Medarbejdere bruger mellem en og tre timer om dagen på at surfe på nettet på deres personlige forretninger på arbejdet, afhængigt af den gennemgåede undersøgelse. Da de fleste undersøgelser afhænger af medarbejders selvrapporterede data, er dette produktivitetstab kombineret med de bekymringer arbejdsgiverne har for, hvor deres medarbejdere surfer på nettet på arbejdet, får flere arbejdsgivere til at beslutte at overvåge medarbejdernes brug af internettet.
Medarbejdere handler, driver bankvirksomhed, besøger sportssider, betaler regninger, chatter på Facebook, tweeter på Twitter og meget mere. Hos de fleste medarbejdere er det lejlighedsvise aktiviteter, de udfører i pauser og frokost. Hvis de bruger et par minutters arbejdstid, kompenserer de sandsynligvis for at besvare e-mails, efter at børnene går i seng.
Misbrug af internet på arbejdspladsen
En procentdel af medarbejderne misbruger privilegiet ved internetbrug på arbejdet. I et firma brugte en utilfreds supervisor 6-7 timer om dagen på alt fra jobsøgning til at finde opskrifter, shoppe og downloade kuponer.
I en anden ændrede en medarbejder positionen af sin computer, hvilket gjorde visningen af dens skærm umulig at se af andre end medarbejderen. Dette rejste mistanke hos it-personalet, så de så hans internethistorie og fandt ud af, at medarbejderen downloadede og så pornografiske film.
Hvis arbejdsgiveren var forblevet uvidende om, at medarbejderen så porno, kunne arbejdsgiveren have stået over for en retssag for seksuel chikane eller a påstand om fjendtligt arbejdsmiljø. Ingen af dem ville have været hilst velkommen, så arbejdsgiveren lod medarbejderen gå. (Arbejdsgiverens internetbrugspolitik præciserede klart de betingelser, hvorunder de ville opsige en medarbejder.)
Arbejdsgiverovervågning af medarbejdere, der surfer på nettet
Arbejdsgivere, der blokerer adgangen til medarbejdere, der surfer på nettet på arbejdspladsen, er bekymrede over, at medarbejdere besøger voksensider med seksuelt, romantisk eller pornografisk indhold samt websteder til spil, sociale netværk, underholdning, shopping/auktioner og sport. Derudover bruger nogle virksomheder URL-blokke til at forhindre medarbejdere i at besøge eksterne blogs. Andre blokerer adgangen til websteder som Facebook på arbejdspladsen.
Afhængigt af virksomheden antager computerovervågning mange former: nogle arbejdsgivere sporer indhold, tastetryk og tid brugt ved tastaturet; andre gemmer og gennemgår computerfiler. Mange firmaer bruger alarmer til at overvåge, hvad der bliver skrevet om virksomheden af medarbejdere og andre overvåge sociale medier netværkssider.
Når virksomheder overvåger e-mail, bruger nogle teknologiske værktøjer til at håndtere jobbet på udkig efter nøgleord og sætninger, mens andre tildeler en medarbejder at læse og gennemgå det manuelt.
Hvorfor arbejdsgivere overvåger onlineadfærd
Arbejdsgivere mener, at denne medarbejderovervågning er nødvendig af hensyn til medarbejdernes produktivitet, juridiske årsager, sikkerheden af virksomhedsoplysninger og for at forhindre et miljø med chikane.
Manny Avramidis, præsident og administrerende direktør for American Management Association, skriver:
"Der er primære årsager til, at arbejdsgivere overvåger medarbejdernes internetadfærd på arbejdet, afhængigt af organisationen og dens ansatte. Medarbejdernes produktivitet er nøglen. Nogle virksomheder vil sige, at forretningshemmeligheder er vigtige, ikke nødvendigvis fordi medarbejderne med vilje deler selskab information, men medarbejderne indser muligvis ikke vigtigheden af sådanne elementer som nye produktfunktioner og organisation for konkurrenterne diagrammer.
"Intranetsider deler information, som arbejdsgivere ikke ønsker, at udenforstående skal vide på grund af konkurrence og behovet for at slå konkurrenterne til markedet. Andre virksomheder er bekymrede for bedrageri, hvad angår datasikkerhed, og sørger for, at oplysninger ikke bliver stjålet.
