Frivillige er fantastiske og endda afgørende for din velgørenhed. Men hvis det går galt med en frivillig, kan det betyde dårlige nyheder for din organisation.
For eksempel, hvad hvis en frivillig kommer ud for en ulykke, mens han tjener hos dig? Hvad hvis den frivillige bryder loven eller sårer en anden? Din organisation kan være ansvarlig.
Her er fem måder at gøre det mindre sandsynligt, at du løber ind i problemer med dine frivillige. Nogle af disse kan virke besværlige, men tag dig tid til at gøre dem rigtigt og beskytte både din organisation og dine frivillige.
Udvikle frivillige politikker og procedurer
Rådfør dig med en advokat eller frivillig specialist for at sikre, at disse er tilstrækkelige. Politikker bør præcisere frivillige pligter og behandle spørgsmål som diskrimination, chikane og anden muligvis ulovlig adfærd.
Ved eksplicit at forbyde dårlig adfærd, kan din organisation være beskyttet mod ansvar. Sørg også for at inkludere beskyttelse for den frivillige mod misbrug fra organisationen og dens personale.
Skriv jobbeskrivelser for alle frivillige stillinger
Vær eksplicit vedr forventninger til den frivillige og hvad han eller hun kan og ikke kan. Beskriv enhver mulig risiko for den frivillige og bed om en underskrevet fritagelse for ansvar. En grundig og kortfattet jobbeskrivelse kan være med til at beskytte organisationen mod ansvar, hvis den frivillige går ud over, hvad han eller hun har tilladelse til.
Her er nogle ting, der skal inkluderes i jobbeskrivelser:
- din nonprofits formål
- krævet uddannelse til denne stilling
- de opgaver, der forventes af den frivillige
- den nødvendige tid til at udføre opgaven
- det sted, hvor den frivillige skal udføre arbejdet
Kræv, at hver frivillig udfylder en ansøgning
Det meste af tiden kan det betale sig at kræver en ansøgning. Men nogle gange med gruppeprojekter, der involverer et "kvægkald" for frivillige, kan du blot få de frivillige til at udfylde en dispensation, der fritager organisationen fra ansvar.
Ansøgningens kompleksitet vil afhænge af stillingen. Hvis den frivillige arbejder med udsatte mennesker som børn eller ældre, bør barren være højere. Til lette opgaver med ringe risiko for nogen, ville en kortere applikation være velegnet. Vær omhyggelig med at have forskellige ansøgninger til forskellige job. Der er ingen mening i at afskrække nogle frivillige med en lang form, hvis det ikke er nødvendigt.
Her er nogle ting, der skal inkluderes i en ansøgning, hvor det er relevant:
- Personlige oplysninger såsom adresse, telefonnummer, e-mailadresse, kontaktperson i tilfælde af sygdom eller ulykke, kørekort, bevis for personlig forsikring mv.
- Kvalifikationer, når det er nødvendigt for jobbet, såsom særlige færdigheder eller uddannelsesniveau.
- Referencer, der kan attestere ansøgerens gode karakter eller arbejdsmoral. Referencer kan være fra et fællesskabsmedlem, en anden nonprofitorganisation, hvor ansøgeren har meldt sig frivilligt, eller en arbejdsgiver.
- Skriftlig tilladelse til at foretage et baggrundstjek, afgørende hvis de frivillige skal arbejde med børn eller andre udsatte befolkningsgrupper
- Afkald på fortrolighed, så du kan indsamle de oplysninger, du har brug for, og dele dem på passende vis.
Udfør korrekt screening
Vær forsigtig her. Screening er især vigtig for frivillige, der kan være i kontakt med sårbare mennesker, eller som skal køre bil, mens de udfører deres frivillige arbejde eller deltage i andre former for farligt arbejde.
Men 31 procent af nonprofitorganisationer udfører ikke frivillige screeninger ifølge en undersøgelse. Nonprofitorganisationer tror ofte, at de selv kan overvåge deres frivillige og undlader at udføre ordentlige baggrundstjek. Men det kan efterlade organisationen åben for ansvar. Tænk på screening som en del af dine sikkerhedsprocedurer og risikostyring.
Screening skal altid være respektfuldt og beskytte frivilliges privatliv så meget som muligt. Få skriftligt samtykke til screening, før du fortsætter. Skær også fra tid til anden som en sikkerhedsforanstaltning.
Screening kan være så simpelt som et personligt interview eller kan omfatte:
- kriminel baggrundstjek
- kørekort og kørekort
- bekræftelse af forsikring
- screening for helbredstilstande eller bede om bevis for visse vaccinationer
- bekræftelse af legitimationsoplysninger såsom et undervisningsbevis eller særlige færdighedsvurderinger
Give fremragende træning og ledelse
Slå aldrig bare en frivillig løs uden tilstrækkelig uddannelse. Frivillige sætter pris på at blive uddannet, så de ved, hvad de skal gøre og hvornår. Træn i grupper eller én til én. Udvikle skriftligt materiale, som den frivillige kan tage med sig, og træne på deres specifikke opgaver. Tildel den frivillige til en medarbejder til tilsyn.
Træning kan omfatte:
- din organisations adfærdskodeks
- hvordan man skal agere, når man repræsenterer organisationen
- hvordan man identificerer og rapporterer misbrug
- hvordan man opretholder fortroligheden af organisationen og de mennesker, den betjener
- hvad du specifikt forventer af den frivillige
- hvordan man rapporterer eventuelle problemer
- hvem der har ansvaret, og hvordan man når dem
Vær endelig villig til at afskedige en frivillig, hvis de overtræder nogen af reglerne, er svære at omgås, er upålidelige eller misbruger på nogen måde. Udvikle en skriftlig procedure for personalet, hvis de skal lade en frivillig gå.
Fortæl altid den frivillige, hvorfor du lader dem gå, og dokumenter derefter afskedigelsen, ligesom du ville gøre med en lønnet medarbejder. At have en procedure, følge den og registrere handlingen vil hjælpe dig, hvis den frivillige beslutter at indgive en klage til din topledelse eller på anden måde forsøge at komme tilbage til dig.
Glem ikke at have politikker til dit personale, der dækker, hvordan de skal behandle frivillige. Beskriv hvad chikane er, og hvordan man undgår det. Opret en klageprocedure, som frivillige kan bruge til at rapportere ethvert misbrug.
Frivillige ønsker at gøre godt og er taknemmelige, når en organisation er parat til at arbejde med dem. De vil have gode politikker på plads og have ordentlig uddannelse og ledelse. At holde frivillige omkring kræver ikke kun taknemmelighed fra din side, men også en organiseret tilgang, der er beskyttende for både frivillige og din nonprofit.
