Den organisatoriske struktur af en detailbutik varierer afhængigt af virksomhedens størrelse og type. Mange af de opgaver, der er forbundet med at drive en detailforretning, vil være de samme uanset en butiks størrelse, men små eller uafhængige detailbutikker kan evt. kombinere mange sektorer under én division, mens større butikker skaber forskellige divisioner for hver enkelt funktion sammen med mange lag af ledelse.
For eksempel kan en lille specialbutik have alle sine ansatte under én kategori kaldet Butiksdrift. Et stort varehus kan have et komplet personale bestående af en leder, assisterende leder, og salgsmedarbejdere kun for dens sportsafdeling. Andre afdelinger, såsom Home and Garden og Bed and Bath, ville have samme holdopstilling.
Definition af jobbeskrivelser
Når en butik er en del af en stor detailkæde, er jobs sandsynligvis klart definerede og varierer ikke meget fra butik til butik. Men hvis du lige er begyndt at opbygge en detailforretning, skal du muligvis samle klare retningslinjer og jobbeskrivelser af, hvem der skal gøre hvad for at forhindre, at tingene falder ned i kaos. Selvom man kun har et lille personale, bør alle have specifikke opgaver, så tingene ikke falder igennem.
Hvor skal man begynde
For at definere butikkens organisation er et godt sted at starte ved at detaljere alle opgaver, der skal udføres. Udvikl et organisationsdiagram, der viser, hvem der skal håndtere hvilke dele af virksomheden. For eksempel forventer du sandsynligvis ikke, at dit personale skal håndtere lagerstyring.
Et organisationsdiagram med ansvarsområder spiller også en vigtig rolle for ansvarlighed, fordi det beskriver, hvor hver medarbejder passer ind, og alle ved, hvem deres direkte chef er.
Det er også en god idé jævnligt at opdatere dine udskrevne jobbeskrivelser for hver enkelt stilling, så der ikke er nogen forvirring om jobansvar, især når din organisation vokser og udvikler sig. Jo mere klarhed alle har om, hvad der forventes af dem, jo mere jævnt vil tingene køre.
Eksempel på fitnessbutik
En del af definitionen af jobroller og -ansvar på dit organisationsdiagram inkluderer passende kompensation. Sig for eksempel, at du har en detailbutik, der sælger fitnessudstyr, og de personer i virksomheden, der bruger mest tid sammen med dine kunder, er leverings- og installationsteamet. Nogle installationer kan tage op til fem timer, mens sælgeren måske har brugt 30 minutter til en time på at hjælpe kunden med at vælge.
Et vigtigt og meget relevant ordsprog i detailhandlen er det det sidste indtryk er det varige indtryk. Det betyder, at uanset hvor fantastisk butiksoplevelsen var, hvis leveringen og installationen var forfærdelig, er det alt, hvad kunden vil huske. Og hvis leveringen gik dårligt, og det er alt, hvad kunden husker, er der meget lav sandsynlighed for, at du nogensinde vil se dem igen.
I dette eksempel på fitnessbutik kan du overveje at kompensere dit installationsteam baseret på kundeoplevelsesresultater. Du kan også inkludere dem i bonuspuljen, der normalt er reserveret til salgsteamet. Denne tilgang til "én virksomhed/et team" kan være med til at sikre, at uanset hvilken struktur du har på plads, så lader du enhver medarbejder vide, at kundeoplevelsen er førsteprioritet.
Opbygning af et detailteam
Administrerende direktør, ejer eller præsident påtager sig typisk ansvaret for at rapportere til interessenter og føre tilsyn med alle aspekter af virksomheden, herunder overskud, personaleforhold og drift. I en lille virksomhed vil ejeren sandsynligvis have mere en-til-en tid med medarbejdere og kunder. Dette gælder især i de første par år, hvor en ejer/stifter ville forvente at bære mange forskellige hatte for at holde virksomheden kørende.
På organisationsdiagrammet under butiksdrift vil du forvente at se et træ- eller hierarkidiagram over butikken ledere, såvel som afdelings- eller assisterende ledere, kasserere, sælgere, modtagelse og tabsforebyggelse (sikkerhed) personale.
En marketingafdeling vil omfatte personale med ansvar for public relations, kampagner og visuelle visninger i butikken. Under merchandising finder du muligvis planlægnings-, købs- og lagerstyringspersonale og under menneskelig relationer ville være personale, der ansætter og uddanner medarbejdere og håndterer fordele og andet personale betyder noget. Endelig vil dit informationsteknologiske personale håndtere sådanne ting som mainframe og desktop computer vedligeholdelse og backup, online sikkerhed og andre informationsteknologiske problemer.
Efterhånden som butikken vokser og detailforretningen udvikler sig, vil dynamikken i organisationens struktur også ændre sig. Det bliver vigtigt løbende at redesigne butikkens organisationsplan for at understøtte beslutningstagning, samarbejde og lederskabsevner, der er essentielle under og efter en vækst periode.
Uanset størrelsen på din organisation kan følgende tips guide dig i din strukturplanlægning:
- Fokus på kundeoplevelsen. Alt arbejde bør kulminere med at opnå dette vigtigste aspekt. Hvis den rolle, du har overvejet at tilføje, ikke på en eller anden måde påvirker og forbedrer kundeoplevelsen, skal du vurdere, om det faktisk er nødvendigt eller ej.
- Hold så få lag som muligt. Jo flere lag du har, jo mere komplicerede bliver tingene for medarbejderen og kunden.
- Knyt kompensation til kundeoplevelse, uanset rolle eller arbejdsopgaver.
- Udvikle en kultur med én virksomhed og ét team. Eliminer siloerne mellem salg og drift, og minde alle medarbejdere om, at hvert tandhjul i maskinen har sin egen anvendelighed og betydning.
I sidste ende gavner det både medarbejdere og kunder at sætte din organisation op til at holde linjen fra ejeren til kunden så kort som muligt kunder. Dette er den bedste måde at sikre, at kunden altid får en bemærkelsesværdig oplevelse.
