Er det en udfordring i din lille virksomhed at sende inkassobreve? Du er ikke alene. Mange virksomhedsejere ved ikke, hvordan man skriver en effektiv indsamlingsbrev eller har en prøve, de kan bruge som reference.
Opkrævningsbreve skal gøre to ting: 1) fastholde kundens goodwill og 2) hjælpe dig med at få betalt.
Et inkassobrev fungerer, når det resulterer i betalings- eller betalingsordninger fra dine kunder. Hvis du udsender inkassobreve, og der ikke er noget svar, er det tid til at omarbejde din inkassobrevsskabelon.
For at forstå den bedste praksis for brevoprettelse er et eksempel på et indsamlingsbrev tilgængeligt nedenfor.
Hvornår skal man bruge et indsamlingsbrev
Opkrævningen starter, når du sender fakturaen, som skal have en forfaldsdato for betaling. Når den dato går, er det tid til at begynde at tænke på at følge op med et inkassobrev. Vent ikke for længe. Det er bedre at sende en påmindelse før end senere. Husk, det er penge, du skylder dig. Jo længere tid du udsætter med at indsamle det, jo mere pres kan det påføre din virksomhed.
Hvis du ikke er sikker på, hvad du skal skrive, kan du bruge eksempelskabelonen nedenfor.
Prøvesamlingsbrev
Jan. 8, 2021.
Franks VVS
Hovedgade 123
Hvor som helst, NH 05000.
Kontonummer eller fakturanummer: 123
Forfalden saldo eller forfalden saldo: 100,00 USD.
Kære Jim,
Dette er en påmindelse om, at din kontosaldo på 100,00 USD var forfalden i november. 28, 2020.
Betal venligst dette beløb i dag. Jeg har vedlagt en stemplet betalingskonvolut for nemheds skyld.
Tak for din betaling.
Med venlig hilsen
Frank Smith
Franks VVS.
Som du kan se fra prøveindsamlingsbrevet ovenfor, er de mest effektive indsamlingsbreve korte, konkrete og nemme at læse. Prøv at undgå lange eller forvirrende ord og sætninger. Det mere direkte brev fører til færre misforståelser.
Indsamlingsbrev Tips
Dit opkrævningsbrev skal:
- Fortæl årsagen til dit brev i første sætning
- Forklar mere om den første sætning i din anden sætning
- Foreslå en løsning
- Tak til modtageren
Dit inkassobrev er en afspejling af din virksomhed, så hold det professionelt og sørg for at underskrive hvert brev personligt. Husk, at dit brev er for at overtale nogen til at sende dig penge. Din formulering og tone er kritisk, især hvis det er en kunde, du gerne vil fortsætte med at handle med. Antag altid, at kunden betaler.
Det er også en god idé at vedlægge en kuvert til betaling. Hvis du kan inkludere porto på betalingskonvolutten, er det bedre. Jo nemmere du gør det for kunden at foretage betalingen, jo større er dine chancer for at få betalt.
