Før du ansætter din første medarbejder, er der nogle trin, du skal tage og nogle love, regler og skatter, du skal oprette og forstå. Begynd med det første emne, og arbejd dig frem til listen, for at være sikker på, at du ikke går glip af noget vigtigt.
Få et arbejdsgiver-id-nummer
Hvis du har ansatte, skal du have et arbejdsgivernummer. Et EIN er en unik føderal identifikator for virksomheder, f.eks. et socialsikringsnummer, og er udstedt af IRS. Det er nemt at få dette nummer; du kan få det online eller via telefon eller fax.
Jeg foreslår altid, at du udskriver ansøgningsskemaet (SS-4), udfylder det fuldstændigt og derefter går online og arkiverer. Dette vil spare dig for at komme i gang og opdage, at du er forvirret. Du behøver ikke en advokat til at hjælpe dig med at udfylde formularen, men tjek med din advokat, om nogle af spørgsmålene. Detaljerede instruktioner findes i artiklen ovenfor.
Du skal gå til din stats skatteafdeling og registrere dig som arbejdsgiver. Hvis din stat har en indkomstskat, skal du finde ud af, hvordan medarbejdere tilmelder sig tilbageholdelse (en statslig W-4-formor-ækvivalent). Find derefter ud af, hvordan og hvornår din stat ønsker, at du skal betale, og indberette om statslig indkomstskat, der er tilbageholdt fra lønmodtagernes løn. Tjek også statens arbejdsløshed og arbejdsskadeerstatning (og handicapforsikring, hvis din stat kræver det).
Her er en liste over de statslige arbejdskontorer i alle amerikanske stater.
Tilmeld dig hos IRS for lønskatter
Med virkning fra den 1. januar 2011 skal arbejdsgivere bruge det elektroniske føderale skattebetalingssystem (EFTPS) til at indbetale lønskat og indsende lønskatterapporter. Det er nemt at tilmelde sig online; du giver blot nogle oplysninger om din virksomhed og den bankkonto, du vil foretage betalingerne fra.
Tilmeld dig State New Hire Registration System
Arbejdsgivere skal registrere nyansættelser i deres stat, og staterne har et fælles system for denne registrering. Målet er at spore folk, der skylder penge til børnebidrag og anden inkassogæld, så deres løn kan blive garneret. Du kan tilmelde dig nu og bruge systemet til nyansættelser senere.
Gør dig klar til at bekræfte ansættelsesberettigelse
Ved ansættelsen skal alle nye medarbejdere bekræfte deres berettigelse til at arbejde i USA. Som arbejdsgiver kan du bruge en af to metoder til at bekræfte denne berettigelse. Standardformularen til bekræftelse af arbejdstagerens berettigelse er formular I-9. Hvis du planlægger at have mange ansatte, eller hvis din stat kræver det, skal du tilmelde dig E-verify-systemet. I hvert tilfælde skal du bruge kopier af I-9-formularen til at inkludere i medarbejdernes nye ansættelsespapirer.
Tilmeld dig en arbejdsskadeforsikring
Arbejdsskadeerstatning er en forsikring, der betales af virksomheder for at yde ydelser til ansatte, der bliver syge eller kommer til skade på jobbet. Forsikringen er tilgængelig gennem kommercielle transportører, på selvforsikret basis eller gennem din stats arbejdsskadeforsikringsprogram.
Tilmeld dig a-kassen
Arbejdsløshedsforsikring betales af arbejdsgivere for at yde arbejdsløshedsforsikring til medarbejdere, der ufrivilligt opsiges. Føderale arbejdsløshedsforsikringsskatter skal betales af arbejdsgivere, og nogle stater kræver også, at der skal betales arbejdsløshedsforsikringsskatter. Få mere at vide om arbejdsløshedsforsikring i denne artikel.
Få påkrævede arbejdspladsplakater
Alle virksomheder med ansatte er forpligtet til at have specifikke informationsplakater tilgængelige i lokalerne, så medarbejderne kan læse og forstå deres rettigheder. For flere detaljer om arbejdspladsplakater, se denne informationsside for Arbejdsministeriet.
Indsaml nye lejepapirer og formularer
Før din første medarbejder begynder at arbejde og modtager sin første lønseddel, er der nogle formularer, du skal have den nye medarbejder til at udfylde.
Opsæt dit lønsystem
Som arbejdsgiver er du forpligtet til at føre fremragende optegnelser om løn- og lønsumsafgifter, at tilbageholde skat fra medarbejderløn og at foretage periodiske rapporter og betalinger. Denne artikel beskriver de nødvendige trin for at oprette et lønsystem til din virksomhed.
Opret og brug en medarbejderhåndbog
Selvom der ikke er nogen lov, der kræver, at du opsætter og bruger en medarbejderhåndbog/politikker og proceduremanual, er det en smart ting at gøre. Når du ansætter en ny medarbejder, skal du give ham eller hende et eksemplar af håndbogen (underskrive på, at håndbogen er modtaget). Det er meget nemmere at udarbejde en håndbog nu end at beskæftige sig med "hvordan håndterer vi det her?" problemer, misforståelser og mulige retssager senere.
Mere om ansættelses- og arbejdslovgivning
Susan Heathfield hos Human Resources har udarbejdet denne omfattende liste over løn- og ansættelseslove og -regler.
