La mala gestión de una cuenta fiduciaria puede tener consecuencias terribles para la carrera de un abogado, a veces incluso hasta el punto de la inhabilitación. Las facultades de derecho hacen un trabajo pésimo al capacitar a los estudiantes de derecho sobre cómo manejar los intereses de las cuentas fiduciarias de abogados (IOLTA). La mayoría de los abogados reciben poca o ninguna capacitación sobre cómo administrar una cuenta fiduciaria antes de abrir una propia.
Cómo funciona una cuenta IOLTA
Los abogados a menudo reciben honorarios de anticipo de los clientes cuando firman mutuamente un acuerdo de retención que describe los términos de la representación del abogado. Se supone que ese dinero debe ir a la cuenta fiduciaria del abogado. Luego tienen derecho a pagar ese dinero a sí mismos a medida que completan el trabajo para el cliente.
Podrían aceptar representar a Harry en un desagradable divorcio. Harry les escribe un cheque por una tarifa de retención de $ 10,000. El abogado deposita el dinero en su cuenta fiduciaria y luego pasa una hora trabajando en el archivo de su nuevo cliente. La tarifa por hora del abogado es de $150. El abogado entonces tiene derecho a transferir $150 de esos $10,000 de la cuenta del fideicomiso a su cuenta comercial. Se lo han ganado.
Mientras tanto, $ 9,850 permanecen en la cuenta IOLTA y están generando intereses. Ese interés se destina a financiar una variedad de servicios legales, generalmente para los pobres, bajo la administración y supervisión de la programa IOLTA.
Los abogados tienden a cometer tres errores comunes en el manejo de estas cuentas.
"Préstamo" de dinero de la cuenta
Hay No manera legítima de pedir prestado de una cuenta fiduciaria, pero algunos abogados lo intentan.
A veces, los abogados utilizan los fondos de la cuenta fiduciaria antes de tener derecho a hacerlo. Es posible que tomen dinero de la cuenta fiduciaria antes de que se gane porque tienen problemas de flujo de efectivo. Es posible que no hayan completado trabajo facturable antes de que se deba pagar algún gasto inminente: nómina, alquiler de oficinas o costos adelantados en un caso de honorarios contingentes.
Entonces toman más del fideicomiso de lo que tienen derecho a tomar en ese momento. Un abogado que "toma prestados" estos fondos puede tener toda la intención de devolverlos, pero este tipo de situación generalmente se convierte en una bola de nieve y termina muy mal para el abogado, así como para el cliente.
A veces, el abogado o alguien con acceso a la cuenta del fideicomiso ha llegado a un punto de codicia o desesperación. Los abogados con problemas de abuso de sustancias o adicciones al juego pueden ser particularmente vulnerables a este tipo de error, pero a veces sucede por razones que no parecen claras.
Este error de la cuenta fiduciaria es el que tiene más probabilidades de acabar con una carrera legal cuando lo comete un abogado, pero el el abogado sigue siendo el que está obligado a reembolsar los fondos, incluso si lo hace un asistente legal o un tenedor de libros.
Mezclar fondos de abogados con dinero de clientes
Un segundo error importante a menudo surge de la falta de comprensión sobre cómo se supone que funciona una cuenta fiduciaria.
laura a. Calloway, consultor de administración de práctica legal en el Colegio de Abogados del Estado de Alabama, dice:
"Muchos abogados no entienden lo que entra y lo que no entra en la cuenta del fideicomiso. Algunos ejecutan todo, incluidas las tarifas devengadas, a través de la cuenta fiduciaria, utilizándola como un diario general único para sus empresas. Otros toman 'anticipos' sin entender que, al menos en algunas jurisdicciones, no existen los anticipos no reembolsables. Por lo tanto, no ponen un depósito contra el trabajo futuro en un fideicomiso como deberían, especialmente si lo necesitan ahora para mantener las luces encendidas".
Un abogado podría decirle a su cliente que los honorarios legales serán de $1,000 y que la tarifa de presentación de la corte será de $200. El cliente le escribe al abogado un cheque por $1,200. Algunos abogados pondrán el cheque completo en sus cuentas comerciales porque la mayor parte del dinero irá al abogado de todos modos.
Pero las normas del colegio de abogados exigen que el cheque se deposite en la cuenta del fideicomiso incluso si el abogado tiene derecho a los honorarios de abogado completos de inmediato. La parte de la tarifa de presentación de ese cheque debe mantenerse en fideicomiso.
