Selvom udtrykket er at "melde sig syg", er e-mail ofte en acceptabel måde at gøre det på fortælle din leder, at du er syg og vil ikke kunne komme på arbejde. Før du trykker på "send", skal du dog sørge for, at din e-mail er korrekt formuleret for at undgå negative konsekvenser - for dig, dit team eller din chef. Derudover vil du gerne tjekke din medarbejdermanual, så du ved, hvornår en lægeerklæring er påkrævet.
Muligheder for sygemelding
Før du sender en e-mail, der fortæller din chef, at du er syg, skal du være sikker på, at det er den måde, du forventes at give besked om, at du ikke vil være på kontoret eller online, hvis du arbejder eksternt. Sørg også for at angive, om du vil være tilgængelig til at arbejde.
Hos mange organisationer er sygedage forvandlet til "svar på e-mails hjemmefra" dage.
Vær tydelig i din e-mail, om du er for syg til at svare på e-mails eller planlægger at tjekke ind med jævne mellemrum.
Lad også din leder vide, hvis du er tilgængelig til at besvare spørgsmål, der måtte opstå under dit fravær.
Hvis du er for syg eller smitsom til at arbejde, men føler, at der er opgaver, du alligevel kunne klare derhjemme, kan du helt sikkert spørge din vejleder, om det er en mulighed at tage fjernarbejde for dagen. Det kan undgå, at du bliver nødt til det tage en betalt eller ulønnet sygedag. Det værste, din leder kan sige, er nej (måske bare fordi han foretrækker, at du tager dagen til at komme dig fuldt ud, så du kan vende tilbage til arbejdet hurtigst muligt).
Selvom det kan være fristende at holde styr på e-mails selv på en sygedag, så husk på, at nogle gange er hvile nødvendigt for at komme sig. Og at arbejde, mens du er under vejret, kan føre til sjuskede fejl. Så hvis du har brug for at tage stikket ud af e-mail og undgå alt arbejde, så gør det.
Eksempel på sygedag-e-mail-beskeder
Brug denne e-mail-eksempel på sygedag, når du skal på en sygedag, og hvis e-mail – i modsætning til et telefonopkald eller sms – er en acceptabel måde at underrette din vejleder på.
Emne: Dit navn - Sygedag
Kære vejleder navn:
Jeg kan ikke komme på arbejde i dag på grund af personlig sygdom. Jeg vil bruge en af mine sygedage til at dække dette fravær fra arbejde.
Giv mig venligst besked, hvis jeg kan give yderligere oplysninger. Jeg tjekker min e-mail i løbet af dagen.
Med venlig hilsen
Dit navn
Emne: Michael Doring Fravær
Kære fru Kelly,
Accepter venligst denne skriftlige meddelelse om mit fravær den 27. august 2020. Jeg kunne ikke komme på arbejde på grund af sygdom.
Hvis du har brug for yderligere oplysninger, så lad mig det vide.
Med venlig hilsen
Michael Doring
Hvad skal du inkludere i din e-mail
Giv din vejleder vigtige oplysninger om, hvorfor du ikke vil være med, men del ikke for mange detaljer om den nøjagtige karakter af din sygdom. Ingen ønsker at forestille sig detaljerne! Her er nogle detaljer, du måske vil inkludere i din note:
Uanset om du vil tjekke din e-mail eller ej. Du kan også oplyse dit telefonnummer, hvis der skulle opstå noget akut.
Hvis du holder ferie med løn. Nævn om du planlægger at tage en betalt eller ulønnet sygedag.
Forklar, hvad du vil gå glip af. Hvis du er midt i et projekt eller mangler et vigtigt møde, vil du måske dele disse oplysninger. Du kan sige noget som f.eks. "Marisa bør være opdateret, hvis der er spørgsmål om Richardson-forslaget," eller "Jeg vil gøre mit bedst at ringe ind til teammødet ved middagstid," eller "Jeg sender også en e-mail til Tanisha, så hun kan dække mine sociale medier ansvar."
Hvornår skal du sende din e-mail
Vær høflig over for din overordnede, dine kolleger og – hvis det er relevant – dine kunder. Så snart du ved det, skal du gøre dem opmærksom på, at du vil være syg. Du kan sende e-mailen midt om natten eller først om morgenen, når din alarm går i gang, og du indser, at du ikke vil være i stand til at komme ud af sengen.
Du vil helt sikkert gerne undgå at sende din e-mail på det tidspunkt, du skulle ankomme på arbejde – eller endnu værre, efter dit starttidspunkt. Det kan få det til at virke, som om du har sovet igennem din alarm, og det kan få kolleger til at knokle for at dække dit arbejde i den tid, det tager din vejleder at finde en erstatning for dig.
Du kan også sende en e-mail til dit team og informere dem om, at du bliver syg; at holde alle i løkken vil hjælpe dem med at tilpasse sig dit fravær så jævnt og hurtigt som muligt.
Konfigurer en ude af kontoret-meddelelse
Placer et fraværssvar på din arbejds-e-mail og/eller telefonkonto. I den kan du lade folk, der forsøger at kontakte dig, vide, at du ikke vil svare på e-mail den dag.
Det er også en god idé at henvise dem til en anden, der kan hjælpe med presserende spørgsmål og bekymringer under dit fravær. Annuller eller flyt også møder, som du ikke kan afholde.
Nøgle takeaways
Advarer din vejleder om en sygedag ved hjælp af e-mail. I din besked skal du nævne, om du vil tjekke e-mails eller vil være helt offline.
Del ikke for mange detaljer. Du kan blot sige "Jeg tager en sygedag" eller "Jeg har det dårligt med vejret." Der er ingen grund til at dele detaljer om arten af din sygdom.
Tid din e-mail korrekt. Sørg for, at den ankommer før din starttid.
Hav backup på plads. Hvis du arbejder på presserende projekter eller vil modtage e-mails, der kræver et øjeblikkeligt svar, så sørg for, at en anden medarbejder dækker dit arbejde under din sygedag.
