Mange af os lærte ikke at skrive e-mails i skolen, men alligevel er det en uvurderlig færdighed på arbejdspladsen at vide, hvordan man skriver en e-mail. Dette gælder især for dem, der arbejder i (eller leder efter) fjernarbejde. Ved siden af god telefonetikette, er der sandsynligvis ingen færdigheder så vigtig som e-mail, når det kommer til at få - og beholde - et arbejde-hjemme-job.
En velskrevet e-mail gør det nemt for modtageren at forstå og handle på sit budskab. I jobsøgning, kan e-mail gå forud for eller endda erstatte det første indtryk ansigt til ansigt, så korrekt tegnsætning og et sammenhængende budskab er nøglen. Og på jobbet forårsager uklare e-mails forvirring og forsinkelser. Følg disse tips for at skrive effektive e-mails til kolleger, kunder, potentielle kunder, ansættelsesledere og endda venner og familie.
Overvej først beskeden og modtageren
Marc Romanelli / Getty Images
En e-mail skal starte i dit sind, ikke med fingrene på tastaturet. For at skrive e-mail effektivt, skal du først overveje
Overvej derefter modtagerens synspunkt. Hvilken information har de brug for for at handle eller forstå dit budskab? Giv nødvendig (men ikke overdreven) baggrundsinformation. Husk også passende etikette for denne særlige modtager. Humørikoner og forkortelser, som OMG eller LOL, er ikke egnede til jobansøgninger og de fleste forretnings-e-mails.
Skriv en beskrivende e-mail-emnelinje
Når du skriver en e-mail, skal du ikke skrive noget vagt i emnelinjen som "hej" eller "arbejde hjemme-job" eller lade det stå tomt. E-mails med denne form for emnelinje har en god chance for at ende i modtagerens spamboks eller blot ignoreres. Hvis du søger job, så skriv stillingens navn i emnelinjen. Hvis e-mailen er til en kollega, så lav din emnelinje til en kort sætning, der opsummerer formålet med beskeden.
En anden fordel ved at skrive en beskrivende emnelinje er, at det bliver nemmere for dig at finde i din indbakke, hvis du skal søge i den senere. Noget med en e-mail linje som "Spørgsmål" vil dog ikke være nyttigt.
Hils modtageren ordentligt
Hvis du kender navnet på din modtager, men ikke kender dem personligt, hilse ved at bruge en titel, f.eks. Kære fru Brunelli. (Brug "Ms." for kvinder, når du er usikker på, om "Mrs." eller "Miss" er passende.) Hvis du er usikker på køn, skal du blot bruge for- og efternavnet, dvs. Kære Chris Smith. Hvis du ikke kender personens navn, skal du begynde din e-mail uden hilsen eller bruge en simpel hilsen, f.eks. Hej, hilsen, kære leder osv.
Hvis e-mailen er til en kollega eller en anden, du kender, skal du bruge det navn, du ville bruge personligt eller på telefonen.
Brug korrekt grammatik og tegnsætning
Det er meget vigtigt at bruge korrekt grammatik i en e-mail. Bevidst eller ubevidst straffer læserne afsendere for grammatiske fejl.
- Run-On sætninger - Når du skriver en e-mail, skal du ikke skåne menstruationerne. Den lille pause giver læserne tid til at forstå ordenes betydning. Korte sætninger giver mulighed for flere af disse små pauser. Bryd lange sætninger op, selv når de teknisk set ikke er tilkørte sætninger.
- Kommaer - For få eller for mange kommaer kan være forvirrende. Lær at bruge kommaet korrekt.
- Emne-Verb aftale - Sætninger med denne type fejl er røde flag for arbejdsgivere, der søger kandidater med gode kommunikationsevner. Gennemgå regler for emne-verbum aftale.
Tjek stavning og brug af store bogstaver
Brug en stavekontrol, men stol ikke på den. En stavekontrol vil ikke fange "de" for "den" eller "der" for "deres", og denne type fejl indikerer skødesløshed. Brug ikke sms-forkortelser som "u" for "du" eller "tho" for "selvom".
Brug korrekt brug af store bogstaver. De fleste mennesker ved at skrive begyndelsen af sætningen og egennavne med stort, men mange undlader at gøre det i e-mails. Vis, at du ikke har noget imod at bruge den ekstra brøkdel af et sekund på at trykke på shift-tasten. På den anden side kan for mange store bogstaver distrahere læseren. Undgå at skrive sætninger med store bogstaver (som mange tolker som svarende til at skrige personligt) samt med stort, blot for at understrege, det første bogstav i ord, der ikke er i begyndelsen af en sætning eller egentlig navneord.
Brug simpel formatering i e-mail
Husk, at alle e-mail-programmer vises forskelligt. Det, der ser perfekt ud på din skærm, kan køre sammen på en andens. Af denne grund skal du undgå at indsætte et højt formateret tekstbehandlingsdokument, såsom et CV eller følgebrev, i en e-mail. Brug dokumenter, der er skrevet i almindeligt tekstformat.
Gør afsnit korte. Ligesom punktum giver afsnitsskift læserens øje hvile. En person, der læser e-mail på en mobiltelefon, vil have gavn af korte afsnit. Men vær omhyggelig med stadig at følge grundlæggende regler vedrørende paragraffer.
Vær kortfattet
Slyngende e-mails, der begraver pointen, bliver fremlagt og til sidst glemt. Eller endnu værre, de kan blive misforstået. Gør dit formål klart, ved at bruge et kortfattet sprog.
- Fjern ordlighed - Skriv med aktive verber. "Jack sendte mig formerne" bruger et aktivt verbum. "Formularerne blev sendt til mig af Jack" er passiv. Den passive form bruger kun et par flere ord, men det lægger op. Mere end det kræver det, at læserne omarrangerer ideerne i deres hoveder.
- Hold dig til pointen - Modstå fristelsen til at tilføje uvedkommende information eller ideer. Gem disse til en anden e-mail.
- Brug Bullet Points - Disse giver din læser mulighed for at bruge visuelle ledetråde til at forstå, hvad der er vigtigt. Men hvis du er i tvivl om, hvordan punkttegn vil blive vist, skal du bruge stjerner eller bindestreger til at oprette punkttegn.
Underskriv e-mail korrekt
Hvis din e-mail som standard er en standard signatur, skal du sørge for, at det passer til den specifikke e-mail, du sender. Underskrifter med politiske udtalelser eller navne og alder på dine børn er fine til personlig e-mail, men til arbejde skal du bruge en mindre personlig signatur. Afhængigt af dit job og din arbejdsgiver kan du stadig personliggøre din e-mailsignatur med et tilbud. Vælg noget ikke-kontroversielt. Hvis du forespørger om et job, så brug din signatur til at give passende kontaktoplysninger uden tilbud eller ekstra personalisering.
Genlæs/genovervej før du trykker på Send
Tjek for stave- og tegnsætningsfejl, før du trykker på send. Hvis du finder en fejl i en e-mail til en jobansøgning, skal du rette den og derefter genlæse igen, før du trykker på send. Men også genlæs for indhold. Hvis din e-mail er lang, så tænk på måder at gøre den mere kortfattet på. Og hvis din e-mail er kontroversiel eller blev skrevet i vrede, så tryk Gem ikke send. Vend tilbage til det et par timer eller en dag senere og se, om du stadig vil sende det.
Dette kan lyde som meget at gøre, før du sender en e-mail, men hvis du sender effektive e-mails og organiserer din e-mail mere effektivt, vil du opdage, at du faktisk har mere tid og ikke mindre.
