Er Evernote det rigtige værktøj til CRM?
Lad os starte lige ud med det faktum, at Evernote ikke blev skabt til kunde- eller kontaktstyring, og Evernote-folkene forsøger ikke at markedsføre det til disse opgaver. Det er ikke designet eller markedsført som en CRM, Customer Relationship Management-løsning. Men når du først begynder at flytte meget af din virksomheds informationsindsamling og ledelsesopgaver ind Evernote, det er et naturligt næste skridt at bruge det til at administrere ejendomsmæglere, kontakter og klienter.
Fordi det ikke er en database designet til disse jobs, skal brugeren tilpasse sig nogle begrænsninger, og du bliver nødt til at se realistisk på, hvad du forventer af et værktøj til at administrere kundeoplysninger. Det første, vi bør blive enige om, er, at CRM, Customer Relationship Management, handler om at registrere information om vores kontakter og kunder, fange vores interaktioner med dem og nemt få adgang til disse oplysninger senere til markedsføring og kunder service.
Hvad jeg vil have fra Evernote og CRM
Den minimalistiske CRM-tilgang til fast ejendom
Jeg har en minimalistisk tilgang til ejendoms-CRM. Jeg ønsker ikke at bruge meget af min tid på at fange hver eneste godbid af information om mine kontakter, som de er villige til at dele. Jeg holder ikke fødselsdagshilsener, behøver ikke følge med i børns navne og karakterer i skolen, og jeg er heller ikke ligeglad med, hvilken slags bil de kører eller deres yndlingsrestauranter. Hvis du gør det, siger jeg ikke, at Evernote ikke virker, for det vil den. Men jeg tror bare, at den tid og indsats, der er involveret i at forsøge at indfange og arkivere disse oplysninger langt mere undertrykkende end den værdi, jeg modtager, og det indtryk, jeg gør på folk med en e-mail-fødselsdag ønske.
Hvad jeg vil have fra et CRM-værktøj
Der er naturligvis en vis mængde personlige oplysninger, vi skal opbevare for at kunne kommunikere med vores kunder og klienter, samt for at yde kundeservice i topklasse, herunder:
- Alle navne på beslutningstagere
- Adresser, hjem og arbejde
- Telefonnumre, hjem, arbejde, mobil
- Type kontakt/kundeemne; køber, sælger, sælger, entreprenør, ejendomsselskab, skønsmand, kontrollør mv.
- For købere, information om, hvad de ønsker
- Til sælgere, information om deres ejendom
- Registrering af e-mails og telefonsamtaler
- Vedhæft dokumenter, der er relevante for kontakt/transaktion
- Henvisninger, de sender os til tak
Du har muligvis flere oplysninger, og det er fint, men det er mit minimumskrav. Så hvorfor overhovedet bøvle med Evernote, når der er CRM-løsninger derude, der er specielt designet til denne opgave? For mig er det simpelthen det faktum, at jeg har samlet næsten alle aspekter af min virksomhedsledelse i Evernote, så hvorfor gøre dette til et separat værktøj? Jeg bruger allerede Evernote og tredjepartsværktøjer til at fange dokumenter, kundeinteraktioner, fotos og meget mere, så det er bare en naturlig forlængelse af ikke at have oplysninger i mere end én placere.
Forretningskontakter Input af grundlæggende oplysninger
Jeg har allerede skrevet om KustomNote, og det er det, jeg bruger til at gøre CRM til et snuptag med Evernote. Billedet viser en del af inputområdet for en ny forretningskontakt i min formular. Du kan se, at jeg har oprettet en separat formular til forretningskontakter med typer. Det bruges ikke til kundeemner og kunder, men det skal jeg vise dig næste gang. Jeg vil gerne have noget forskellig information for de to forskellige kontakttyper, og det er mere effektivt at have forskellige inputformularer i stedet for en, der er meget længere.
Design din formular som du vil, men du kan se på billedet, at min får de grundlæggende kontaktoplysninger for navn, adresse, virksomhed, telefoner, e-mails og typen af kontakt; taksator, titelfirma, kontrollør mv. For at genopfriske din hukommelse på KustomNote, når du indsender formularen, opretter den noten automatisk i Evernote.
Formular til indtastning af kunde-/kunde-/klientoplysninger
Dette er en formular (se billede) til den samme type grundlæggende information, men i dette tilfælde til en person, som vi håber at kunne foretage en køber- eller sælgertransaktion med. I denne formular har jeg felter for prospekt/kundetype, såsom køber, sælger, investor mv. Dette er den grundlæggende information, der gælder for enhver kunde, kunde eller kunde.
Evernote sorterer og finder disse formularer igen
Husk, at når noter vises i Evernote, uanset om vi ser på indholdet af en notesbog, noter, eller resultaterne af en søgning, ser vi noterne vist med den nyeste øverst går tilbage i tiden. Nu har vi et dilemma, da den vigtigste og mest brugte info er i dette CRM info-indlæg, som vil være den allerførste eller næsten den første note, vi arkiverer for hver kontakt. Det betyder, at det vil blive vist nederst på notelisten.
Det, jeg gør med KustomNote, er at sætte et præfiks op for hver notetitel, så jeg kan trække denne særlige note op alene eller øverst på en kort liste. Ved at bruge præfikser med KustomNote kan jeg trække begrænsede resultater frem, der opfylder mine specifikke informationsbehov. Tags ville også fungere, og du kan indstille dem i KustomNote, men det kræver mere indtastning for at indsnævre dine søgeresultater.
Nu hvor jeg tilføjer alle slags nye oplysninger, noter, vedhæftede dokumenter, e-mails og registreringer af samtaler, vil de hobe sig ovenpå, men jeg kan altid nemt trække den grundlæggende information op. Alt vil altid være nøglen til kontaktens navn(e). Sådan skal det være, da du altid gerne vil se de nyeste ting øverst, når du laver en kontaktsøgning. Vi vil også bruge dette præfiks til andre formularer, som vi vil se i del 2 af Prospect and Contact Management 3-delserien.
