Du skal omhyggeligt dokumentere de forsendelsesordninger, du laver for din internationale kunde. Du vil have din eksportsalg at blive en komplet succes, og dette er en kritisk fase. Dokumentationen for en transaktion følger samme mønster som for et indenlandsk salg. Når du sælger dine widgets (eller som i dette tilfælde, 'hårbørster’) til din kunde på tværs af byen, fakturerer du dem, ikke? Det er her, du starter med din oversøiske kunde. Nogle gange vil din lokale kunde have særlige krav til ordren, såsom en pakkeliste eller specificerede udvendige markeringer på hver afsendt kuffert. Din eksporttransaktion vil også have særlige dokumentationskrav. Disse vil variere afhængigt af destinationsland og den type varer, der sendes.
Hvis du har valgt en speditør eller logistikvirksomhed, der har en historie med at sende din type produkt, bør de være lige på bolden med de aktuelle dokumentationskrav.
For eksempel samler den gamle afsender's Export Declaration (SED), nu kaldet Electronic Export Information (EEI), amerikanske eksportstatistikker og håndhæver amerikanske eksportlove. EEI skal indgives med forsendelser fra USA, Puerto Rico eller De amerikanske Jomfruøer til oversøiske destinationer; mellem USA og Puerto Rico; og fra USA eller Puerto Rico til De amerikanske Jomfruøer. Ikke alle forsendelser kræver EEI. Derfor er en speditør praktisk, fordi de kan rådgive dig derefter.
Hvis en forsendelse af merchandise f.eks. er værdsat til mere end US $2.500 og sendes fra den samme eksportør til den samme modtager samme dag, vil det kræve indgivelse af EEI. Eller, hvis en forsendelse, uanset værdi, kræver en tilladelse eller eksportlicens, skal du indsende EEI.
Hvad kan gå galt, når du laver eksportdokumentation
Hvis du ikke er opmærksom, rigeligt. Opmærksom betyder, at du måske ikke har kendskab til regler og forskrifter og ikke er forsigtig nok (f.eks. er slåfejl eller indtastning af oplysninger placeret i de forkerte felter). Shipping Solutions har fundet på seks ting, der kan gå galt, når man laver eksportdokumenter. Her er et kig på deres liste, men vi foreslår, at du besøger webstedet for at udforske hvert punkt nærmere.
- Forkerte kontakt-, paknings- og betalingsoplysninger.
- Forkert klassificering af varer.
- Forkert værdi.
- Forkert produktbeskrivelse.
- At få den forkerte person til at udfylde farlige formularer.
- Fejlagtigt forudsat at dine varer er kvalificeret til fordelagtige priser.
Lige meget hvad, så tag altid initiativet, og stil en masse spørgsmål til din speditør eller logistikvirksomhed. Brug deres ekspertise til din fordel, så du ikke begår nogen af de dyre fejl, der er nævnt ovenfor.
Ni ud af ti gange skal du bruge følgende grundlæggende dokumenter for at gennemføre et eksportsalg:
- Kommerciel faktura ("Sådan udarbejder du en handelsfaktura").
- Pakke liste.
- Oprindelsescertifikat (som vist og hvor relevant – "Certifikat for oprindelsesland").
- Tre (3) originale hav eller luft konnossementer, og kopier.
- Betalingsinstrument ("Faktorer at overveje, når du vælger en eksportbetalingsmetode"). Dine leveringsbetingelser påvirker, hvordan og hvornår du får betalt. Incoterms vejlede dig, når risikoen passerer, og hvordan omkostningerne fordeles mellem sælger og køber.
- Andre vigtige, relevante dokumenter, der kræves for nogle destinationer og nogle varer: kopi af proforma faktura, Inspektionscertifikat, konsulær faktura, importere eller eksportlicens, forsikringsbevis, havne- og lagerkvitteringer, sundhedsinspektionsattest og IATA afsendercertifikat for artikler, der ikke er begrænset eller for farligt gods.
UPS tilbyder for eksempel en række forskellige formularer (f.eks. kommerciel faktura, pakkeliste, NAFTA-oprindelsescertifikat, amerikansk oprindelsescertifikat og elektronisk eksportinformation) for internationale forsendelser.
Vi vil gennemgå hvert dokument grundigt her på denne side over tid, så du vil føle dig tryg ved at forberede det. Der er tilgængelige softwareprogrammer, som vil udføre dine eksportdokumenter elektronisk. Efterhånden som din virksomhed vokser, kan du overveje at installere en eller endda overveje at bruge en sofistikeretlogistik virksomhed, der tilbyder denne funktion som en del af deres verdensomspændende servicekapacitet.
