Hvornår og hvordan man undskylder på arbejdet

Undskyldninger kan være vanskelige og endda besværlige, især på arbejdspladsen, fordi du har at gøre med personlige følelser i et professionelt miljø. Undskyldninger bliver dog næsten altid værdsat, når de er gennemtænkte og oprigtige.

Mens nogle mennesker mener, at undskyldninger, især på arbejdspladsen, er et tegn på svaghed, kan de det demonstrere, at du er dygtig og i kontrol, da de fastslår, at du genkender en fejl og hvordan lav det.

Hvornår skal man undskylde på arbejdet

Selvom undskyldninger er vigtige, vil du gerne undgå konstante undskyldninger for hver lille fejl, du laver på arbejdet. Hvis du giver en formel, udførlig undskyldning for hver mindre overtrædelse, kan kolleger og arbejdsgivere se dig som svag og usikker. Så hvis du ved et uheld efterlader dit kaffekrus i køkkenvasken, eller dukker op et minut for sent til en kaffedate med en kollega, kan et kortfattet "undskyld" i øjeblikket være alt, hvad der skal til.

På den anden side, hvis du var for sent på arbejde når du virkelig skulle have været til stede, kan en undskyldning være på sin plads. Det er vigtigt at søge en balance mellem at overbeklage og slet ikke undskylde.

Hvornår skal man undskylde under en jobsøgning

Hvis du har gjort noget for at genere en kommende arbejdsgiver, såsom at komme for sent eller slet ikke til en samtale eller ikke aflevere ansøgningsmateriale til tiden, skal du undskylde. Hele jobsøgningsprocessen er din chance for at demonstrere din personlige og faglige egenskaber. Hvis du har demonstreret en kvalitet, som du ikke synes er passende, såsom forsinkelse eller uhøflighed, skal du tage fat på problemet.

Sådan undskylder du

Enhver undskyldning vil variere i metode og indhold, baseret på det problem, du undskylder for, og dem, du undskylder til. Men følgende tips kan gøre næsten enhver undskyldning mere effektiv:

• Undskyld så hurtigt som muligt. Ved hurtigt at give en undskyldning erkender du, at du har lavet en fejl og fortryder det virkelig. Nogle gange, især for mindre overtrædelser, såsom at komme for sent til frokost med en kollega, accepteres en undskyldning hurtigt. Men når du undskylder for en særlig forfærdelig overtrædelse, skal du muligvis vente et par timer eller endda en dag, før alle involverede behandler situationen for at acceptere undskyldningen.
• Kom ikke med undskyldninger. Ved at give undskyldninger for din fejltagelse, tager du ikke ansvar for dine handlinger. Sørg for at sige ordene "Jeg er ked af det" eller "jeg undskylder" for at udtrykke din anger tydeligt. At inkludere årsager til dine handlinger får det til at virke som om du undskylder dig selv fra fejlen og ikke rigtig ked af det.
• Tag ansvar. Efter at have sagt, at du er ked af det, skal du klart og præcist anerkende, hvad det er, du gjorde forkert. For eksempel kan du sige ”da jeg ikke afleverede min opgave til vores gruppeprojekt, svigtede jeg hele holdet." Indrøm den regel eller norm, du har overtrådt, for at tage ansvar for dit specifikke fejl.
• Forklar, hvordan du vil rette fejlen. Ud over at sige, hvorfor du er ked af det, skal du forklare, hvordan du forhindrer, at problemet opstår igen. For eksempel, hvis du gik glip af en deadline for en teamopgave, så forklar dine kollegaer, at du har tilrettelagt din tidsplan på en måde, der forhindrer dig i at gå glip af fremtidige deadlines. Det er ikke tilstrækkeligt udelukkende at fortælle andre, at fejlen ikke vil blive gentaget, medmindre du forklarer de trin, du vil tage for at sikre, at den ikke gentager sig. Du kan også overveje at spørge den person, du siger undskyld til, om der er noget, du kan gøre for at afhjælpe situationen.
• Hold dit ord.  Hvis du siger, at du vil arbejde hårdere på at svare hurtigt på e-mails, så forbliv tro mod dit ord for at vise andre, at din undskyldning er ægte. Ved at følge op på din løsning viser du også andre, at du kan stole på.
• Overvej metoden. Nogle undskyldninger skal siges personligt. For eksempel, hvis du lavede en stor fejl med din chef, skal du muligvis mødes personligt for at diskutere overtrædelsen i detaljer. Men hvis du er utilpas med at håndtere disse situationer personligt, eller hvis du måske bliver for ked af det eller siger noget forkert, kan du måske sende en undskyldnings-e-mail. Du kan også vælge en mellemvej, som du beklager via mail og spørger personen, om de vil mødes personligt for at drøfte sagen nærmere.

Eksempel på undskyldning via e-mail til en kollega for en fejl på arbejdet

Følgende e-mail kan hjælpe dig med at skrive din egen undskyldning til en kollega. Mailen er også tilgængelig som en skabelon, der kan være downloadet til brug med Google Docs og Word Online.

Eksempel på undskyldningsmail til en medarbejder for adfærd

Følgende e-mail er et eksempel på en undskyldning fra en leder til en medarbejder for upassende adfærd på arbejdet. Afhængigt af alvorligheden af ​​lovovertrædelsen vil lederen måske enten mødes med medarbejderen personligt – måske med en HR-person til stede – eller skrive et formelt skriftligt brev.