Algunos colegios de abogados estatales prohíben que los abogados tengan fondos personales en una cuenta de fideicomiso mientras otros permiten que los abogados mantengan una pequeña cantidad en la cuenta para cubrir los gastos relacionados con el funcionamiento de la cuenta. La práctica recomendada es que todas las tarifas de la cuenta fiduciaria se deduzcan de la cuenta comercial, pero esto no siempre sucede.
En ningún caso se le permite a un abogado usar una cuenta fiduciaria como cuenta operativa, cuenta de ahorros o lugar para ocultar activos.
A veces, los abogados no entienden que no pueden pagar facturas como los gastos generales de su oficina. directamente de la cuenta fiduciaria incluso cuando los cheques se emiten con fondos que ya se han ganado Otras veces, los abogados hacen mal uso intencional de la cuenta fiduciaria como una forma de ocultar activos.
Algunos abogados usan sus cuentas fiduciarias como fondos para emergencias. En lugar de eliminar todos los honorarios una vez que se ganan, el abogado retrasa el movimiento del dinero del fideicomiso para reducir el riesgo de gastarlo. Es tanto una mala práctica comercial como una violación de la ética, aunque el fondo estatal IOLTA podría beneficiarse de las ganancias de intereses adicionales.
No realizar un seguimiento adecuado de los fondos de los clientes
La tercera forma importante en que los abogados arruinan sus cuentas fiduciarias es no mantener registros detallados de la cuenta fiduciaria de cada cliente. actas.
Si bien la mayoría de los abogados saben guardar copias de los cheques de sus cuentas fiduciarias, no todos recuerdan que deben anotar el nombre del cliente o el número de archivo en cada cheque cuando se emite. Y si bien puede ser fácil recordar por qué se emitió un cheque hace un mes, puede ser difícil recordarlo dentro de un año.
Y aunque no sucede a menudo, a veces se destruyen las oficinas de abogados y todos sus registros. Un incendio puede incinerar esos archivos en papel con bastante rapidez y destruir el disco duro de la computadora.
Si un abogado se encuentra en una posición en la que debe reconstruir los registros de la cuenta fiduciaria de una empresa utilizando estados de cuenta bancarios y copias de cheques solicitados al banco, la tarea será virtualmente imposible a menos que esos cheques indiquen de quién es el dinero que se usó en cada transacción.
Los colegios de abogados requieren que los abogados mantengan registros que muestren cuánto dinero tiene cada cliente en fideicomiso en un momento dado. Los depósitos y desembolsos se deben rastrear claramente de alguna manera que facilite la determinación del saldo de la cuenta fiduciaria de cada cliente. De lo contrario, sería bastante fácil gastar el dinero de un cliente en el caso de otro cliente.
Los abogados deben asegurarse de que su cuenta de fideicomiso general esté equilibrada al final del mes, y también deben asegurarse de que la cuenta de cada cliente esté equilibrada. La comparación de los saldos puede revelar errores contables. Este simple paso a veces detectará errores que podrían haber resultado en una verificación de cuenta fiduciaria rebotada.
Obteniendo ayuda
Algunos abogados se dan cuenta de que sus cuentas fiduciarias están jodidas, pero no saben cómo solucionar el problema. Una solución es ponerse en contacto con un asesor de gestión de prácticas legales. Muchos colegios de abogados estatales ahora ofrecen asesoramiento gratuito sobre gestión de prácticas jurídicas a sus miembros, y varios asesores de gestión privados también ofrecen sus servicios a cambio de una tarifa.
Algunos abogados pueden tener miedo de discutir la situación de su cuenta fiduciaria con un abogado que trabaja para el colegio de abogados estatal debido a los requisitos obligatorios de denuncia de violaciones éticas. Pero las reglas de conducta profesional en muchos estados ahora excluyen específicamente a los consultores de gestión de la práctica legal de informar tales problemas a su junta de ética.
Administrar correctamente una cuenta de fideicomiso puede ser una molestia, pero perder su licencia para practicar por un mantenimiento de registros descuidado sería mucho peor. Los abogados que tienen problemas para administrar sus cuentas fiduciarias deben abordar el problema de inmediato y obtener la ayuda de un profesional calificado.
