Før coronakrisen besluttede virksomhederne selv, om de ville medarbejdere til at arbejde på afstand eller at have et fuldtidskrav til kontordeltagelse. Pludselig vendte verden på hovedet, og et flertal af virksomheder skulle skifte og tilpasse sig en fjernarbejdsmodel.
Men selv når hjemmeboende ordrer til sidst slutter, vil det stadig være en stor færdighed at besidde at vide, hvordan man afvikler et fjernmøde effektivt. Det er også sandsynligt, at denne oplevelse med fjernarbejde - i det mindste en del af, hvis ikke hele tiden - vil have fået nogle tilhængere. Her er 10 måder, du kan hjælpe dig med at gøre dine fjernmøder mest effektive.
Du har brug for fantastiske teknologiske værktøjer
Når du arbejder inden for en medbring-din-egen-enhedskultur (BYOD), vil folk have en række forskellige systemer og muligheder. Dine medarbejdere har dog muligvis ikke det, de skal bruge for at deltage i en vellykket videokonference. Overvej at standardisere bærbare computere eller i det mindste at sætte en minimumsstandard, så videokonferencer er klare og effektive.
Du vil gerne have flere typer teknologi, som er aftalt til fjernmøder, så medarbejderne bliver effektive og erfarne. Dette kan også betyde investering i kvalitetsheadset, som kan hjælpe med at blokere baggrundsstøj samt forhindre feedback fra andre på videoopkaldet.
Hold dig til vellykkede mødegrundlag til fjernmøder
Sidesamtaler og chat-chat, før et ansigt-til-ansigt møde går i gang, er almindeligt, men det fungerer ikke altid så godt i virtuelle situationer. Mødeeksperter Bob Frisch og Cary Greene foreslår at have en formel struktur, en tildelt facilitator, en dagsorden og fastsatte tidsgrænser for at holde dit virtuelle møde kørende.
Som med ethvert vellykket møde, skal du også være på forkant med årsagen til, at du indkalder, målet, og hvordan du forventer, at beslutningen, outputtet eller resultaterne ser ud bagefter.
Undervurder ikke socialiseringsfaktoren
Der er forskellige årsager til, hvorfor eksterne medarbejdere måske ønsker at holde møder: deling af information, brainstorming af løsninger, koordinering af aktiviteter og generelt opbygning af teamet. Men en vigtig grund til at holde et fjernmøde er socialisering. Fjerntliggende teams skal bygge sociale bånd for at kunne arbejde bedre sammen. Lige nu har du måske brug for at holde flere møder end i "normale" tider, fordi så mange mennesker føler sig isolerede og adskilt fra hinanden.
"Jo mere du kan opbygge en følelse af fællesskab lige nu, jo bedre for alles følelsesmæssige sundhed og arbejdspræstationer," siger forfatter og digitalbureauets chef Howard Tiersky. "Et velafviklet møde kan faktisk være et lyspunkt i en ellers trist og deprimerende hverdag."
En virtuel isbryder eller aktivitet vil også hjælpe dig med at starte fjernmødet med en positiv tone og vil tilskynde til en fornuftig omgang med hovedemnet bedre end ledig snak. Selv en sjov isbryder hjælper opvarme gruppens samtale.
Slå lyden fra, når det er nødvendigt
Baggrundsstøj, såsom folk, der tager noter på deres bærbare computere, tilføjer enorm støj til et virtuelt møde. Mind deltagerne om at trykke på mute, hvis de vil skrive (medmindre de taler), eller hvis de har anden støj, der foregår i baggrunden, såsom børn, tv'er, trafik og kæledyr.
Del dine reaktioner
Selvom du kan se dine teammedlemmer, jo flere mennesker der er i fjernmødet, jo færre kan du se hinandens ansigtssignaler og læse kropssprog - væsentlige komponenter i kommunikationen i sådan en miljø. Dette kan føre til en ubehagelig oplevelse.
Med folk på tavs, sammen med mangel på kropssprog og den generelle akavethed ved fjernmødesituationen, kan du have problemer med at fortælle, hvordan folk reagerer.
Hvis nogen laver en joke, så sig højt: "Det er sjovt", fordi de måske ikke ser dit smil eller hører din klukken.
Har en dresscode til fjernmøder
At arbejde hjemme giver generelt en mere afslappet hverdag, men nogle mennesker tager mådehold for langt. For eksempel måtte en dommer i Florida minde advokater om at stå ud af sengen til virtuelle retsmøder og tage almindeligt tøj på.Sørg for, at dine medarbejdere kender virksomhedens forventninger til deres virksomhedspåklædning.
Giv alle deltagere en chance for at tale
I et almindeligt møde kan du forvente, at folk taler, når det er nødvendigt. På grund af mangel på sociale signaler og den anbefalede muting, kan folk opleve vanskeligheder med at sige, hvad de har brug for at sige. Det facilitator eller mødeleder bør spørge folk specifikt for at sige fra eller give alle deltagere en chance for at give feedback eller dele ideer.
I et fjernmøde er nogle medarbejdere mere komfortable med at tale, og du vil ikke tillade nogen at dominere. Derfor vil facilitatoren måske kalde på folk ved navn for at give hvert teammedlem mulighed for at kommunikere.
Gør brug af værktøjets chatfunktion og videofunktioner
Hvis dit virtuelle mødeværktøj har en chatfunktion, så bed folk om at bruge det. Chatvinduet er et værdifuldt sted til at notere vigtige ideer og stille spørgsmål uden at afbryde oplægsholderen.
Du vil måske også bede dine fjernmødedeltagere om at tænde for videokomponenten på værktøjet eller den bærbare computer. Dette er en nyttig måde at hjælpe folk med at forblive på opgaven og deltage effektivt i et fjernmøde.
Hvis I kan se hinanden, ved du, om din kollega er engageret i mødet eller ej. Hvis du bruger visuel kontakt, så bed deltagerne om at sidde i et område af deres hjem, der er roligt og ikke visuelt distraherende.
Vær ikke bange for at tage fat på de svære problemer under et fjernmøde
Som Frisch og Greene fra Harvard Business Review hentyder til, kan det være fristende blot at foreslå, at alle venter, indtil de er tilbage på kontoret med at løse visse presserende problemer.Men du er nødt til at tackle dagens problematiske emner nu. At udskyde problemer tillader dem at accelerere, hvilket er kontraproduktivt for virksomhedens succes.
Behandl mennesker med venlighed og respekt
Mens folk har en tendens til at være mere selvbevidste på kameraet, end de er i ansigt-til-ansigt samtaler, er høflighed altid et godt råd til enhver form for møde. Undlad at kritisere folk for deres belysning, kameraplacering eller andre visuelle problemer under mødet. Tiden til at rette disse ting er før mødet, én til én.
Bundlinjen
Forhåbentlig vil disse tips hjælpe dine fjernmøder til at blive mere effektive og værdifulde. De skal ikke kun tjene som et værktøj til at hjælpe dine medarbejdere til at føle sig mere komfortable med at sidde foran af et kamera og deltage, men styrk din evne til at lede og styre flowet af samtale. Og ligesom mange arbejdsudfordringer før det, vil dine virtuelle møder forbedres med tid, øvelse, vedholdenhed og tålmodighed.
