Der er to hovedtyper af udgifter i din detailbutik - dem, der er kontrollerbare og dem, der er ukontrollerbare. At vide, hvordan man effektivt administrerer hver enkelt er nøglen til rentabilitet i din detailbutik.
Kontrollerbare udgifter
Kontrollerbare udgifter er dem, der kan justeres eller "påvirkes" af nogen. Disse er udgifter, der kan øges eller reduceres baseret på en forhandlers forretningsbeslutning. For eksempel kan slukning af lyset om natten styre omkostningerne til elektricitet. Hvis den lukkende butikschef glemmer det, så stiger omkostningerne. Hvis de husker det, så forbliver omkostningerne nede. Så handling fra denne person kan "kontrollere" denne pris.
Ukontrollerbare udgifter
Ukontrollerbare udgifter er på den anden side dem, der ikke kan påvirkes af nogen under den normale forretningsrytme. Husleje er et godt eksempel på denne. Du forhandler din huslejeudgift i starten af lejemålet, men der går fem år, før du kan ændre den. Ganske vist kan du altid gå tilbage og genforhandle din lejekontrakt for at få en mere fordelagtig takst, men det kræver handling og godkendelse fra en masse mennesker og ikke kun butikschefen. Så det er ikke en simpel forretningsbeslutning, som en kontrollerbar er.
Der er mange værktøjer, du kan bruge i din butik for at hjælpe dig med at kontrollere udgifterne. For eksempel ved at bruge en åben for køb proces, kontrol af detailnedsættelser, indstilling af dine produktpriser til markedet, kontrol rabatter til venner og familie, en god butikspolitikmanual, der beskriver lys- og temperaturindstillinger og mange flere. Selv noget så simpelt som at udskifte ældre pærer med nyere mere effektive modeller kan hjælpe med at kontrollere udgifterne.
Når en detailbutik kommer i økonomiske problemer, forsøger ejerne ofte at "klippe" deres vej til rentabilitet. Med andre ord forsøger de at reducere udgifterne eller kontrollere omkostningerne som en måde at få overskud på. Problemet med dette er, at de største udgifter normalt ikke er kontrollerbare (husleje, lønninger) derfor udgifter, der bliver skåret ned (reducerer medarbejdertimer eller fordele) påvirker direkte kundeoplevelsen og skaber en cyklus af nedgang. Husk, det er ikke P&L (opgørelse af aktiver og passiver) ved udgangen af den måned, der betyder noget; det er pengestrømmen du har i løbet af måneden.
Detail er en likviditetsstyringsvirksomhed. Du skal blive ekspert på styring af pengestrømme. Dette gøres ved at balancere din tilgang til udgifter. Først skal du sikre dig, at du kan likvidere din virksomhed. Selv de (mærkede) ukontrollerbare udgifter kan manipuleres som en kontrollerbar udgift for at imødekomme pengestrømmen. Et eksempel på dette ville være at bede udlejeren om yderligere 14 dage til at betale husleje eller dine sælgere om yderligere 30 dages dating på dine køb.
Incitamenter
En af de bedste måder at kontrollere udgifter på er gennem incitamenter. Hvis dine medarbejdere har et incitament til at kontrollere udgifterne, så hjælper de dig. Hvis ikke, så er du alene. Husk det gamle ordsprog, det, der bliver belønnet, bliver gentaget. Gør udgiftskontrol til en del af enhver detailchefs kompensationsplan. Giv incitamenter til de andre medarbejdere for ideer til at reducere omkostningerne. Frontlinjemedarbejderne ser ofte ting, butikschefen ikke ser, og kan give en idé, der kan spare tusindvis.
Nøglen til incitamenter er størrelsen af incitamentet. Et gavekort på $10 til Starbucks er ikke nok til at motivere dine medarbejdere. Gør belønningen også relevant for besparelserne. Med andre ord, hvis ideen sparer dig $5k om året, så giv medarbejderen $500. Giv aldrig det samme incitament for hver idé. Medarbejderne vil fange, og dette er ikke længere et incitament. Incitamenter bruges til at drive adfærd. Hvis nogen sparer dig $5k, og du giver dem $50, er det virkelig en fornærmelse. Du har jo råd til det!
