At hyre en ekstern eventplanlægger behøver ikke at være en skræmmende opgave. Du skal finde de bedste begivenhedsplanlæggere til dine behov og screene dem omhyggeligt, før du forpligter dig til en. Men først bør du vide præcis, hvad du beder begivenhedsplanlæggeren om at gøre.
Bestem dit mål
Før du starter din søgning, skal du finde ud af begivenhedens mål, budgettet, du arbejder med, og årsagen til at ansætte eksternt.
Du ønsker at være i stand til at kommunikere de store linjer af begivenheden og dens vigtigste mål.
Når du har defineret dine mål, vil et par klare ideer begynde at dukke op om det tema og det budskab, du ønsker at formidle.
Nu skal du bestemme det budget, du har for en planlægger, og hvad de forventes at gøre. En eventplanlægger kan vælge mødested, anbefale mad- og drikkevarer, kildetalere og underholdning, være på stedet til produktionsdagens behov og oprette invitationerne.
Hvis du ikke kan klare alt ovenstående på egen hånd, skal du starte din søgen efter en eventplanlægger.
Find din begivenhedsplanlægger
Uanset om det er et socialt arrangement eller et firmamøde, gælder reglerne for leje af et arrangement planlægger eller caterer forbliver den samme: Du vil ansætte en person, der har ekspertise i at skabe din type af begivenheden.
Mund til mund er en måde at finde en begivenhedsplanlægger på, uanset om det er en jubilæumsfest, et forretningsmøde til morgenmad, weekendretreat eller enhver anden form for begivenhed. Men det er ikke altid den mest effektive tilgang.
Hvis du forsøger at finde den bedste eventplanlægger til din affære, så kig efter en virksomhed med erfaring og et stærkt omdømme i fællesskabet af eventplanlæggere. Peer omdømme kan være en stærkere indikator end referencer fra venner.
Tjek med den nationale eller lokale afdeling af Møde Professionals International, det International Special Events Society, eller den Cateringchefernes Landsforening.
Hvis du vil vide, hvem der har et godt omdømme i dit område, så spørg det lokale kongres- og besøgsbureau eller handelskammer. Du kan også kontakte et hotels konferencesalgsafdeling.
Interview ansøgere
De fleste eventplanlæggere vil være ivrige efter at høre om dit arrangement. Giv dem først korte detaljer, og fokuser på deres ekspertise i den indledende runde af interviews.
Reducer din liste over kandidater til de tre stærkeste ansøgere.
Du bør derefter spørge hver finalist eller virksomhed om deres virksomhed, deres erfaringer med tidligere begivenheder, og hvordan de planlægger uforudsete begivenheder. En god planlægger vil lede dig gennem en diskussion om dit arrangements overordnede mål, tidslinje, budget, antal gæster og personlige præferencer og stille spørgsmål om din organisation. Den, der er ivrig efter at lære om dine mål og dit arrangement, vil skille sig ud fra resten.
Selvom det ikke altid er muligt at møde en ansøger personligt i første runde af interviews, især hvis dit program er ude af byen, kan dette være et kritisk skridt i valget af rigtige planlægger. Du vil have kandidaten, der har et rigtigt forhold til dig.
Det sidste trin er også at tjekke dine kandidaters referencer. Kontakt tidligere kunder, og sørg for, at der ikke er nogen dårlige hændelser i hans eller hendes fortid.
Foretag dit valg
Nu er det tid til at indsnævre dit valg til et.
Når du har foretaget ansættelsen, bør begivenhedsplanlæggeren være i stand til at dele en detaljeret plan for begivenheden med dig. Det er tid til at kaste rundt med kreative ideer og smide de ideer ud, der ikke virker.
Hammer budgettet ud
Mange mennesker, der arrangerer et arrangement for første gang, ønsker et champagnearrangement på et ølbudget. Din eventplanlægger kan få mest muligt ud af dit budget, men skal muligvis bringe din vision lidt ned på jorden.
I skal arbejde sammen for at komme frem til et realistisk budget. Og glem ikke at finde ud af de gebyrer, der vil blive opkrævet af begivenhedsplanlæggeren, og hvordan de vil blive indarbejdet i budgettet. Gebyrer for eventplanlæggere og hvordan de opkræves varierer meget.
Du vil blive bedt om at give depositum, papirarbejde og kontrakter til begivenhedsplanlæggeren samt begivenhedsstederne og de tjenester, de tilbyder. Som altid bør du få en advokat til at gennemgå alle kontrakter, før du underskriver dem.
Opfølgning
De fleste dårlige ting, der sker i forbindelse med eventplanlægning, er et resultat af manglende opfølgning. Eventplanlægning kræver effektiv koordinering af logistikken. Med andre ord, bliv på toppen af projektet og tving ikke begivenhedsplanlæggeren til at træffe større beslutninger uden dit input.
Hvis alt går som planlagt, vil begivenhedsplanlægningsprocessen forløbe uden problemer, og du har tilføjet en fremragende begivenhedsplanlægger til dit netværk til fremtidige behov.
Hvis processen støder på en hage inden den store dag, skal du træde ind og arbejde på at rette op på det. Misforståelser kan løses. Uventede problemer kan løses.
Men vær forberedt på, hvis alt andet fejler, at fyre din begivenhedsplanlægger og gå til en backup.
