Formålet med virksomhedsskrivning er at formidle information til en anden eller at anmode om oplysninger fra dem. For at være effektiv skrivning til erhvervslivet skal du være fuldstændig, kortfattet og præcis. Din tekst skal være skrevet på en sådan måde, at læseren nemt kan forstå, hvad du fortæller eller spørger dem om.
Meget skrivning til erhvervslivet er sjusket, dårligt skrevet, uorganiseret, fyldt med jargon og ufuldstændigt. Ofte er den enten for lang eller for kort. Alle disse egenskaber bidrager til ineffektiv forretningsskrivning.
Uanset om du er skrive et salgsforslag, en e-mail til din chef eller en instruktionsmanual til en softwarepakke, er der visse trin, du skal følge for at være effektiv. Følg disse fem trin:
- Organiser dit materiale
- Overvej dit publikum
- Skriv dine tanker ned
- Læs korrektur på dit materiale
- Rediger dit materiale
Organisation er nøglen
Hvis du ikke organiserer dit materiale, vil det ikke flyde godt, og det giver ikke mening. At skrive kan være enkelt eller kompliceret. Når du skriver en e-mail, der annoncerer et personalemøde, er dette så simpelt som at samle dine tanker. På den anden side bliver du sandsynligvis nødt til at udvikle en kompleks disposition forud for det færdige materiale, hvis du skriver resultaterne af et banebrydende farmaceutisk forsøg. Uanset opgaven, uden et passende niveau af organisation (selv at organisere dine tanker), vil du muligvis ikke inkludere alt, hvad du har brug for, eller undlade at give fremtrædende plads til de vigtigste emner. Udeladelser eller et forkert fokus vil gøre din virksomheds skrivning mindre tydelig.
Kend dit publikum
Inden du begynder at skrive, så tænk på dit målgruppe. For eksempel kan en præsentation om din virksomheds nye 401(k)-program have samme oversigt, når den gives til din CFO såvel som medarbejdere, men niveauet af detaljer, du inkluderer, vil variere. Du skal også overveje tone. En hurtig e-mail til dit team, der minder dem om den årlige virksomheds picknick, vil ikke have samme tone som dit brev om din virksomheds årsrapport.
Husk også, at du vil kommunikere mere effektivt til dit publikum, hvis du fokuserer på det, du vil have dem til at høre i stedet for på det, du vil sige.
Et ord om god skrift
Gode forfattere har forskellige skrivestile. Nogle foretrækker at skrive alt ud og så gå tilbage og redigere. Andre foretrækker at redigere, mens de går. Nogle gange varierer deres foretrukne stil afhængigt af, hvad de skriver.
Mens du skriver (eller når du redigerer) skal du være opmærksom på længden. Du bør bruge nok ord til at gøre din mening klar, men brug ikke unødvendige ord bare for at gøre det blomstrende. Forretningsskrivning skal være klar og kortfattet, ikke omfattende og blomstrende. Husk, at ingen i erhvervslivet har tid til at læse mere end nødvendigt.
På den anden side skal du ikke gøre dit stykke for kort. Du skal skrive nok, så din mening er klar og ikke bliver misforstået. Forestil dig, hvis et stykke udstyr på et lager var mærket "brugt, men godt". Det ville være uklart, om det betød udstyret var brugt meget, eller at udstyret ikke længere var nyt men alligevel funktionelle. Et par yderligere ord ville have gjort betydningen klar. Undgå også at bruge jargon eller forkortelser, fordi de kan betyde forskellige ting for forskellige læsere.
Korrektur og rediger
Uanset din skrivestil skal alle skribenter korrekturlæse og redigere alt skriftligt materiale, selv e-mails. Når du er færdig med at skrive, skal du læse korrektur på dit arbejde. Du skal muligvis derefter redigere den. Korrekturlæsning er at genlæse det, du skrev, for at sikre, at alle ordene i dit hoved kom korrekt på papiret. Fordi vores hjerne arbejder hurtigere end vores fingre, kan du udelade ord, udelade en slutning eller bruge det forkerte homonym (f.eks. "der" i stedet for "deres"). Korrekturlæsning fanger disse fejl. Det er klart, at korrekturlæsning af en e-mail på én linje er let, og det kan være nok at kigge over den, mens du skriver. Men hvis du skriver en brugsanvisning, bliver din korrekturlæsning mere kompliceret og tager længere tid.
Når du har læst korrektur på dit materiale, er det tid til at redigere. Nogle gange kan korrekturlæsning og redigering udføres samtidigt, men det er mere effektivt, når de udføres sekventielt.
Grunden til at du redigerer er at rette eller ændre det du skrev for at få materialet til at lyde (og læse) bedre. Når du skriver til erhvervslivet, betyder det at rette fejlene og gøre teksten så klar og kortfattet som muligt.
Du skriver ikke en roman
Når du skriver for erhvervslivet, skriver du ikke den næste "store amerikanske roman." Din skrivning skal være som beskrivende efter behov, men du behøver ikke at male levende ordbilleder med masser af store ord og figurer af tale. Hvis du mener "glashuse", så lad være med at skrive "glashuse", skriv "glashuse."
