Medarbejderlønfilen er opbevaringsstedet for alt, hvad der har at gøre med en medarbejders lønseddel. Hovedårsagen til at oprette en lønfil er at begrænse adgangen til resten af de fortrolige oplysninger, der findes i personalekartoteket.
Formålet med en medarbejderlønfil
Lønfilen gør det muligt for regnskabspersonalet at betale medarbejderen uden at få adgang til medarbejdernes fortrolige oplysninger. Regnskabspersonalet kan føre lønregnskaber, hvor det giver mening at betale medarbejderen. I de tilfælde, hvor løn og regnskab er outsourcet, er dette en endnu mere anbefalet praksis for medarbejderens lønregistrering.
Lønfilen begrænser adgangen til fortrolige medarbejderoplysninger. Medarbejderlønfilen gør det muligt for regnskabs- og økonomimedarbejdere at have de oplysninger, de har brug for til at betale medarbejderen, på et praktisk sted. Placeringen skal være sikker og utilgængelig for andre medarbejdere.
Du skal gøre indtryk på regnskabspersonalet, at oplysningerne i lønfilerne er fortrolige og ikke bør deles uden tilladelse og underskrive fra HR-medarbejdere. Regnskabspersonalet bør heller ikke dele nogen information om medarbejderforhøjelser, forfremmelser, bonusser og andre oplysninger, der er fortrolige om medarbejdere.
Human Resources behøver ikke at overvåge regnskabets adgang til medarbejdernes lønfiler. Som det anbefales for relaterede medarbejderfiler såsom personale- og medicinske filer, bør du begrænse adgangen til lønkartoteket. Kun personer, der skal have informationen til at udføre deres arbejde, bør se indholdet.
Indholdet af en medarbejderlønfil
Dette er en foreslået liste over, hvad der hører til i en medarbejders lønkartotek.
- Tilbudsbrev underskrevet af ansættelseschefen, Human Resources og medarbejder
- Lønautorisation underskrevet af Human Resources og ansættelseschefen, når der eksisterer en medarbejderkontrakt
- W-4 formular
- Papirarbejde og autorisation i forbindelse med personalegoder, der indebærer lønfradrag
- Formular til tilladelse til direkte indbetaling
- Skemaer til regnskab for lønmodtagertid
- Ugentlige timelister
- Tidsur-registreringer, hvor brugt
- Tilstedeværelsesrekorder
- Anmodninger om udgiftsgodtgørelse, herunder dokumentation og kvitteringer for rejser og andre godkendte udgifter
- Formularer til refusion af undervisning og kvitteringer for betaling, bøger og så videre
- Anmodningsformularer til forudbetaling
- Virksomhedens lånedokumenter og betalingsplan
- Udsmykningsordrer og optegnelser
- Tilladelse til frigivelse af private oplysninger
- Papirarbejde i forbindelse med hver medarbejderforhøjelse
- Papirarbejde relateret til enhver bonus, overskudsdeling eller anerkendelsespris
- W-2 formularer
- Godkendelse til alle andre lønhandlinger, som din virksomhed tillader
Også kendt som medarbejderkartoteker, medarbejderregistre, personalekartoteker, dokumentation.
Bemærk: Susan Heathfield gør alt for at tilbyde nøjagtig, sund fornuft, etisk personaleledelse, arbejdsgiver- og arbejdspladsrådgivning på denne hjemmeside, men hun er ikke en advokat. Indholdet på siden skal ikke opfattes som juridisk rådgivning. Siden har et verdensomspændende publikum, og ansættelseslove og regler varierer fra stat til stat og land til land, så artiklerne kan ikke være endelige om dem alle for din arbejdsplads. Søg altid juridisk rådgivning, når du er i tvivl. Oplysningerne på webstedet er kun vejledende.
