printe den ud for at blive underskrevet af både din virksomheds repræsentant og den nye medarbejder.
Du kan også få en spansk version af I-9-formularen, men den kan kun bruges i Puerto Rico. Den engelske version af formularen skal bruges i alle andre amerikanske stater og territorier.
Hvad er straffen for ikke at udfylde formular I-9?
Arbejdsgivere kan blive straffet for mened (afgivelse af falske erklæringer) for bevidst at ansætte en uautoriseret medarbejder. også forbudt at ansætte nogen, inklusive amerikanske statsborgere, uden at bekræfte deres identitet og ansættelsestilladelse på formularen I-9.
Arbejdsgivere kan få bøder, hvis formularen ikke er korrekt udfyldt, og enkeltpersoner kan blive retsforfulgt for bevidst og forsætligt at indtaste falske oplysninger. Sanktioner og bøder for disse overtrædelser kan pålægges hver enkelt (medarbejder), der var uautoriseret eller ubekræftet. Du skal gemme alle I-9-formularer og have dem tilgængelige, hvis USCIS inspicerer din virksomhed.
