Μια αποτελεσματική πολιτική Διαδικτύου και email που βοηθά τους υπαλλήλους να κατανοήσουν τι αναμένεται από αυτούς σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούν τις συσκευές τους για την εργασία είναι απαραίτητο για τους εργοδότες και τους εργαζόμενους. Θέλετε να ξεκινήσετε να ορίζετε τι μπορούν να κάνουν οι εργαζόμενοι από την εργασία που παρέχεται ή συσκευές που ανήκουν σε εργαζόμενους που χρησιμοποιούνται ή αφορούν τους υπαλλήλους σας, τον χώρο εργασίας σας ή την εταιρεία σας.
Με σχεδόν το 80% των ανθρώπων στις ΗΠΑ να έχουν πρόσβαση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, η καθοδήγηση σχετικά με το τι μπορούν να πουν και να μοιραστούν οι εργαζόμενοι έχει γίνει πιο σημαντική.Οι περισσότεροι υπάλληλοι δεν ενδιαφέρονται για τις κατευθυντήριες γραμμές επειδή δεν θέλουν να ενεργούν ανάρμοστα ή να περάσουν μια γραμμή χωρίς να το γνωρίζουν. Έτσι, η ανάπτυξη του α δίκαιη, κατανοητή και λογική πολιτική μαζί με την ενδελεχή εκπαίδευση πρέπει να αποτελούν κορυφαία προτεραιότητα.
Εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε αυτό το δείγμα πολιτικής Διαδικτύου και email για να παρέχετε σαφείς οδηγίες στους υπαλλήλους σας σχετικά με το τι συνιστά κατάλληλη χρήση διαδικτύου και email στην εργασία. Προσαρμόστε το ώστε να ταιριάζει στις ανάγκες της κουλτούρας σας και στο περιβάλλον που θέλετε να παρέχετε στους εργαζόμενους στην εργασία. Για να είστε σίγουροι για τη νομιμότητα στην περιοχή σας και στον κλάδο σας, συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο.
Δείγμα Πολιτικής Διαδικτύου και Email για Υπαλλήλους
Τηλεφωνητής, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και χρήση διαδικτύου που έχει εκχωρηθεί στον υπολογιστή ενός υπαλλήλου ή τηλέφωνο οι επεκτάσεις προορίζονται αποκλειστικά για τη διεξαγωγή εταιρικών εργασιών. Ορισμένες επαγγελματικές ευθύνες στην εταιρεία απαιτούν πρόσβαση στο Διαδίκτυο και χρήση λογισμικού εκτός από τη σουίτα προϊόντων του Microsoft Office.
Μόνο άτομα κατάλληλα εξουσιοδοτημένα, για εταιρικούς σκοπούς, μπορούν να χρησιμοποιούν το Διαδίκτυο για πρόσβαση και λήψη πρόσθετου λογισμικού. Αυτή η εξουσιοδότηση είναι γενικά αποκλειστική για αποφάσεις που λαμβάνει το τμήμα τεχνολογίας πληροφοριών (IT) σε συνδυασμό με το ανθρώπινο δυναμικό.
Διαδικασία πρόσβασης λογισμικού
Το λογισμικό που απαιτείται εκτός από τη σουίτα προϊόντων του Microsoft Office πρέπει να είναι εξουσιοδοτημένο από τον διευθυντή σας και να ληφθεί από το τμήμα IT. Εάν χρειάζεστε πρόσβαση σε λογισμικό ή ιστότοπους που δεν βρίσκονται επί του παρόντος στο δίκτυο της εταιρείας, μιλήστε με το δικό σας διευθυντής και συμβουλευτείτε το τμήμα IT για να εξηγήσετε ποιες επιστροφές περιμένετε να λάβετε από το προϊόν.
Όλα τα εύλογα αιτήματα που δεν θεωρούνται κίνδυνος δικτύου θα ληφθούν υπόψη. Ο σκοπός αυτής της πολιτικής δεν είναι να περιορίσει την πρόσβαση των εργαζομένων σε προϊόντα που θα σας κάνουν πιο παραγωγικούς. Αντίθετα, ο στόχος είναι να ελαχιστοποιηθεί ο κίνδυνος για το δίκτυο του οργανισμού.
