Når din nonprofitorganisation begynder at tiltrække frivillige, kan det være en spændende tid med vækst og fællesskab for alle involverede. Men når frivillige begynder at strømme ind, kan det være overvældende at komme ombord, træne og endda styre allesammen. Det er et betydeligt problem at have, men din organisation kan skabe systemer og standarder til at støtte dine frivillige.
Det er her, en frivillig håndbog er vigtig. Meget gerne medarbejderhåndbøger og træningsmaterialer i virksomheder, tjener en frivillig håndbog til at informere, uddanne og støtte frivillige.
Hvad er en frivillig håndbog?
I sin kerne er en frivillig håndbog en ressource (trykt eller digital), der klart definerer, hvad din nonprofitorganisation laver, og hvordan frivillige hjælper organisationen. Det kan forklare regler for frivilligt arbejde, samt opstille opgaver eller forventninger.
En håndbog skal bruges til at rekruttere, ombord og uddanne frivillige så alle starter med den samme viden.
Det er også en "legacy" ressource, som alle kan bruge, når de vokser med din organisation.
Hvorfor oprette en?
Nonprofitorganisationer har i mange tilfælde begrænsede ressourcer og personale. At bruge tid på at rekruttere, træne og overvåge frivillige kan hurtigt stige, især hvis du har mange interesserede personer.
Heldigvis kan frivillige håndbøger hjælpe med at reducere noget af tiden og pengene involveret i rekruttering og onboarding af frivillige. Også frivillige håndbøger behøver ikke at være dyre eller omfattende. En simpel online PDF kan standardisere den frivillige oplevelse og kræver ikke meget tid, penge eller trykte materialer.
Det bedste af det hele er, at en frivillig håndbog giver en konsekvent ressource, som personale, frivillige og endda donorer kan henvise til. Hvis du gør det, får alle et klart billede af, hvad din organisation gør, og hvordan frivillige hjælper. I stedet for at bekymre sig om inkonsekvente træningsoplevelser eller "mund til mund"-anvisninger, har frivillige og personale en håndbog, der hjælper dem med at få succes.
Når du inkluderer kommunikationsmetoder og kontaktoplysninger, mindsker du også mængden af "stafetoverførsel", det kan tage at besvare en frivilligs spørgsmål eller organisere tidsplaner. En frivillig håndbog giver folk mulighed for at gøre deres bedste arbejde via direkte adgang til de mennesker, de arbejder med.
Når du skriver en håndbog, vil det være vigtigt at tage hensyn til dit publikum. Du har måske unge frivillige, familiefrivillige og ældre frivillige. Med sidstnævnte er det især vigtigt at tale respektfuldt til dem uden at bruge klicheer eller stereotyper.
Hvad går ind i en frivillig håndbog?
Afhængigt af størrelsen og sektoren for din nonprofitorganisation, vil din håndbog variere i størrelse og bredde. Hver nonprofitorganisation er forskellig og har sin egen struktur, så der er ikke én indholdsfortegnelse til din frivillige håndbog.
Men mange nonprofitorganisationer, både små og store, bruger håndbøger, der inkluderer elementer som:
- Velkomstbrev. Dette kunne bestå af en tak eller en varm velkomst for at øge interessen for frivilligprogrammet. Det sætter også tonen for din organisations personale/frivillige forhold. Du kan endda fremhæve hvordan frivilligt arbejde gavner frivillige for at få folk endnu mere interesseret i at deltage i dit program.
- Organisationens mission. Missionen forklarer hvem, hvad og hvorfor i din organisation.
- Liste over medarbejdere og bestyrelse.
- Programmer og kampagner. Liste over alle de programmer, din nonprofit tilbyder, såvel som enhver form for fællesskabsopsøgende indsats. Inkluder udbudte tjenester, finansierede programmer og åbne lokationer.
- Frivilliges roller og ansvar. Dette afsnit kan indeholde stillinger og opgaver, der skal udfyldes. Du kan også fremhæve den indflydelse frivillige har og information om mangfoldighed og repræsentation.
- Frivillighedspolitik. Skitser kvalifikationer for frivillige stillinger. For eksempel, hvis de har brug for et baggrundstjek, tests eller certificeringer. Omfatte Ansøgningsskemaer. Forklar fraværs- og opsigelsespolitikker
- Adfærd og adfærd. Forklar dresscode, forventninger til professionel adfærd, og hvor frivillige kan rapportere bekymringer. Nogle organisationer kan inkludere deres etiske kodeks, især hvis en frivilligs arbejde er følsomt, såsom pasning af børn, handicappede eller ældre.
