Uanset om du lige er startet i begivenhedsplanlægningsvirksomhed eller er en erfaren eventplanlægger, er chancerne for, at du kender en eventplanlægningstjekliste eller i det mindste har hørt den refereret under et eventplanlægningskursus eller branchesamling. Det er der en grund til. En eventplanlægningstjekliste er en planlæggers bedste ven, et uvurderligt værktøj til succesfuld styring af dine begivenheder.
Bemærk: en tjekliste for begivenhedsplanlægning er også kendt som en tilbagevendensplan eller en kritisk sti.
Event planlægning handler om planlægning. Selv den mest kreative eventidé vil floppe, hvis den ikke er godt planlagt og udført. Her kommer en eventcheckliste ind. Det er din guide til at forblive organiseret og på - eller foran - planen, når du jonglerer med de myriader af ansvar og diverse detaljer i planlægningen af et vellykket arrangement. Og det er især nyttigt, når du administrerer flere begivenheder. At glemme en lille opgave eller komme bagud på én deadline kan resultere i en dominoeffekt: Andre tilsyneladende urelaterede aspekter af din begivenhed kan begynde at falde fra hinanden, én efter én.
Så stol ikke på din hukommelse, noter eller skriblerier på din blok for at holde din begivenhedsplanlægningsvirksomhed kørende. Lær at sammensætte en effektiv tjekliste for eventplanlægning, og den bliver snart din nye bedste ven.
Før du begynder
For at komme i gang skal du rydde lidt tid fra din tidsplan for at fokusere på den begivenhed, du planlægger. Dernæst skal du rense dit sind. Helt seriøst. Ingen blik på telefonen eller besvare en e-mail. Du skal forestille dig denne begivenhed fra start til slut uden afbrydelse eller distraktion, så du effektivt kan planlægge alle de opgaver, der skal udføres.
Gør dig klar
Tænk på den begivenhed, du planlægger, og skriv alle de detaljer, der er bekræftet, ned: kundenavn og kontaktoplysninger, dato for begivenheden, sted, antal deltagere osv. Tag en kalender frem og marker begivenhedsdatoen på denne kalender med fede bogstaver. Saml andre relevante materialer - billeder af mødested, liste af cateringfirmaer at kontakte – som er en del af denne begivenhed.
Gå baglæns
Måden at begynde at skrive en eventplanlægningstjekliste på er at arbejde tilbage.
Gæster oplever en begivenhed som en en-dages eller flere dages sammenkomst, hvor alt sker på én gang. Som en liveoptræden, der dukker op på scenen og er udført smukt. Eventplanlæggere ser begivenheder som en række mindre begivenheder, der passer sammen som brikker i et puslespil for at kulminere i den endelige begivenhed. Så som planlæggere starter vi fra begyndelsen. Hvilket er flere uger eller måneder før en egentlig begivenhed finder sted.
Start ved begyndelsen
Når du beslutter dig for, hvor du skal starte med at skrive din tjekliste for eventplanlægning, så tænk på at lægge et solidt fundament for dit arrangement. Før du vælger farveskemaer og bestiller blomster, skal du tage fat på det grundlæggende. Fra underskrivelse af kontrakter til at forhandle en blok af værelser, skal alt skrives på din tjekliste, uanset hvor stor eller lille. Nøglen er først at tage sig af alle opgaver, der kan udføres på forhånd for at give mere tid i din tidsplan til de ting, der skal gøres, der opstår tættere på begivenhedsdatoen.
Nogle eksempler på elementer, der skal inkluderes i din tjekliste for eventplanlægning:
- Underskriv kontrakter (med klient, mødested, leverandører osv.).
- Bekræft dato og tid med mødested
- Lej underholdning (band, højttaler osv.)
- Sikker hotelblok
- Mail invitationer
- Vælg menu
- Lej tjenere
- Bekræft antallet af gæster
- Gennemgang af webstedet
- Bekræft værelseskonfiguration
Tillad ekstra tid
Tilføj ekstra tid med hvert punkt på din begivenhedstjekliste. Hvis datoen for faktisk at sende invitationerne er den 15. marts, skal du sætte et punkt på din liste for at have invitationerne klar til afsendelse den 8. marts, en uge før. Det giver dig lidt ekstra tid, hvis noget skulle gå galt med invitationerne, eller hvis du er forsinket af en anden årsag.
Inkluder påmindelser på din tjekliste
Det er ikke nok at skrive "underskriv kontrakt med cateringfirmaet" på din tjekliste og derefter markere afkrydsningsfeltet, når du er færdig. Du skal sikre dig, at cateringfirmaet har modtaget en kopi af kontrakten og også har returneret en underskrevet kopi til dig. Så for hver stor genstand, du tilføjer til din tjekliste, skal du inkludere en påmindelse. For eksempel "Følg op med catereren vedrørende kontrakt." Tilføj en anden, senere påmindelse, der lyder "Modtaget underskrevet kontrakt fra restauratøren.” Det er ikke ualmindeligt at tage fat på en opgave og betragte den som udført, når den i virkeligheden først blev afsluttet på din side.
