Et effektivt kontorarkiveringssystem er afgørende for enhver virksomhed, der håndterer fakturaer, kvitteringer og andre poster, uanset om det er på papir eller digitalt. Selv for virksomheder, der ikke beskæftiger sig med meget papirarbejde, vil det at forblive organiseret og effektiv hjælpe med at holde driften kørende.
Kontorarkiveringssystemer kommer i alle former, fra den enkle skabsskuffe til komplekse sortimenter af digitale servere. For at skabe et system, der fungerer for dig, er det vigtigt at vide, hvilke filer der er vigtigst, hvem der har brug for adgang, og hvordan de nemt og effektivt kan hentes frem. Her er nøglefaktorerne.
Hvorfor du har brug for et arkivsystem
At arkivere kvitteringer og fakturaer korrekt er en af de vigtigste ting, en lille virksomhed kan gøre for sin økonomiske sundhed. Et ikke-eksisterende eller rodet arkiveringssystem kan tilføje flere dages ekstra indsats ved indkomstskattetid, og du vil ikke gå glip af skattefradrag på grund af manglende kvitteringer. Hvis du nogensinde bliver underlagt en revision og ikke er i stand til at fremlægge de nødvendige dokumenter til tiden, kan dine krav afvises og din selvangivelse revurderes.
Afhængigt af din branche skal du muligvis føre optegnelser for at være i overensstemmelse med statslige eller føderale regler, nogle gange i årevis. Advokatkontorer er forpligtet til at opbevare sagsakter i tre år. Revisorer og skatteforberedende virksomheder skal opbevare selvangivelser i syv år. Byggefirmaer, lægekontorer, skoler og mere har alle omfattende journalføringsansvar.
De fleste mennesker tænker ikke på det arbejde, de vil spare, når de investerer i arkivsystemer, men på nogle regnskaber udgør den samlede tid, virksomheder bruger på at søge efter malplacerede filer, seks uger pr år.
Hvis din virksomhed er ret enkel, kan din bogføring være begrænset til løn og regnskab, men du skal stadig være i stand til at arbejde ved dit skrivebord hurtigt og nemt.
5 trin til at organisere et arkiveringssystem
For at få dig selv og din virksomhed på rette vej skal du følge fem trin for at sikre, at papirer er let tilgængelige og let identificerbare.
Vurder personlige og kontorvaner
Tænk over, hvilke medarbejdere der har brug for adgang til filer, hvor de arbejder, og hvad der giver mening baseret på deres arbejdsstationer. Hvis du laver et system til dig selv, så tænk på ergonomi, strømmen af din arbejdsdag, hvordan du bevæger dig rundt på dit kontor plads, hvad du kan nå fra dit skrivebord, og hvilke oplysninger du har brug for regelmæssig adgang til kontra info, der kan arkiveres længe semester. Hvis du opretter et system for en anden, så få deres input - det, der virker for én person, vil ikke altid fungere for en anden.
Beslut dig for et arkiveringssystem
Hvad din virksomhed gør, vil afgøre, om du vælger at arkivere numerisk, alfabetisk eller på anden måde. Søger du for eksempel efter kundeoplysninger på navn eller kontonummer? Indleverer du papirarbejde efter kategori, såsom udgifter, økonomi, markedsføring osv.?
Plads er ikke et stort problem med digitale systemer, men for papirsystemer er det vigtigt at give mulighed for vækst, når man ser på arkivskabe; Det anbefales at købe noget, der kan rumme det dobbelte af antallet af filer, du har nu. Brede emnekategorier giver dig mulighed for nemt at tilføje nye filer, efterhånden som du vokser, og vil eliminere behovet for at opgradere eller omorganisere dit arkivsystem regelmæssigt. Ved at holde det enkelt vil det også gøre det lettere at integrere dine papir- og digitale filer som en del af din overordnede dokumenthåndteringssystem.
Beregn lagerbehov
Hvis du har et stort antal filer, som du får adgang til dagligt, bør de være lige ved hånden. De, der tilgås sjældnere, behøver ikke at være på dit arbejdsområde, men det kan være nødvendigt at være i nærheden. Der kan være en kombination. Nogle filer kan være nødvendige dagligt, mens andre kan gemmes i langtidslagring længere væk.
Overse ikke vigtigheden af tilgængelighed for medarbejdere eller fremtidige medarbejdere, der kan have særlige mobilitetsbehov. Meget høje skabe kan for eksempel være vanskelige for nogle medarbejdere at få adgang til sikkert og effektivt.
Invester i et godt mærkningssystem
At kunne læse filetiketter lyder indlysende, men klarhed i etikettering vil spare tid. De fleste virksomheder, der laver etiketter, leverer skabeloner, der integreres med almindelig tekstbehandlingssoftware. Du vil måske overveje et af de små etiketfremstillingssystemer, der også kan udskrive individuelle postlabels. Varer, der udfører dobbelt told, er normalt en klog investering.
Køb filmapper
Brugervenlige og holdbare mapper er en smart investering. Farvede hængemapper er let tilgængelige og let genkendelige. For eksempel, hvis du lægger alle dine klient filer i gule hængemapper, økonomiske oplysninger i blå mapper og markedsføring i røde mapper, sparer du tid, når du søger eller arkiverer med let identificerbare visuelle spor.
Går papirløst
Mange virksomheder er allerede flyttet til det papirløse kontor eller tæt på det. Med online, cloud-baserede lagersystemer og digitale transaktioner, der erstatter kontanter, kan papirløs være den nye normal.
Selv offentlige myndigheder kommer ombord. IRS accepterer nu digitale billeder eller papirkopier af scannede genstande, herunder:
- Kontantkvitteringer
- Kontoudtog
- Annullerede checks
- Lønsedler
- Kreditkortudtog
Digitale optegnelser skal være klare og læselige. Hvis ikke, kan IRS kræve at se de originale papirdokumenter under en revision eller rutinemæssig anmodning om dokumentation.
Hvis du stadig kører på den gammeldags måde, men er interesseret i bliver grønt, kan du gå over til papirløs over tid. Der er mange tjenester og softwareapplikationer, der scanner gamle udgiftskvitteringer og gemmer dem sammen med dine andre digitale regnskabsoplysninger.
Ofte stillede spørgsmål (ofte stillede spørgsmål)
Hvordan opsætter du et elektronisk arkiveringssystem?
Elektroniske arkivsystemer kan være lige så enkle som filer i delte netværk, som et Google-drev eller på sofistikeret software eller servere. Den samme bedste praksis, som gælder for papirsystemer, gælder for elektroniske systemer: etablere navnekonventioner, en arkiveringsrækkefølge (alfabetisk, kronologisk osv.) og en velorganiseret struktur.
Hvilket arkiveringssystem bruger du til at beskytte fortroligheden?
For papirarkiveringssystemer skal dokumenter være låst og slået med personalekontrol. Da digitale filer har mere fleksibilitet i deling, kopiering og redigering, skal du etablere passende tilladelsesniveauer og adgang. Afhængigt af indsatsen kan din virksomhed have brug for private servere i modsætning til cloud-baserede systemer.
