Hver dag kastes der mere og mere information efter dig. Ny post, rapporter fra forskellige udvalg, fakturaer, forslag og meget mere rammer dit skrivebord flere gange om dagen. Du har for travlt til at håndtere det med det samme, så det begynder bare at hobe sig op. Dit skrivebord begynder at ligne en krigszone.
Problemet her er ikke, at dit skrivebord er rodet; problemet er, at vigtige ting går tabt. Det bliver enten begravet af nyt materiale, der kommer ind, eller også er det i det nye materiale, men bliver ikke bemærket. Som et resultat bruger du for meget tid på ting, der simpelthen haster frem for dem, der er vigtige.
Når din chef vil vide, hvor hurtigt hun kan få den rapport til vicepræsidenten, vil du ikke fortælle hende, at du ikke har bemærket det notat, hun sendte dig med anmodning om rapporten. Din chef vil heller ikke blive begejstret for at høre, at layoutet til den nye produktlinje er forsinket, fordi du lagde det til side, og det blev dækket til, og du glemte det.
Nogle mennesker vil fortælle dig, at den bedste måde at løse dette problem på er et rent skrivebord. Andre siger, at rod er okay. Hvem har ret?
Rodet skrivebord, rodet sind
For ikke så længe siden var der et populært udtryk 'et rodet skrivebord er et tegn på et rodet sind'. Det udtryk gav anledning til en hel industri designet til at hjælpe virksomhedsledere med at rense deres desktops som et tegn på deres mentale skarphed.
Du har uden tvivl set film, hvor chefen sidder på sit kontor på toppen af en skyskraber i centrum. Han sidder bag et skrivebord med glasplade uden skuffer. Den eneste udsmykning er det imponerende pensæt til at signere vigtige dokumenter og en telefon eller samtaleanlæg, så han kan give ordrer.
På den anden side...
Mange mennesker ser intet galt i, at bunker af papir dækker skrivebordet, endda spilder på stolesæderne og kontorgulvet. De citerer ordsprog som 'et rodet skrivebord er et tegn på genialitet' og 'et rodet skrivebord er kun et tegn på et rodet skrivebord'.
Vi kender alle nogen, hvis skrivebord er sådan. Du kan ikke se, hvordan de overhovedet kan se, om skrivebordet er af metal eller træ. Men når du beder dem om noget, går de lige til en bunke, bladrer gennem 2 eller 3 ark og trækker det ud, du bad om.
Hvad virker for dig
Begge sider er korrekte. Spørgsmålet er ikke, hvad der er korrekt. Spørgsmålet er, hvad der vil gøre dig mere effektiv. Der er et par grundlæggende retningslinjer, der gælder for begge tilgange, men nøglen er at arbejde på en måde, der giver dig mulighed for at være mest effektiv. Næsten alle har brug for at slippe af med noget af rodet oven på deres skrivebord, men at have ikke mere end en enkelt genstand på dit skrivebord ad gangen vil ikke fungere for mange af os.
Mange mennesker arbejder på flere projekter på samme tid (eller næsten samtidig). Kreative typer føler behov for at have inspiration omkring sig. Detaljeorienterede individer har brug for mængder af referencemateriale lige ved hånden. Nogle mennesker føler, at bunkerne af arbejde får dem til at se travle ud og dermed holde dem mere sikre i tider med afskedigelser. Andre føler, at et rent skrivebord viser, hvor effektive de er til at få arbejdet gjort. Det, der er vigtigt, er at gøre det, der virker for dig.
Hvordan man tæmmer monsteret
Uanset om du går efter det sterile glasskrivebord, eller blot ønsker at bringe lidt mere orden i kaosset på dit skrivebord, er der et par grundlæggende retningslinjer:
- Vil virkelig gerne forbedre: Vi anbefaler ikke den strenge tilgang, som nogle gør. Desværre efterlader det undskyldninger for at være for let ved dig selv. Dette forsøg på at gøre dit skrivebord mindre rodet og mere effektivt afhænger af, at du gør en seriøs indsats.
- Behold, smid eller flyt: Find tre beholdere. Mærk det mindste "behold". Mærk det største "kast". Få en anden beholder mærket "flytt". De virkelig vitale ting vil gå ind i din beholdere for at blive sorteret senere. Alt, hvad du vil tage med hjem eller give væk, går i "flytte"-beholderen. Alt andet går i kastebeholderen.
- Start med den ældste: Du kan se ved at se på dem, hvilken bunke der er den ældste. Normalt er den længst væk fra din stol. Det vil være nemmest at smide genstande fra denne bunke.
- Evaluer hvert stykke kun én gang: Se på hver genstand i bunken. Beslut hvilken beholder den skal i. Du kan ikke stille den tilbage på dit skrivebord til senere, du skal beslutte dig nu. Læg alt i en af de tre beholdere. Der er ingen anden mulighed.
- Spørg dig selv dette: Det første spørgsmål er "har jeg dette et andet sted, eller kan jeg få det fra nogen?" Hvis du har en kopi i din e-mail, eller i en rapport, eller på skrivebordet hos den, der har udarbejdet markedsanalysen osv., behøver du ikke opbevare en anden kopi. Smid den. Spørg derefter "hvorfor har jeg brug for dette?" Hvis svaret er a) at handle på det, b) at gøre noget ved det Når jeg får mere information fra nogen, eller c) at henvise til, som jeg udfører andet arbejde, så læg det i beholderen bunke. (Når du er sluppet af med rodet, vil du omsortere din beholdningsbunke efter disse tre kategorier, så du er velkommen til at adskille dem nu. Det vil spare tid senere.) Hvis dit svar var noget andet, så smid det emne.
- Vær hensynsløs og modig: Når du går videre gennem hver bunke, kommer du tættere og tættere på de ting, der lige er ankommet, så vær hensynsløs i dine beslutninger. Tag ingen fanger. Hvis du virkelig ikke har brug for det, så smid det. Og vær modig. Bliv ikke ved med noget, bare fordi nogen måske spørger dig om noget om det en dag. Byg ikke en fæstning af papir for at beskytte dig selv.
Håndter problemet
Dit skrivebord behøver ikke at være sterilt og fuldstændig blottet for papir, selvom det kan være, hvis det hjælper. Dit mål er at organisere dit skrivebord, så det maksimerer din effektivitet. Hvis det betyder et par flere bunker på dit skrivebord end personen ved siden af, er det okay - forudsat at alt, hvad du har opbevaret, hjælper dig med at nå dit mål om øget effektivitet.