- Operationer og arbejdsplaner. Nonprofitorganisationer kan gøre denne sektion specifik for forskellige frivillige roller eller give en generisk skabelon til, hvor de skal rapportere, eller hvad de skal have på. Inkluder også sikkerhedsretningslinjer, arbejdsprocesser og information om skift og tidsplaner.
- Vejviser. Inkluder medarbejdere eller frivillige ledere, der er ansvarlige. Angiv vigtige telefonnumre, gruppeværktøjer og websteder, der hjælper frivillige med at holde styr på deres opgaver eller tidsplaner.
Ofte indeholder frivillige håndbøger mange flere emner end anført her. For eksempel inkluderer National Wildlife Foundations sektioner om rekordhåndtering, dresscode, deltagelse og tid, minimumstimer påkrævet, træning, evaluering, anerkendelse, adfærd, rygning og stoffer, sikkerhed og ansvar, refusion af udgifter, sikkerhed og tryghed, seksuel chikane og konflikter mht. interesse.
Tilpasning
Listen ovenfor er kun et udgangspunkt for din nonprofitorganisation; på ingen måde er det det eneste format, du kan vælge. Nonprofitorganisationer kan lave en fuld håndbogsversion, eller de kan tage mere af en frivillig "orientering" tilgang.
En orienteringshåndbog fokuserer muligvis kun på de roller og opgaver, frivillige skal udføre for din organisation. Disse beskrivelser kan tilpasses til hver stilling eller kunne tjene som en generel orienteringshåndbog, som alle frivillige modtager. Orientering kan også omfatte videoer, frivillige kan få adgang til eksternt, eller et gruppe- eller individuelt møde.
Nogle nonprofitorganisationer skal muligvis inkludere yderligere sektioner i deres håndbøger, såsom retningslinjer for refusion eller nødevakueringsprocedurer. Der kan også være nogle juridiske eller forsikringsmæssige ansvarsfraskrivelser at inkludere, såsom oplysninger om skadesansvar og information om din stats "barmhjertige samaritaners lov".Brug et øjeblik på at spørge, om der er nogen "usædvanlige" opgaver, du vil stille til dine frivillige, og opret et afsnit i din håndbog, der omhandler dem.
Sådan laver du en frivillig håndbog (hurtigt)
Det smukke ved en frivillig håndbog er, at den ikke behøver at være kompliceret. Du kan bruge eksisterende uddannelsesdokumenter eller diskussioner mellem medarbejdere og frivillige til at beslutte, hvad der skal inkluderes.
Du kan også bruge andre nonprofitorganisationers håndbøger som en disposition (men undlad at kopiere!). Husk også, at din håndbog ikke behøver at være perfekt; det er OK at starte med en første udgave og opgradere efterhånden som du udvider.
Nøglen er bare at komme i gang.
Ved at bruge Microsoft Word eller Google Docs kan en af dine frivillige eller medarbejdere vælge professionel manual skabeloner, brochureskabeloner, eller bare brug et basisdokument. For at gøre det nemt at gennemse, prøv dog at inkludere:
- En klar titel med alle relevante oplysninger (navn, adresse, kontaktoplysninger)
- En indholdsfortegnelse
- Sideskift mellem afsnit
- Simpelt, letlæseligt indhold
- Letlæselig skrifttype og farver
- Programkoordinatorens kontaktoplysninger for sikker kommunikation
Du kan brande din håndbog, så den matcher din organisations farver, skrifttyper og billedstil. Gør din håndbog så klar, organiseret og kortfattet som muligt.
Når du har fået din første håndbog redigeret og klar til brug, kan du enten udskrive den eller oprette en online PDF til din hjemmeside. PDF er den mest overkommelige mulighed. Med en online PDF kan du distribuere håndbogen via e-mail, sociale medier eller din hjemmeside. At have manualen i virtuel form gør det også meget nemmere at opdatere ofte.
Eksempler
Leder du efter lidt inspiration? Her er et par eksempler på, hvordan din frivillige håndbog kunne se ud:
- Høre Tale- og Døvhedscenter Vejledning til frivillig orientering
- Katolske velgørenhedsorganisationer i Maine Frivillighåndbog
- Politikker og procedurer. National Wildlife Foundation
- Kvinders empowerment Frivillighåndbog
- FIND Fødevarebanken Frivillighåndbog
Husk, at der ikke er nogen "one size fits all" tilgang til at lave en frivillig håndbog. Tænk over, hvilke oplysninger du skal dele konsekvent med dine frivillige, og hvilke ressourcer du gerne vil have, at de skal have. Du kan altid tilføje en opdatering senere.
Spar tid, penge, energi og stress ved at give dine medarbejdere og frivillige en ressource, de kan bruge til at få størst mulig effekt med mindst muligt tilsyn.
