En af de mest almindelige udfordringer for ejere af små virksomheder er at afbalancere behovet for at få en masse udrettet på, hvad der aldrig synes at være nok tid. Vi er en ofte overplanlagt flok, og de fleste af os kunne have gavn af noget ekstra tid eller i det mindste mere produktive brug af den tid vi har.
Når det kommer til tidsadministration, er det ofte en udfordring at finde ud af, hvordan man bruger tiden mere produktivt. Et godt sted at starte er e-mail-administration; dette er et område, der topper listen over tidsdræbende for mange små virksomhedsejere.
Fordi en e-mail er en løbende form for kommunikation, og vi har ikke fuldstændig kontrol over det indgående flow, skal vi arbejde på at forbedre vores produktivitet i, hvordan vi modtager, organiserer, svarer på og endda tænker på e-mail. Tipsene nedenfor hjælper dig med at skabe et system til at administrere din e-mail på en måde, der understøtter produktiviteten i stedet for at tære på det.
1. Slå e-mailmeddelelser fra
E-mail har en tendens til at komme ind på alle tidspunkter af dagen og natten, så det er vigtigt, at du kontrollerer, hvordan strømmen af indgående beskeder passer ind i din dag. Slå beskeder om nye beskeder fra på både din computer og smartphone for at forhindre konstante distraktioner og forstyrrelser i din tidsplan, og tjek efter mail, når det passer dig.
2. Beslut hvordan du bruger din indbakke
Der er mange forskellige filosofier, når det kommer til at administrere din e-mail-indbakke. Du kan bruge din indbakke som opsamling, begrænse den til kun højprioriterede beskeder eller gøre den til en arbejdsopgaveliste. Nøglen er at vælge et formål med din indbakke og holde fast i det.
3. Opret e-mailhvidlister og sortlister
De fleste e-mail-klienter og e-mail-udbydere tillader brugere at lave lister over sikre adresser for at sikre, at disse meddelelser kommer igennem, mens de sortlister eller blokerer, hvad du betragter som spam-adresser. Tag dig tid til at opdatere disse lister ofte for at holde din indgående e-mail ren.
4. Indstil en timer og batchproces
Nogle små virksomhedsejere drager fordel af at have lommer af tid i deres dag kun til e-mail. Hvis dette virker for dig, skal du afsætte en bestemt mængde tid i løbet af dagen til at svare på beskeder, flytte handlingspunkter til din opgaveliste, slet skrammel og få et hurtigt overblik over, hvad der kræver din opmærksomhed Næste.
5. Brug regler til at automatisere processen
For at strømline e-mail-administrationsprocessen yderligere, brug regler i din e-mail-klient, der sorterer, markerer, flytter og organiserer dine meddelelser. Selvom det vil tage noget tid at oprette regler, der understøtter den måde, du bruger e-mail på, kan du, når du har oprettet dem, skære ned på en betydelig del af din e-mailbehandlingstid.
6. Få et forspring fra din smartphone
Mange ejere af små virksomheder har smartphones, så de kan holde kontakten og holde styr på arbejdet, selv når de ikke er på kontoret. Hvis du ofte tjekker e-mail på din mobilenhed, kan du spare en betydelig mængde tid ved at læse og begynde at behandle beskeder, mens du er mobil. Selvom du bare gør det til en vane at slette skrammel og beskeder, du ikke behøver at gemme, kan du med fordel have en strømlinet indbakke, når du kommer tilbage til kontoret.
7. Hvis du ikke læser det, så afmeld
E-mail nyhedsbreve og andet e-mail markedsføring beskeder kan være en god måde at holde forbindelsen til kunder, kolleger, partnere og andre virksomheder, du er interesseret i, men disse beskeder kan hurtigt hobe sig op. Hvis du ikke har læst en bestemt tilbagevendende mail i flere numre, skal du stoppe dit abonnement. At begrænse e-mail-nyhedsbreve og andre automatiske meddelelser til kun dem, du regelmæssigt læser, kan være en nem måde at reducere mængden i din indbakke.
Når du har fået din e-mail i kvadrat, kan du overveje at prøve yderligere digitale værktøjer at blive endnu mere effektiv.
