Priser for mødepakke i europæisk stil er blevet mere populære i USA
I modsætning til i USA er det almindelig praksis for europæiske hoteller at tilbyde firmakonference- og mødepakker som muligheder for begivenhedsplanlæggere der holder seminarer, konferencer og andre møder på hotellet.
Ideen bag at tilbyde pakket corporate begivenhedssted services er at kombinere alle de forskellige elementer af mødelokale, mad og drikke samt audiovisuelle behov i en mødepakke til en fast dagspris pr. deltager. Ikke alene kan denne praksis generelt være mere effektiv for dem, der er involveret i planlægningen af arrangementet, men det gør styring og forudsigelse af omkostningerne forbundet med spillestedet meget mere ligetil behandle.
Konferencer i USA
I USA er det på den anden side stadig meget mere almindeligt, at hoteller bygger konferenceomkostninger linjepost for linjepost baseret på de detaljerede og tilpassede behov for hvert møde eller arrangement. Selvom praksis giver mulighed for, at begivenhedsplanlæggeren har større kontrol over hver eneste detalje af begivenheden, er den skaber også ofte komplicerede banketbegivenheder og sværere ved at håndtere omkostninger og samlet set
Selvom store aktører i branchen fortsætter med at ændre måden, de driver forretning på, er den europæiske model og Amerikansk model har stadig en tendens til at afspejle disse forskelle i deres tilgang til konferencer og firmaarrangementer. For et dybere dyk, lad os tage et kig på to eksempler på firmaarrangementer og konferencepakker: et fra tidligere Fira Palace i Barcelona (europæisk eksempel) og den anden på Wynn Resorts i Las Vegas (amerikansk eksempel).
Eksempel på konference- og mødepakker
Daglige pakkepriser er populære i Det Forenede Kongerige og har også arbejdet sig til det kontinentale Europa. "Det britiske marked var det første, der bad om denne type pakke, og vi forsøger altid at tilpasse vores forslag til vores kunders behov," forklarer den tidligere general. leder af Fira Palace (nu Crowne Plaza Barcelona), et forretningshotel, der er populært blandt virksomhedsevent- og mødeplanlæggere, der organiserer internationale møder.
Hotel klientel
Dengang Crowne Plaza Barcelona stadig fungerede som Fira Palace, var omkring 20 procent af hotellets kunder fra Spanien. Resten af den årlige kundekreds kom fra Storbritannien (19 procent), USA (17 procent), Frankrig (7 procent), Italien (6 procent), Japan (4 procent) og Tyskland (4 procent). Derudover var omkring halvdelen af de forretningsbegivenheder, der blev afholdt der, fra den farmaceutiske industri, mens resten inkluderede teknologi, mad og drikke, bank- og bilindustriens kunder.
Efterspørgsel på konferencepakkepriser
I denne tid omfattede den daglige mødepakke på Fira Palace brug af mødelokale, kaffepause(r), frokost, skærm og meget mere. De(n) tilgængelige mødepakke(r) indeholdt i det væsentlige alt, hvad en planlægger skulle have med i et møde.
Efterhånden som branchen udviklede sig, har anmodninger om konference- og mødepakker fortsat ændret sig over tid. Oprindeligt anmodede virksomhedsplanlæggere om faste konferencepriser for mødelokaler og mad og drikke. Med tiden blev disse anmodninger udvidet til at omfatte andre elementer, såsom skærme, internetadgang, flipovers og lydsystemer. Men efterspørgslen var stadig efter emballerede, faste priser.
For dem, der havde brug for overnatningsværelser, anmodede de også om en særlig/forhandlet pris for indkvartering i deres samlede konferencepriser. Selvom disse pakker ville dække størstedelen af begivenhedens behov, ville planlæggere stadig forhandle om andre begivenhedskrav, såsom udstillingsområde, gallamiddage, cocktailreceptioner og anden begivenhedsdagsorden genstande.
Fordele og ulemper ved den europæiske tilgang
Det er klart, at den primært europæiske tilgang til konferenceplanlægning og prissætning kan være nyttig for eventplanlæggere flere årsager, herunder opfattelsen af omkostningsbesparelser, forudsigeligheden af omkostninger og nem præsentation af kunder og godkendelser.
Når det er sagt, lægger en sådan tilgang en øget byrde på hotellet for at forudsige sine kunders behov, samtidig med at det klarer sin egen bundlinje. "Fra vores synspunkt er det meget nemmere at lave 'à la carte'-arrangementer. Faktisk er operationen meget mere kompliceret. Men fordelen for os er kundetilfredsheden,” siger den tidligere daglige leder af Fira Palace.
Eksempel på amerikanske konference- og mødepakker
Mens det europæiske marked er relativt modent med accept og brug af konference- eller mødepakker, flere amerikanske hoteller kan begynde at overveje at ændre måden, de pakker og prissætter konferencer og møder som godt. Det er især vigtigt nu, hvor begivenhedsplanlæggere bliver forpligtet til at træffe mødebeslutninger under kortere deadlines oftere og oftere.
I maj 2009 Wynn Las Vegas tog initiativ til at introducere tre typer af, hvad de kalder altomfattende konference- og mødepakkepriser for det mindre mødemarked, altså dem med færre end 80 deltagere. I dag tilbyder de stadig disse pakker. De omfatter:
- Heldags konferencedelegatpakke
- ”AM” Halvdagskonferencedelegeretpakke
- ”PM” Halvdagskonferencedelegeretpakke
Ligesom europæiske begivenhedsplanlæggere er kommet til at forvente, er Wynns pakkemuligheder prissat til en pris pr. delegeret (dvs. deltager), inklusive mødelokalet, mad og drikke, snacks til pauser og LCD-projektor og lærred.
Idéen til Wynn til at udvikle sine konferencepakkemuligheder voksede ud af den europæiske markedstilgang. Faktisk kom André Link, tidligere Wynn national salgschef, tidligere fra Europa. "For det meste i Europa er dette den eneste måde, vi solgte møder på... Det var meget sjældent, at vi udarbejdede à la carte-forslag, der angav F&B-omkostninger, lokaleleje, AV-afgifter osv.,” forklarer Link.
Et amerikansk industriskifte
Med lanceringen af deres lille mødepakke-program forudså Wynn Resorts, at den pakkede konference priser ville være mere populære hos deres erhvervskunder, fordi de fleste foreningsmøder er større i størrelse. De havde ret. Siden da er flere højprofilerede amerikanske hotelkæder begyndt at tilbyde firmamøde- og konferencepakker, der bedre afspejler den europæiske model, når det gælder planlægning af firmaarrangementer.
For at være sikker, vil møde- og konferencepakkepriser ikke opfylde behovene ved enhver begivenhed. Faktisk erkender de fleste planlæggere, at de vil give afkald på nogle detaljepræferencer for deres program eller kræve, at stedet tilpasser pakken til at inkludere yderligere elementer. Der er altid en forsigtighed med at stole på pakkepriser, hvis planlæggere forventer, at deres programmer kan køre længere end oprindeligt forventet, hvilket kan udløse yderligere gebyrer. Men for de møde- og eventplanlæggere, der ser nøje på deres budget, tilbyder disse møde- og konferencepakker klar forudsigelighed for konferencebudgettet.