Εξοπλισμός ιδιοκτησίας εταιρείας
Οποιαδήποτε συσκευή ή υπολογιστής, συμπεριλαμβανομένων, ενδεικτικά, επιτραπέζιων τηλεφώνων, smartphone, tablet, φορητών υπολογιστών, Οι επιτραπέζιοι υπολογιστές και τα iPad που παρέχει η εταιρεία για τη χρήση σας, θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο για εταιρείες επιχείρηση. Λάβετε υπόψη ότι η εταιρεία κατέχει τις συσκευές και τις πληροφορίες σε αυτές τις συσκευές. Εάν αποχωρήσετε από την εταιρεία για οποιονδήποτε λόγο, η εταιρεία θα απαιτήσει να επιστρέψετε τον εξοπλισμό την τελευταία ημέρα της εργασίας σας.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προσωπικές ηλεκτρονικές συσκευές που δεν είναι συνδεδεμένες στο δίκτυο της εταιρείας για να αποκτήσετε πρόσβαση σε οποιονδήποτε κατάλληλο ιστότοπο κατά τη διάρκεια των διαλειμμάτων και του γεύματος.
Χρήση Διαδικτύου
Η χρήση του Διαδικτύου την ώρα της εταιρείας ή η χρήση συσκευών ιδιοκτησίας της εταιρείας που είναι συνδεδεμένες στο δίκτυο της εταιρείας είναι εξουσιοδοτημένη για τη διεξαγωγή εταιρικών εργασιών μόνο. Αυτό περιορίζει την πιθανότητα παραβίασης της ασφάλειας των εμπιστευτικών πληροφοριών της εταιρείας.
Η χρήση του Διαδικτύου δημιουργεί επίσης την πιθανότητα μόλυνσης του συστήματός μας μέσω ιών ή spyware. Το λογισμικό κατασκοπείας επιτρέπει σε μη εξουσιοδοτημένα άτομα εκτός της εταιρείας πιθανή πρόσβαση σε κωδικούς πρόσβασης της εταιρείας και άλλες εμπιστευτικές πληροφορίες.
Η κατάργηση τέτοιων προγραμμάτων από το δίκτυο της εταιρείας απαιτεί από το προσωπικό πληροφορικής να επενδύσει χρόνο και προσοχή που είναι καλύτερα αφιερωμένη στην επίτευξη τεχνολογικής προόδου. Για το λόγο αυτό, και για να διασφαλίσουμε την κατάλληλη χρήση του χρόνου εργασίας, ζητάμε από τα μέλη του προσωπικού να περιορίσουν τη χρήση του Διαδικτύου.
Επιπλέον, σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται η ιδιοκτησία υπολογιστών ή άλλου ηλεκτρονικού εξοπλισμού της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων των συσκευών που ανήκουν στον εργαζόμενο χρησιμοποιείται την ώρα της εταιρείας στην εργασία για την απόκτηση, προβολή ή πρόσβαση σε οποιοδήποτε πορνογραφικό ή άλλως ανήθικο, ανήθικο ή μη επαγγελματικό διαδίκτυο τοποθεσίες. Κάτι τέτοιο μπορεί να οδηγήσει σε πειθαρχικά μέτρα έως και τερματισμός της απασχόλησης.
Μεσα ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΔΙΚΤΥΩΣΗΣ
Ο εργοδότης σας κατανοεί ότι μέρος αυτού που κάνετε στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι η προβολή που προσλαμβάνει νέους υπαλλήλους και ενισχύει το εμπορικό σήμα της εταιρείας μας. Πολλοί εργαζόμενοι έχουν ακόμη και ευθύνες στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης στις περιγραφές των θέσεων εργασίας τους, συμπεριλαμβανομένων των εμπόρων κοινωνικών μέσων, της τεχνικής υποστήριξης και των υπαλλήλων προσλήψεων.
Ο εργοδότης σας κατανοεί επίσης ότι η σχέση των εργαζομένων μας με έναν διαδικτυακό κόσμο στον οποίο περνάτε χρόνο 24 ώρες το 24ωρο, 7 ημέρες την εβδομάδα, μπορεί να οδηγήσει σε θόλωση του χρόνου εργασίας και του χρόνου εκτός εργασίας. Σας ενθαρρύνουμε θερμά να περιορίσετε τη χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης σε περιεχόμενο που σχετίζεται με την εργασία και την προβολή κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας.
Επιπλέον, σας απαγορεύεται κοινοποίηση τυχόν εμπιστευτικών ή προστατευμένων πληροφοριών που ανήκει ή αφορά την εταιρεία. Σας ενθαρρύνουμε να μην μοιράζεστε υποτιμητικές πληροφορίες που φέρνουν την εταιρεία ή τους συναδέλφους σας σε δυσμενή θέση.
