En af de helt store fordele ved at være udlejer er de skattefradrag, du kan benytte dig af. Disse fradrag kan dog være komplicerede, så det er vigtigt, at du fører detaljerede optegnelser over alle vigtige dokumenter, indtægter og udgifter i løbet af året. At være organiseret og opbevare de rigtige dokumenter kan hjælpe dig med at maksimere dine fradrag og reducere stress.
Fire grunde til at føre optegnelser
- Det vil gøre det meget nemmere at indberette din skat.
- At have alt registreret vil hjælpe med at forhindre dig i at gå glip af eventuelle fradrag, hvilket vil spare dig penge.
- Det vil hjælpe dig med at sikre, at du indgiver korrekte krav. I stedet for at gætte, "Jeg tror, jeg betalte den entreprenør $1.000," ved hurtigt at trække et regneark frem, vil du vide, at du betalte ham $850 den 17. juli.
- I tilfælde af at du bliver revideret, eller IRS har spørgsmål om punkter på din selvangivelse, vil du have beviset til at sikkerhedskopiere dit krav. Hvis du ikke har denne dokumentation, vil du komme til at bruge tid og penge på at finde beviset. Værre, hvis du ikke er i stand til at komme med en kvittering, vil dit krav ikke blive honoreret, og du kan endda blive nødt til at betale yderligere skatter og bøder.
Hvilke poster skal du holde styr på?
Det korte svar er, at du skal holde styr på alt. IRS er kendt for at revidere små virksomheder, især dem, der viser et tab i på hinanden følgende år. Derudover forstår mange IRS-agenter ikke de skattemæssige nuancer, der gælder for ejendomsinvestorer, hvilket gør dem mere tilbøjelige til at stille spørgsmålstegn ved din ansøgning. Du skal have bevis, hvis IRS stiller spørgsmålstegn ved nogen af dine varer, eller endda i den daglige forretningsgang, hvis nogen forsøger at stille spørgsmålstegn ved en betaling.
De to typer optegnelser, du skal opbevare, er permanente optegnelser og korttidsregistre.
Permanente optegnelser
Hvad er nogle eksempler på permanente optegnelser? Det er dokumenter, som du ønsker at beholde på ubestemt tid og vil være relevante og værdifulde for dig langt ud over det aktuelle skatteår, såsom:
- Alle lejer lejemål
- Enhver form for juridiske dokumenter - bøder, inspektionsrapporter, retsmøder
- Enhver form for tilladelse, du har udtaget på ejendommen
- Alt hvad du ville afskrive, såsom ejendom eller forbedringer
- Hvis du har din virksomhed stiftet som en LLC, LP, S Corporation eller andet, vil du gerne beholde alle optegnelser vedrørende dette
- Forsikringspolicer
- Lånedokumenter såsom realkreditlån
- Seneste års skatter
- Ejendomsret/skøde
Kortsigtede rekorder
Du vil gerne beholde alle dokumenter, du anser for vigtige nok til at kræve dine skatter, i mindst fem år. Hvor længe du holder dem efter det afhænger af dit komfortniveau. Dette vil hjælpe dig, hvis du nogensinde bliver revideret eller sagsøgt.
Nogle eksempler på kortsigtede poster er alt, der tæller som indtægt eller en udgift for det givne skatteår, såsom:
- Annonceringsomkostninger for din virksomhed eller ejendom
- Underholdningsudgifter såsom middage eller frokoster for nuværende eller potentielle kunder
- Renter betalt af et realkreditlån og eventuelle kreditkort til erhvervsbrug
- Juridiske/professionelle honorarer til revisorer, advokater, forsikringsagenter og ejendomsmæglere
- Kontorudgifter som internetadgang, anden telefonlinje til erhvervslivet, kontorartikler, hjemmekontorfradrag, hvis du har et hjemmekontor, der udelukkende bruges til erhvervslivet
- Leje modtaget
- Reparationer udført
- Sikkerhedsindskud modtaget: Når en lejers lejemål ophører, hvis du beholder en del af sikkerhedsstillelsen, skal du indtægtsføre den. Hvis du beholder noget af det til at betale for reparationer, betragtes de penge du bruger på reparationen som en udgift, som du kan trække fra i din skat
- Rejseudgifter til erhvervslivet, såsom kørte kilometer til udlejningsaktiviteter
- Værktøjer betalt
- Løn udbetalt til ansatte eller uafhængige entreprenører
Hvordan skal du holde styr på dine optegnelser?
Du bør opbevare en digital kopi (computer) og en papirkopi (papir) af alle dine optegnelser.
Digital kopi
Du vil bruge et regneark eller et program som Quicken Rental Property Manager til at holde styr på dine indtægter og udgifter. Du bør gøre dette, så snart indtægten kommer ind, eller udgiften opstår. Du ønsker at inkludere så mange detaljerede oplysninger som muligt:
- Dato
- Tid
- Hvem det blev betalt til, eller hvem betalte dig
- Indtægtens eller udgiftens art
- Beløb
- Du kan endda inkludere, hvordan det blev betalt eller afholdt (kontanter, checknummer, kreditkort, postanvisning osv.)
Detaljeringsgraden afhænger af den software, du bruger eller opretter. Nogle programmer vil linke direkte til dine bankkonti og registrere dine indtægter og udgifter for dig.
Selvom du vælger et billigere program eller opbevarer dine optegnelser på personlige regneark, bør du stadig oprette separate poster for hver ejendom, for hver type udgift og for separate typer af indkomst. Pointen er at registrere så mange oplysninger, som du kan på tidspunktet for transaktionen, så du nemt kan oprette økonomiske rapporter i fremtiden.
Du bør altid sikkerhedskopiere dem på cd, på en ekstern harddisk, i en sky og endda med en papirkopi. De skal udskrives i slutningen af hver måned og/eller slutningen af året.
Hard Copy
Du vil gerne sikre dig, at du har en papirkopi af dine vigtigste dokumenter. Hvis det er muligt, vil du gerne opbevare dem i en slags brandhæmmende arkiveringssystem eller pengeskab. Hvis du ikke kan finde en stor nok til alle dine filer, vil du gerne beholde de vigtigste, såsom titlerne til ejendommen i denne boks. Kategoriser alt efter år og sorter derefter filerne alfabetisk, så de er nemme at finde.