"Nogle virksomheder vil sige, at sikkerhed og produktivitet er deres vigtigste bekymringer, hvilket kan involvere overvågning af medarbejdernes placering via GPS [global] positioneringssatellit], videokameraer i produktionsarbejdsområder og sikkerhedsvagter til at kontrollere ID'er og indholdet af genstande, der bringes til arbejde. Og andre arbejdsgivere vil citere potentielt ansvar, fordi de er blevet brændt i domstolene. De fleste organisationer har noget kapital at overvåge, og det er ret billigt at gøre det. Så det gør de."
Flere arbejdsgiverbekymringer om at surfe på nettet på arbejdspladsen
Ud over bekymringen over den slags websteder, ansatte besøger på arbejdet af disse grunde, motiverer en række yderligere bekymringer arbejdsgivere til at overvåge medarbejdere, der surfer på nettet på arbejdet.
Retssager er et alvorligt problem for arbejdsgivere sagde Nancy Flynn, administrerende direktør for The ePolicy Institute og forfatter til e-politikhåndbogen og andre internetpolitikrelaterede bøger.
Ifølge Society for Human Resource Management (SHRM), "I denne tidsalder med digital information, forretningsledere, HR-professionelle, IT-professionelle og juridiske fagfolk skal arbejde tæt sammen for at udvikle politikker og procedurer i forbindelse med ansættelse journalføring. I tilfælde af ansættelsesrelaterede retssager vil der sandsynligvis blive foretaget en grundig søgning i en arbejdsgivers elektroniske optegnelser.
"Elektroniske data omfatter e-mail, websider, tekstbehandlingsfiler, computerdatabaser og andre information, der er lagret på en computer, og som findes i et medie, der kan læses ved brug af computere. Det kan også omfatte elektroniske spor efterladt, såsom når en leder tilføjer eller sletter tekst til en præstationsanmeldelse, de formler, medarbejdere brugt til at lave regnearksberegninger eller redigeringer af et memorandum og andet utilsigtet gemt data.
"Elektroniske data bliver stadig vigtigere i retssager. Konsultation med juridisk rådgiver om elektronisk datalagring, opbevaring og destruktion er særlig vigtig, da Federal Rules of Civil Procedure—Rule 34 blev ændret specifikt for at adressere opdagelsesregler for elektronisk lagret Information."
Ifølge AMA's Avramidis er medarbejderovervågning uundgåelig, da teknologien til at gøre det bliver billigere. Han skriver:
"Hvor arbejdsgivere ofte kommer til kort, er de fortæller medarbejderne, at de vil blive overvåget, men de beskriver ikke præcis, hvilken adfærd der forventes eller ikke forventes. Det er vigtigt at forklare præcis, hvad deres forventninger er til politikken. Det anbefales at uddanne medarbejderne og forklare definitionen af, hvad der er fair og acceptabel brug af internet og e-mail årligt."
"Ligegyldigt hvordan du har det med det, vil arbejdsgivere, der ikke overvåger, blive færre og færre, ikke for at fastgøre medarbejdere, men fordi overvågning i stigende grad giver forretningsmæssig mening." - Manny Avramidis, præsident og CEO, den amerikanske ledelse Foreningen
Mens et stigende antal stater og jurisdiktioner kræver, at arbejdsgivere underrette medarbejdere om elektronisk overvågning, gør flertallet af arbejdsgivere et godt stykke arbejde med at advare medarbejdere, når de bliver overvåget.
De fleste arbejdsgivere informerer medarbejderne om, at virksomheden overvåger indhold, tastetryk og tid brugt ved tastaturet, og de fleste lader medarbejderne vide, at virksomheden gennemgår deres computerbrug. De fleste advarer også medarbejderne om e-mail-overvågning.
Skal du overvåge medarbejdere?
Overvågningen af medarbejdernes tid og brug online er et signal om mistillid og inkongruent med en medarbejderorienteret kultur der betragter medarbejdere som virksomhedens hovedaktiver.
Hvis færre end 1 % af medarbejderne, ifølge nogle rapporter, misbruger deres arbejdsdag og arbejdsgiver tillid online, hvorfor få 100 % af medarbejderne til at føle sig utilpas og mistroisk? Så praksis med elektronisk overvågning af medarbejdere på arbejdet har stærke fordele og ulemper.
