At holde flere grupper på samme side er en af de største udfordringer, som begivenhedsplanlæggere står over for i hverdagen. Mens alle involveret i en begivenhed ønsker, at den skal være en succes, uden en defineret vej til kommunikation, vil der altid være en chance for, at detaljer falder igennem sprækkerne. Forebyggelse af forglemmelser kan undgås ved at etablere et informationsflowdiagram helt fra begyndelsen. Følg retningslinjerne nedenfor for at holde alle sider i samme retning.
Vær chef
De fleste arrangementer er en fælles indsats mellem flere forskellige afdelinger, men i sidste ende skal der være én leder til at overskue hele produktionen. Hver person på holdet bør fokusere på deres speciale og forstå vigtigheden af deres grænser. Identificer dig selv som ledende planlægger fra starten af projektet. Forklar dine kolleger vigtigheden af informationsflow og illustrer, hvad der sker, når protokoller ignoreres. Da ingen ønsker at være ansvarlig for at skabe et problem, så forklar reglerne for intern dialog på dag ét.
Arrangere udvalg til arrangementet
Målet her er at parre arbejdere, hvis ansvar kommer til at krydse hinanden på en eller anden måde. For eksempel bør marketingafdelingen være i samme udvalg som det audiovisuelle team for at sikre, at al grafik og logoer vises korrekt. Oprettelse af teams, der naturligt har brug for at arbejde sammen, vil eliminere mange af de overflødige e-mails, der har tendens til at gå tabt i shuffle. Vælg en kontakt fra hvert udvalg for at rapportere tilbage til dig med den seneste udvikling.
Post deadlines for at holde planlægningsteams på sporet
At sende deadlines langt i forvejen vil reducere stressniveauet for alle involverede. Du kan forstærke værdien af dine deadlines ved at oprette et flowchart, der illustrerer, hvordan hvert udvalgs arbejde vil blive brugt til at samle alt. Medarbejdere reagerer generelt bedre, når de ved, at en anden afdeling venter på deres svar. Deling af disse oplysninger holder processen gennemsigtig og understreger ansvar uden at bruge negativ handling.
Hold ledere orienteret
En af de største fejl, du kan begå, er at arbejde bag kulisserne, indtil du er klar til at præsentere ideer for dine ledere. Sjældent, hvis nogensinde, vil du gå ind på deres kontor og gå uden at skulle ændre noget aspekt af din begivenhed. Spar dig selv for denne frustration ved proaktivt at mødes med dem med jævne mellemrum under planlægningsprocessen. Det er meget nemmere at foretage ændringer midt i dit projekt i modsætning til at cirkle tilbage i slutningen.
Kontakt dine leverandører
En anden tilsyneladende uskyldig fejl, der kan opstå, er sekundær kommunikation med leverandører. Det sker, når en kollega tager initiativ til at kontakte en leverandør direkte for at dele planlægningsdetaljer, som du ikke er klar over. Resultatet af disse sidesamtaler kan have stor indflydelse på, hvordan arrangementet hænger sammen. Den eneste måde at forhindre dette på er at begrænse din leverandør i at modtage ordrer fra andre medarbejdere. Du synes måske, at det lyder hårdt i starten, men du vil sove meget lettere ved at vide, at al information flyder gennem dig.
Giv proaktive informationsopdateringer
At være den ledende planlægger for en begivenhed kræver, at du deler så meget information, som du modtager. Gem et masterplanlægningsdokument, der skitserer detaljerne i begivenheden, og send ugentlige opdateringer til alle dine udvalgsmedlemmer. Hold din kommunikation kort og præcis. Du vil have, at alle læser noterne i dine ugentlige e-mail-opdateringer, men hvis du tumler uophørligt, vil du hurtigt miste deres opmærksomhed.
Håndtering af informationsstrømmen af dine arrangementer kræver de samme procedurer som kommunikation mellem afdelinger. Hold alle opmærksomme på deres ansvar, og del vigtige opdateringer med alle involverede parter. Den kritiske forskel er, at du er den administrerende direktør for projektet. Din rolle er at administrere alle detaljer der kommer ind og omsætter dem til en fælles vision, der opfylder hver afdelings behov. Grundlaget for succes er at sikre, at al information flyder i samme retning.
