Selvom det kan være nyttigt for en lille virksomhed at behandle transaktioner hurtigt med et kraftigt regnskabssoftwareprogram, er det noget, du gerne vil undgå at betale for at rette fejl. At forstå de typer regnskabsfejl, der almindeligvis begås, kan gøre en forskel mellem at skulle betale for at rette en fejl og at få det rigtigt første gang. Her er otte almindelige regnskabsfejl, som virksomhedsejere laver, og forslag til, hvordan de kan rettes:
Utilsigtet registrering af transaktioner i en tidligere periode
Når du først har "lukket bøgerne" for et regnskabsår, bør du virkelig ikke gå tilbage for at ændre dem. Alligevel tillader nogle regnskabsapplikationer, såsom QuickBooks, dig ikke at låse en tidligere periodes økonomi, så du kan bogføre indeværende års poster i en tidligere periode, hvis du ikke er forsigtig. Andre regnskabssoftwareprogrammer giver dig mulighed for at begå denne fejl, hvis du ikke har konfigureret softwaren til at låse tidligere regnskabsperioder.
Gennemgå tidligere periodebalance for ændringer
Hvis du har registreret transaktioner i en tidligere periode, ændres balancen. Derfor kan du tjekke din tidligere periodebalance for at sikre, at den ikke har ændret sig, siden du sidst lukkede dine bøger. Hvis det er ændret, skal du undersøge det.
Forkert saldo i aktiv- eller passivsaldo
Aktivkonti skal have debetsaldi, mens passivkonti skal have kreditsaldi. De mest almindelige årsager til at have en forkert saldo på disse balancekonti er bogføring af posteringer på den forkerte konto, fejlklassificering af konti og duplikering af justeringsposter.
Tjek din balance for fejl
Tjek din balance for at sikre, at aktiver og passiver har de korrekte saldi. Hvis der er en konto med en forkert saldo, kan du trække detaljerne på den konto frem for at finde de posteringer, der forårsagede fejlen. Denne kontrol bør udføres mindst en gang om måneden.
Forkert saldo i indtægts- eller udgiftssaldo
Indtægtskonti skal have kreditsaldi, mens udgiftskonti skal have debetsaldi. Nogle årsager til denne fejl er bogføring af poster til den forkerte konto, forkert klassificering af konti og duplikere reguleringsposteringer, som er de samme årsager til at have ukorrekte saldi i balancen regnskaber.
Tjek din indkomstopgørelse for fejl
Du tjekker din resultatopgørelse for at sikre dig, at indtægter og udgifter har de korrekte saldi. Hvis der er en konto med en forkert saldo, kan du trække detaljerne på den konto frem for at finde de posteringer, der forårsagede fejlen. Denne kontrol bør udføres mindst en gang om måneden.
Fejlklassificering af udgifter
Små virksomheders regnskabssystemer sparer tid, fordi posteringer kan bogføres hurtigt og nemt. Når oplysninger indtastes, kan det være nemt at vælge den forkerte udgiftskonto eller udgiftsbeskrivelse. Fejlklassificering af udgifter betyder ikke kun, at regnskabssystemet muligvis ikke korrekt afspejler, hvad der foregår i din virksomhed, men kan forårsage reel hovedpine, hvis finansiel og skattemæssig rapportering ikke er nøjagtig.
Gennemgå dine udgiftsopgørelser med jævne mellemrum
Tildel nogen til at scanne dine udgifter med jævne mellemrum for at sikre, at dataene ser rimelige ud. For eksempel, hvis en måltidsudgift er bogført på leasingudgiftskontoen, vil den normalt skille sig ud på grund af posternes beskrivelse. En anden indikation af, at udgifter kan være fejlklassificeret, er uforklarlige budget-til-faktiske forskelle.
Søger ikke hjælp, når det er nødvendigt
Du har hørt udtrykket "penny wise and dollar poor" med henvisning til folk, der vil bruge et par timer af deres tid på at spare et par dollars. Du er nødt til at indse, at dit job er at drive din virksomhed. En entreprenør bygger, en maler maler, og en ejendomsmægler sælger. Nogle gange er det bare ikke værd at bruge tid på at bruge timer på timer på at gennemgå detaljerne i dit regnskab eller undersøge, hvordan du retter en fejl, du har lavet.
Stol på en professionel revisor
Hvis du kan, tjener du mere, end du vil bruge ved at tage dig af andre problemer end dine regnskabsmæssige problemer, så bør du overveje at outsource problemet til en professionel revisor eller bogholder.
Gemmer ikke kvitteringer
Du har flittigt registreret alle dine udgifter i dit regnskab. Din udgiftsopgørelse er et kunstværk uden fejl eller mangler. Så bliver du spurgt af IRS; uden kvitteringer er dine udgiftsopgørelser ubrugelige.
Gem dine kvitteringer
Gem dine kvitteringer eller lav scannede kopier af dem alle.
Undladelse af at planlægge sikkerhedskopier
Mange små virksomheder er afhængige af software til at udføre regnskabsarbejdet for dem, men tager ikke højde for systemnedbrud eller fejl. Et enkelt problem kan slette dine filer.
Planlæg rutinemæssige sikkerhedskopier
Planlæg ugentlige automatiske sikkerhedskopier ved hjælp af cloud storage eller en specifik server, der er afsat til denne opgave.
Ikke uddannelsespersonale
Uanset hvor kraftfuld din software er, har dit personale brug for uddannelsen for at være effektiv. En ukorrekt uddannet medarbejder kan ødelægge dine optegnelser ved et uheld, og smide alle dine udgifts- og profitsedler af sig.
Udfør regelmæssig træning
Under onboarding-processen skal du afholde omfattende træningssessioner og have kvartalsvise genopfriskninger for at sikre, at alle medarbejdere kan indtaste og køre oplysninger nøjagtigt.
