Tilbage i skolen var gruppeprojektet ikke altid en positiv oplevelse. I hver gruppe arbejdede nogle uundgåeligt hårdere end andre, mens andre aldrig dukkede op. Som et resultat kan det være frustrerende, hvis du er et af teammedlemmerne, der bærer det meste af byrden.
Det er lidt anderledes i erhvervslivet, da hvert projekt har en projektleder, og denne person kan uddele reelle konsekvenser, hvis teammedlemmer ikke udfører deres opgaver. Selvom projektlederen ikke har disciplinær autoritet over hans eller hendes team, kan enhver dårlig præstation fra et medlem vende tilbage til deres chef og reflektere negativt over deres karriere.
Det er sandsynligt, at projektlederen ikke kan vælge teammedlemmerne til projektet og vil ikke have autoritet til at fjerne et medlem på grund af dårlig præstation. Hvordan administrerer du et projekt, når dine teammedlemmer ikke rapporterer til dig?
Her er seks tips til, hvordan du leder et projekt, når teammedlemmerne ikke rapporterer til dig.
Afklar dine grænser med chefen
Inden du overhovedet har dit første teammøde, så sæt dig ned med den person, der har tildelt dig dette projekt og tal om ledelsens forventninger. Dette er selvfølgelig nemmest, hvis du og alle teammedlemmerne rapporterer til den samme person, men selv hvis ikke, vil du gerne have denne samtale.
Disse er spørgsmål, du gerne vil stille:
- Har du magten til at fjerne og erstatte folk på holdet, hvis de ikke træner?
- Har dette projekt prioritet frem for andre projekter? Hvis ikke, hvor sidder dit projekt så i hierarkiet. Med andre ord, kan du fortælle dine teammedlemmer, at de skal stoppe med at lave et andet projekt for at overholde en deadline?
- Hvis du har problemer med teammedlemmernes præstation, vil chefen med disciplinær magt bakke dig op, eller betragtes du som ligestillet med teammedlemmer?
- Hvis du ikke allerede har gjort det, så spørg, hvad målene er for projektet og den forventede tidsramme til afslutning.
Hvis du har fastsat dine grænser, før projektet begynder, ved du, hvor langt du kan gå, og hvad du kan bede dine teammedlemmer om. En chef, der siger, "dette projekt er topprioritet", men ikke vil bakke dig op om det, er det samme som chefen siger, "dette er ikke topprioriteten."
Men at få buy-in fra din chef om, hvorvidt projektet er en topprioritet, kan hjælpe dig med at få medlemmerne til at arbejde så hårdt som muligt. Og vær ikke bange for at være direkte med din chef ved at nævne, at du gerne vil vide, hvor vigtigt projektet er, så du kan kommunikere det budskab til teamet. Du vil gerne kommunikere, at alle har det samme mål, at få projektet færdigt korrekt og til tiden.
Du kan også følge op med din chef via e-mail og bede om at bekræfte, at projektet er en topprioritet. Når du modtager den e-mailede bekræftelse, kan du videresende e-mailen til teamet, hvis det er nødvendigt.
Det er vigtigt at huske, at teammedlemmerne kan have andre ansvarsområder ud over projektet. Som følge heraf betragter de måske ikke dit projekt som en topprioritet for dem i starten, men det er ikke nødvendigvis, fordi de er ligeglade, eller fordi de søger at undgå at arbejde. Det er ret sandsynligt, at de simpelthen har andre opgaver og ansvar, som de skal udføre på daglig basis. Det gælder især, når man arbejder med kolleger fra forskellige afdelinger.
Tal med din chef for at afklare vigtigheden af projektet, målene og tidslinjen og at kommunikere disse oplysninger med teamet tidligt kan hjælpe med at gøre processen mere smidig og være mindre stressende.
Tal med dit team, før du laver opgaver
Når du har et tværorganisatorisk team, er det nemt at lave opgaver. Jane fra marketing vil varetage marketingopgaverne. Karen fra økonomien skal stå for økonomien. Men selv når ansvaret er klart, så tal med dine teammedlemmer først.
