At give vejledning til nye opgaver og opgaver er en normal del af rollen som en tilsynsførende eller leder. Hvordan du giver anvisninger via dit tonefald, ordvalg og kropssprog går langt i retning af at få støtte og fremme en sund arbejdsplads.
Effektive supervisorer og ledere arbejder hårdt for at dyrke deres færdigheder i at give retning til deres teammedlemmer. Der er mange kommunikationsmetoder, men der er nogle generelle praksisser, som ledere bør bruge for at sikre, at teammedlemmer modtager klare anvisninger.
7 Positiv kommunikationspraksis
- Giv altid kontekst for opgaven, der skal udføres. Folk gør deres bedste arbejde, når de forstår vigtigheden af opgaven for den større drift. Når du tager dig tid til at forklare den forretningsmæssige betydning af den opgave, du anmoder om at blive udført, underviser du og viser respekt for den person, du bad om at udføre arbejdet
- Vær specifik, når du tildeler opgaver. Skitsér, hvornår opgaven skal udføres, og del eventuelle kvalitetsstandarder
- Bed teammedlemmet om at udføre opgaverne. Vælg et respektfuldt tonefald, høflige ord og giv budskabet med den passende lydstyrke. Sammenlign disse udsagn: "Gå aflæs den lastbil," og "John, forsendelsen på den lastbil er nødvendig på produktionslinjen. Hjælp venligst med at losse lastbilen inden middag." Der er næppe tvivl om, at sidstnævnte tilgang ville blive opfattet som positiv og førstnævnte som negativ
- Giv dit team en chance for at stille spørgsmål. Tilbyd den eller de personer, der bliver bedt om at udføre opgaven, mulighed for at afklare deres spørgsmål. Dette trin hjælper med at styrke kommunikationen mellem medarbejder og supervisor og forbedrer sandsynligheden for et vellykket resultat. Medarbejderen har mulighed for at bekræfte, at han eller hun virkelig forstår, hvad der bliver bedt om
- Stol på dine medarbejdere. Modstå trangen til at overvåge eller mikroadministrere en medarbejders udførelse af den ønskede opgave. En del af at lede effektivt er at lære at stole på, at dit team kan udføre opgaver uden dig
- Styrk din medarbejders tillid. Giv passende tak og positiv feedback for opgaver udført korrekt
- Sørg for at give konstruktiv feedback. Tilbyd klar, adfærdsmæssig, fokuseret feedback for alle opgaver, der udføres forkert
Læg vægt på undervisning sammen med at give anvisninger
En af en leders opgaver er at vurdere, om opgaven er ny eller kompliceret og kræver træning. Hvis dine teammedlemmer aldrig har fuldført en bestemt opgave før, vil du måske give noget træning.
Giv instruktion og giv derefter mulighed for, at den enkelte kan øve opgaven med din hjælpsomme supervision. Når den enkelte har udviklet tillid til opgaven, så lad dem fuldføre arbejdet uden dit opsyn. Vend tilbage på et senere tidspunkt for at validere færdiggørelse, aktualitet og kvalitet.
Tilbyd afhjælpende træning, når den enkelte kæmper for at løse opgaven til tiden eller på det rigtige kvalitetsniveau.
Overvejelser for at kommunikere
Arbejd med at give instruktioner i en ikke-aggressiv tone. Mens visse omstændigheder kan fortjene ordrer, modstå trangen til at gø på dit hold. Reflekter altid tilbage til de tidspunkter, hvor du modtog instruktioner, og hvordan det at blive gøet af fik dig til at føle.
Prøv ikke at svare på "Hvorfor?" med "Fordi jeg sagde det." Medarbejderne kan godt lide at blive informeret. Oplysningerne hjælper dem ikke kun med at organisere deres egne arbejdsprioriteter, men giver dem mulighed for at deltage i deres opgaver. Buy-in refererer til at føle, at det, de gør, er vigtigt, og det, virksomheden gør, er vigtigt.
Vær ikke vag, når du udsteder instruktioner. Tydelige instruktioner, mens du stiller teammedlemmer til opgave, vil hjælpe teamets produktivitet og løse konflikter om præstation bagefter.
Mennesker er individer og har andre omstændigheder i deres liv, som kan påvirke dem. Det kan være personlige eller arbejdsrelaterede problemer. At undlade at erkende, at individer kan have modstridende interesser med arbejde og opgaver, kan gøre kommunikation vanskelig.
Hvis du kommunikerer tydeligt og viser din påskønnelse af dit team og det arbejde, de udfører, vil dine teammedlemmer vide, at du holder dem højt og vil reagere i overensstemmelse hermed.
