Når en medarbejder bliver forfremmet til sin første ledelsesrolle, er det sandsynligt, at det vil være første gang, han eller hun administrerer et afdelingsbudget.
Mest nye ledere modtage lidt eller ingen formel træning i, hvordan man udvikler en budgetprognose, sporer deres udgifter, eller hvordan man foretager justeringer midt i året. De får ofte udleveret et regneark eller en rapport fra deres leder eller økonomiafdelingen, og de forventes at vide, hvordan de skal gøre det, eller lære ved at prøve og fejle.
Selvom "trial and error" kan være en effektiv måde at lære en ny færdighed på, ville det være bedre, hvis en ny leder ikke behøvede at lave for mange smertefulde fejl. Her er et par tips, hvis du lige er blevet forfremmet som leder med et budgetansvar.
Invester tiden til at lære lige fra starten
Der er ingen bedre tid til at stille "dumme" spørgsmål, end når du er helt ny til noget og aldrig har gjort det. Spørg hellere og brug tiden på forhånd med at lære, end at vente, indtil nogen skal påpege det
Tag et kursus "Økonomi og budgettering for ikke-økonomiske ledere".
Spørg dine lokale universitetshandelsskoler under "Executive Education". De fleste handelsskoler tilbyder en- til tre-dages, ikke-kreditkurser. Under eller efter kurset kan du tage dig tid til at gennemgå din virksomheds årsrapport og forstå de forskellige økonomiske nøgletal og rapporter.
Administrer dit afdelingsbudget, som om det er din egen virksomhed
Når vi arbejder for store organisationer, har vi en tendens til at behandle "virksomhedens" penge, som om de vokser på træer. Det gør den ikke, og det er nu din opgave som leder at tage personligt ejerskab over din afdelings ressourcer.
Vær en holdspiller
Hvis det er muligt, skal du gennemgå din leders budget. Selvom det er vigtigt at tage ejerskab over dit budget, er din enhed en del af en større enhed. Bed din leder om at vise dig, hvor dit budget passer ind og understøtter det store billede såvel som den indbyrdes afhængighed med dine jævnaldrende. Der kan være tidspunkter, hvor en anden afdeling har brug for penge til mål, der er højere prioriteret end dine. Vent ikke på at blive spurgt eller få det taget væk – vær proaktiv og tilbud at hjælpe din peer manager. Du vil blive set som strategisk og samarbejdende.
Spil ikke dumme spil
Bare fordi "alle gør det", betyder det ikke, at det ikke er dumt og dårligt for virksomheden. Et eksempel på et typisk dumt budgetspil, som ledere spiller, er "brug det eller tab det". Det er, når du nærmer dig slutningen af året, og dit budget løber under din prognose. I de foregående år, hvor du underforbrugte, blev dit næste års budget fastsat ud fra det års faktiske. Så for ikke at få dit budget skåret ned igen, tager du på en shoppingtur – køber ting, du ikke har brug for, eller lægger op, hvis du skulle have brug for det.
Spor dine udgifter månedligt og lav proaktive rettelser
Gå ikke ud fra, at "nogen" vil fortælle dig, når du er over budgettet. Faktisk er du måske endda nødt til at bede om månedlige rapporter eller holde styr på dig selv. Vent ikke til slutningen af året, hvor det bliver en overraskelse for dig og din chef. På det tidspunkt er det for sent at undersøge og foretage rettelser. Vær ansvarlig, mål dig selv og rapporter proaktivt til din leder.
Vær gennemsigtig og involver dit team
Del dit budget med dit team, måske endda få dem involveret i at opsætte prognosen. At involvere dit team og hjælpe dem med at forstå budgetteringsprocessen skaber en følelse af fælles ejerskab og opmuntrer dine medarbejdere til at finde kreative måder at administrere udgifter på.
Vær strategisk
Tag ikke bare sidste års faktiske tal og læg 10 procent til næste års prognose. Start med at udvikle en strategi og mål, og bestem derefter de nødvendige ressourcer for at nå disse mål. Hvis du har brug for mere end sidste år, skal du udarbejde en business case for at begrunde din anmodning om yderligere finansiering.
Overdriv det ikke
Selvom administration af budgettet er en vigtig rolle for en leder, må du aldrig miste de vigtigste aktiver af syne: dine medarbejdere! Sørg for, at du bruger mindst fem gange så meget tid udvikle dit team end knasende tal.