Η φήμη και η επωνυμία της εταιρείας πρέπει να προστατεύονται από όλους τους εργαζόμενους. Οι ζωές και οι πράξεις των συναδέλφων σας δεν πρέπει ποτέ να κοινοποιούνται στο διαδίκτυο. Λάβετε υπόψη τις προτιμήσεις των συναδέλφων τους—για παράδειγμα, λάβετε άδεια από εκείνους που είναι γονείς προτού χρησιμοποιήσετε το όνομα των παιδιών τους στο διαδίκτυο.
Σε συμμετοχή στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης από συσκευές εργασίας ή κατά τις ώρες εργασίας, περιεχόμενο μέσων κοινωνικής δικτύωσης που κάνει διακρίσεις έναντι οποιασδήποτε προστατευόμενης ταξινόμησης Συμπεριλαμβανομένων ηλικίας, φυλής, χρώματος, θρησκείας, φύλου, εθνικής καταγωγής, αναπηρίας ή γενετικών πληροφοριών απαγορεύεται.
Είναι η πολιτική της εταιρείας μας να περιλαμβάνει επίσης τη σεξουαλική προτίμηση, την ταυτότητα φύλου και το βάρος υπό την προστασία των διακρίσεων. Οποιοσδήποτε εργαζόμενος συμμετέχει στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και παραβιάζει αυτήν την πολιτική θα αντιμετωπίζεται σύμφωνα με την εταιρεία πολιτική παρενόχλησης.
Χρήση email στην Εταιρεία
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο για εταιρικές δραστηριότητες. Οι εμπιστευτικές πληροφορίες της εταιρείας δεν πρέπει να κοινοποιούνται εκτός της εταιρείας, χωρίς εξουσιοδότηση, ανά πάσα στιγμή. Επίσης, δεν πρέπει να διεξάγετε προσωπικές επιχειρήσεις χρησιμοποιώντας τον υπολογιστή της εταιρείας ή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Λάβετε επίσης υπόψη αυτό, καθώς εξετάζετε το ενδεχόμενο να προωθήσετε μη επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε συνεργάτες, οικογένεια ή φίλους. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν σχετίζονται με την επιχείρηση σπαταλούν χρόνο και προσοχή στην εταιρεία.
Η προβολή πορνογραφίας ή η αποστολή πορνογραφικών ανέκδοτων ή ιστοριών μέσω email, θεωρείται σεξουαλική παρενόχληση και θα αντιμετωπιστεί σύμφωνα με την πολιτική μας για τη σεξουαλική παρενόχληση. Η άμεση καταγγελία είναι η πιο συχνή πειθαρχική ενέργεια που μπορεί να λάβει η εταιρεία σε αυτές τις περιπτώσεις.
Email που κάνουν διακρίσεις
Οποιοδήποτε περιεχόμενο email που κάνει διακρίσεις σε σχέση με οποιαδήποτε από τις προαναφερθείσες προστατευόμενες ταξινομήσεις απαγορεύεται. Κάθε υπάλληλος που στέλνει ένα email που παραβιάζει αυτήν την πολιτική θα αντιμετωπίζεται σύμφωνα με την πολιτική παρενόχλησης.
Αυτά τα email απαγορεύονται στην εταιρεία. Η αποστολή ή η προώθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εισάγουν διακρίσεις θα οδηγήσει σε πειθαρχικά μέτρα που μπορεί να οδηγήσουν σε τερματισμό της απασχόλησης.
Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπαλλήλου της εταιρείας
Λάβετε υπόψη ότι η εταιρεία κατέχει οποιαδήποτε επικοινωνία που αποστέλλεται μέσω email ή που είναι αποθηκευμένη στον εξοπλισμό της εταιρείας. Η διοίκηση και το άλλο εξουσιοδοτημένο προσωπικό έχουν το δικαίωμα πρόσβασης σε οποιοδήποτε υλικό στο email σας ή στον υπολογιστή της εταιρείας σας ανά πάσα στιγμή. Μην θεωρείτε ιδιωτική την ηλεκτρονική επικοινωνία, την αποθήκευση ή την πρόσβασή σας, εάν έχει δημιουργηθεί ή αποθηκευτεί σε συστήματα εργασίας.
Εάν χρειάζεστε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το νόημα οποιασδήποτε από αυτήν την επικοινωνία, επικοινωνήστε με τον διευθυντή σας ή το προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού για διευκρίνιση.