Du kan finde ud af, at både Karen og Jane bad om at være på dette hold for at lære mere om andre områder af virksomheden, så når du tildeler dem til deres ekspertiseområder, kan de blive frustrerede.
Denne samtale er afgørende for at have et godt teamforhold. Selvom du er ansvarlig for det ultimative projektresultat, opnår du ikke gode resultater uden teammedlemmer, der er om bord. Kort sagt, styrk dine teammedlemmer ved at bede om deres input og deres bekymringer. Når projektet er afsluttet og en succes, kan hele teamet føle stolthed ved at vide, at hver enkelt af dem spillede en aktiv rolle i dets succes.
Dobbelttjek med chefen
Hvis du efter at have talt med dine teammedlemmer beslutter, at den eneste måde at udføre denne opgave på er at giv opgaver, som en eller flere personer vil finde ubehagelige, tal med din chef, før du laver afleveringer.
Hvorfor? Du vil sikre dig, at du har den backup, du har brug for, og at du ikke har forsømt en mulighed, der vil gøre opgaverne mere tilfredsstillende for teammedlemmerne.
Tag mindst én elendig opgave selv
Alle ved måske, at du blev valgt til at lede dette hold på grund af din succeshistorie, men det er også vigtigt at smøge ærmerne op og komme ind i en blanding af ting.
At påtage sig noget svært eller ubehageligt sender beskeden om, at du er en del af holdet, og at du holder af dine holdkammerater. At tildele de ubehagelige opgaver sender beskeden om, at du tror, du er bedre end dine holdkammerater.
Det betyder ikke, at du skal udføre alle de elendige opgaver. Men sørg for, at de er retfærdigt fordelt blandt teammedlemmer. Hvad der er ubehageligt varierer fra hold til hold, men hvert projekt har noget, som ingen ønsker at gøre. Ofte er der talrige opgaver, som alle gerne vil undgå. Sørg for, at de er fordelt retfærdigt, og du tager din del.
Giv hurtig feedback
Husk feedback er mere end at sige "godt arbejde" eller "dårligt arbejde", det er "det var et fantastisk arbejde, fordi..." og "det blev ikke så godt, fordi..." Uden fordi-sætningerne lærer ingen.. Og så længe du ønsker at uddele feedback, så sørg for, at du accepterer feedback fra dine teammedlemmer.
Igen giver du dem mulighed for at gøre et godt stykke arbejde og minder dem om, at deres succes er din succes, og at I alle er i dette sammen. Ved at give feedback og lære dem at udføre en opgave, især hvis du har mere erfaring, vil du skabe et positivt arbejdsmiljø.
Hold alle informeret
Som teamleder vil du rapportere fremskridt til din organisations ledere og seniorledere. Sørg for, at du tager oplysningerne fra disse møder tilbage til dit team. Lad desuden din gruppe vide, hvad du vil sige til disse møder.
Giv også alle kredit, især når der er ros involveret. Går projektet godt, fordi du er fabelagtig? Nå, selvfølgelig, men sig det ikke. Sig, at projektet går godt, fordi holdet er fantastisk. Alle vil vide, at du er en del af holdet.
Men hvad nu hvis projektet går grueligt? Deler du skylden? Ja, men kun privat. Du går individuelt til teammedlemmer og arbejder for at hjælpe med at ændre deres retning eller bidrag. Hvis det ikke virker, går du til din chef og løser problemerne.
Hvis du har magten til at fjerne folk fra holdet, er det nu, du skal gøre det, men hvis du ikke har det, kan du tale med den person, der gør det. Men uanset hvad du gør, skal du ikke begynde at sladre eller klage over dine teammedlemmer. Det vil ødelægge deres moral og gøre alt værre.
Husk, at et succesrigt ledet teamprojekt kan booste din karriere, fremme dit professionelle omdømme og gøre dit arbejde synligt i din organisation. Resultatet kan være yderligere opgaver eller en forfremmelse.
Suzanne Lucas er en freelanceskribent, der brugte 10 år i virksomhedens menneskelige ressourcer, hvor hun ansatte, fyrede, styrede tallene og dobbelttjekkede med advokaterne.
