Sundhedsloven fra 2009, Affordable Care Act (ACA), indeholder flere bestemmelser vedrørende indberetning af sundhedsydelser fra arbejdsgivere til ansatte.
Nogle af kravene er for alle arbejdsgivere, og nogle yderligere krav er for større arbejdsgivere. IRS administrerer processerne og rapporterne i henhold til denne lov.
Arbejdsgiverens rapporteringskrav for ansattes sundhedsydelser
Alle arbejdsgivere skal indberette omkostningerne ved arbejdsgiverens sundhedsydelser til medarbejderne på formular W-2 og indsende W-2-formularer for alle ansatte til Social Security Administration.
Derudover skal store arbejdsgivere (som defineret af IRS) give en årlig rapport til medarbejderne på formular 1095-C og indsende denne rapport til IRS.
Indberetningskrav for alle arbejdsgivere
IRS kræver, at alle arbejdsgivere rapporterer udgifterne til sundhedsdækning til medarbejdere i kode DD på medarbejderen formular W-2, den årlige lønrapport distribueret til medarbejderne og indgivet til Social Security Administration hver år.
Indtast størrelsen af denne sundhedsdækning på medarbejderens W-2-formular, specifikt ved hjælp af kode DD, som er omkostningerne ved arbejdsgiversponsoreret sundhedsdækning. Indberet både den del betalt af din virksomhed og af medarbejderen.
Ved indberetning skal du inkludere værdien af enhver medicinsk, tandlæge- og synsdækning, du måtte betale for. Inkluder både arbejdsgiver- og medarbejderdelen af omkostningerne; med andre ord de samlede omkostninger ved planen, uanset hvem der betaler for den.
Du behøver ikke at udstede en W-2, hvis sundhedsoplysningerne i kode DD er det eneste, du rapporterer, f.eks. til en pensionist.
Hvis du har glemt at inkludere udgifterne til sundhedsydelser på medarbejdernes W-2'er, skal du indsende W-2c-formularer for at rette denne fejl.
IRS har en nyttigt diagram der viser alle de typer helbredsdækninger, der skal inkluderes i totalen på formular W-2.
Skatter og sundhedsydelser
Før du beregner medarbejdernes sundhedsydelser og indtaster dem i kode DD i formular W-2, skal du vide, hvad der er skattepligtigt for medarbejderne.
Omkostninger betalt af arbejdsgivere til sygeforsikring er ikke skattepligtige for de ansatte, hverken for føderale indkomstskatter eller FICA-skatter (Social Security and Medicare). Disse ydelser betragtes heller ikke som løn i arbejdsløshedsskattehensyn. (Der er særlige krav til S corporation-ansatte.)
Sørg for at lade medarbejderne vide, at beløbet i kode DD ikke påvirker deres skatter. Rapporten er kun til orientering for at vise medarbejderne værdien af deres sundhedsydelser.
Indberetningskrav for store arbejdsgivere
Hvad er en stor arbejdsgiver?
IRS kalder store arbejdsgivere Applicable Large Employers (ALEs), hvilket betyder, at de skal overholde specifikke ALE-rapporteringskrav til formål med Affordable Care Act. Din virksomhed kan være en ALE det ene år og ikke det næste, fordi kravet fastlægges hvert kalenderår, afhængigt af det gennemsnitlige antal ansatte for det foregående år.
Hvis din virksomhed har 50 eller flere fuldtidsækvivalenter, betragtes du som en "Applicable Large Employer" (ALE) med henblik på rapportering og med henblik på Arbejdsgiverens fælles ansvar.
Fuldtidsansatte anses for dem, der i gennemsnit arbejder mindst 30 timer om ugen. Hvis du har deltidsansatte, kombinerer du timer med deltidsansatte for at få det, der kaldes et fuldtidsækvivalent antal ansatte.
Stort arbejdsgiveransvar under ACA
Hvis din virksomhed er en ALE, skal du gøre et af følgende.
- Tilbyd "overkommelig" sundhedsdækning til fuldtidsansatte. Denne dækning skal give "minimumsværdi."
- Foretag en arbejdsgiverbetaling med delt ansvar (ESR) til IRS. Denne betaling skal ske, hvis mindst én fuldtidsansat modtager præmieskattefradrag for at købe individuel dækning på en sundhedsbørs.
Hvad store arbejdsgivere skal rapportere til medarbejdere
Her er detaljerne om, hvad du skal rapportere til medarbejderne og hvornår.
- En erklæring til medarbejdere om sygeforsikringsdækning, der tilbydes medarbejderne. Denne erklæring fra IRS Form 1095-C, skal (a) gives til hver medarbejder på og (b) rapporteres til IRS.
- Hvis din virksomhed selv forsikrer sin sundhedsplan, skal du give en erklæring til IRS om denne dækning. Du skal bruge sektion III i 1095-C-formularen til dette formål.
Indlevering af 1095-C-formularer elektronisk
Hvis du indgiver færre end 250 af 1095-C-formularerne til IRS, behøver du ikke indsende dem elektronisk. Hvis du indgiver mere end 250 formularer, skal du indsende dem elektronisk.
IRS har et særligt brugergrænsefladesystem til Affordable Care Act Information Returns som du kan bruge.
Indberetningsfrister for 1095-C
Rapporter på formular 1095-C forfalder for det foregående kalenderår. For eksempel skulle formularen indsendes til IRS senest den 28. februar 2019 for 2018. Vær sikker på, at du bruger den korrekte formular for det år, du rapporterer, ikke året, hvor du udfylder formularen.
Rapportering til medarbejdere: Du skal give hver medarbejder en kopi af formular 1095-C for det foregående kalenderår senest den 31. januar.
Indberetning til IRS: IRS-formular 1095-C skal indsendes til IRS inden den 28. februar (31. marts, hvis den indsendes elektronisk).
Formular 1095-C detaljer
Formular 1095-C kræver følgende oplysninger.
- Medarbejdernavn, adresse og skatte-id-nummer
- Arbejdsgiverens navn, adresse, kontaktoplysninger og EIN
- Medarbejdertilbud om dækning, samlet år og måned for måned
- Medarbejderkrævede bidrag, i alt år og måned for måned
- For selvforsikrede planer – dækkede medarbejdere, identifikation og måneders dækning
Det instruktioner til formular 1095-C give flere detaljer om kravene til denne formular.
Uanset om du er en lille arbejdsgiver eller a stor virksomhed, tag dig tid til at lære om Affordable Care Act og hvordan den påvirker din virksomhed.
Oplysningerne om arbejdsgiverkrav i Affordable Care Act er komplicerede og ændrer sig stadig, og hver virksomhedssituation er unik. Spørg dine skatte-, forsikrings- og juridiske rådgivere, før du implementerer nogen af disse rapporteringskrav.