Elektronisk overvågning af medarbejdere på arbejdspladsen kan give resultater, som er gavnlige for arbejdsgiveren i forhold til at kontrollere misbrug. De kan beskytte en arbejdsgivers interesser i en retssag – eller ej – afhængigt af situationens karakter.
Men der er stærke grunde til, at en arbejdsgiver måske ikke ønsker at bruge medarbejderinternetovervågning. Avramidis siger, at denne beslutning afhænger af virksomheden og det arbejdsmiljø, en arbejdsgiver ønsker at skabe:
"Afhængigt af graden af frihed i en virksomhed eller typen af arbejdsgiver, er elektronisk overvågning af medarbejdere muligvis ikke ønskelig. Virksomheder, der ansætter nye akademikere, som har absolut slørede linjer og er online hele dagen, er et eksempel.
På store online shoppingdage som Cyber Monday eller Prime Day, store sportsbegivenheder som NCAA mesterskabernes March Madness og andre populære begivenheder, kan arbejdsgivere blive fristet til at overreagere. Medarbejdere kan føle, at de skal snige og snyde for at udføre deres internetaktiviteter. Men en sund balance gavner alle parter.
Arbejdsgivere ønsker måske at tænke sig om to gange om at udvikle og implementere politikker, der forbyder al personlig online computerbrug i løbet af arbejdsdagen, når medarbejderne stadig besvarer e-mails efter arbejdstid.
Medarbejdere skal også praktisere rimelig internetbrug. Kun få arbejdsgivere vil skændes over et par minutter for at afgive en ordre, men mange har fortjent indsigelse mod, at en medarbejder sammenligner priser online i halvdelen af arbejdsdagen. IT-afdelinger har i mellemtiden legitime bekymringer over, hvordan streaming bremser virksomhedens systemer.
Det påhviler medarbejderne at forstå deres arbejdsgivers internet-, e-mail- og computerpolitikker og forventninger. Arbejdsgivere, der har fyret arbejdere på grund af misbrug af e-mail, gjorde det af disse grunde:
- Overtrædelse af en virksomhedspolitik
- upassende eller stødende sprogbrug
- Overdreven personlig brug
- Brud på virksomhedens fortrolighedsregler
Kend din arbejdsgivers politikker om brug af internettet og e-mail. Hvad du ikke ved eller er opmærksom på, kan skade dit forhold hos din arbejdsgiver.
Alternativer til medarbejderovervågning
Her er måder at skabe et organisatorisk miljø, hvor medarbejderne ikke misbruger deres arbejdsgivers tillid:
- Udvikle et solidt internet- og e-mail-politik der giver medarbejderne klare forventninger om arbejdsgiverens holdning til personlig tid online på arbejdet. Denne politik kan i store træk forbyde visse aktiviteter og webstedsbesøg uden at få medarbejderne til at føle sig som kriminelle. Politikken kan understrege ansvar, tro, faglig tillid og tillid.
- Kommuniker politikken ved hjælp af masser af eksempler, så medarbejderne ikke er forvirrede over kravene. Kommuniker løbende dine forventninger og henvend dig individuelt til medarbejdere, der udnytter deres arbejdsgivers tid. Hvis en medarbejders produktivitet eller bidrag skrider, skal du kommunikere med medarbejderen for at afgøre, om onlinebrug påvirker ydeevnen. Brug progressiv disciplin med medarbejdere, der gentagne gange overtræder dine forventninger og tillid.
- Træn dine ledere og supervisorer i, hvordan du etablerer og vedligeholder forventningerne og politikkerne på din arbejdsplads. Træn dem til at genkende, hvornår en medarbejder muligvis misbruger internettid eller websteder på arbejdet.
- Udvikle og vedligeholde en tillidskultur. At udvikle et miljø, hvor medarbejderne selv overvåger personlig onlinetid på arbejdet, er den mest effektive tilgang. Håndter medarbejdere, der er over stregen fra sag til sag. Belast ikke størstedelen af dine hårdtarbejdende medarbejdere med alt for byrdefulde politikker på grund af nogle få handlinger. Slip af med de få.
Overvågning får medarbejderne til at spilde energi på at bekymre sig om, hvorvidt det, de laver, er acceptabelt, og det tilskynder til en 9-til-5-mentalitet. An den valgte arbejdsgiver finder alternativer til medarbejdernes internetovervågning.
