Las políticas y los procedimientos de la empresa garantizan un lugar de trabajo seguro, organizado, agradable, empoderador y no discriminatorio. Las políticas protegen a los empleados de un entorno de favoritismo y trato injusto. Sin embargo, tenga cuidado de no crear políticas para cada contingencia, porque la gerencia no tendrá la libertad de abordar las necesidades individuales de los empleados. Una sobreabundancia de políticas aumenta la probabilidad de que los gerentes las apliquen de manera desigual e injusta.
Puede lograr un equilibrio saludable. En la mayoría de las circunstancias, si se dirige directamente a los empleados que se comportan de manera inapropiada para su lugar de trabajo, es posible que no necesite desarrollar una nueva política de la empresa.
Directrices de política
Considere crear una política en estas situaciones:
- Confusión sobre la forma más adecuada de comportarse (códigos de vestimenta, correo electrónico, políticas de internet, o uso de teléfonos inteligentes)
- Orientación para el manejo de situaciones comunes (normas de conducta, gastos de viaje o compra de mercadería de la empresa)
- Protección legal para la empresa (evitar cargos por acoso o contratación discriminatoria y promoción)
- Cumplimiento de las leyes y agencias gubernamentales (Ley de Licencia Familiar y Médica, Ley de Estadounidenses con Discapacidades, Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo, o salario mínimo)
- Establecer normas, reglas y reglamentos de trabajo coherentes (Disciplina progresiva, reglas de seguridad, descansos o reglas para fumar)
- Proporcionar un trato constante y justo a los empleados (elegibilidad de beneficios, tiempo libre pagado, ayuda para la matrícula, tiempo de duelo, o servicio de jurado)
Puede haber otras razones para desarrollar una política, pero no permita que el mal comportamiento de un empleado fuerce la implementación de una política que afectará a otros.
Articular los objetivos de la política
Una vez que haya determinado que es necesaria una política, documente por escrito sus objetivos para crear la política. Cuando sea posible, informe a los empleados por qué está implementando la política. Incluya suficientes detalles para dejar clara la posición de la empresa, pero no trate de cubrir todas las situaciones potenciales.
Mantenga la política breve y simple si es posible. Algunas políticas sobre áreas legales, como el enfoque de la empresa sobre la Ley de Licencia Familiar y Médica, discriminación o investigación de quejas, o el sistema de disciplina progresiva—puede necesitar ser largo y integral.
Recopilar información
Verificar políticas de muestra. Es posible que no encuentre un ajuste exacto para las circunstancias, el idioma y la cultura de su empresa, pero puede usarlos como punto de partida. No tienes que empezar desde cero.
El Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) proporciona ejemplos de políticas para sus miembros. Otras fuentes son sus abogados de derecho laboral. Los bufetes de abogados suelen escribir políticas genéricas que sus clientes pueden personalizar cada vez que se aprueba una ley relevante o el Departamento de Trabajo de los EE. UU. emite nuevas reglas.
Desarrollar, redactar y revisar la política
Escriba la política usando palabras y conceptos simples. Hable directamente con los empleados que leerán, harán cumplir y vivirán la política.
Después de cada párrafo, hágase preguntas hipotéticas para asegurarse de que la política cubra los conceptos básicos y las excepciones y preguntas normales. Sin embargo, no te obsesiones con esto; ninguna póliza cubrirá todas las contingencias posibles.
Seleccione un grupo piloto de empleados para leer la política y hacer preguntas para determinar si los empleados podrán entenderla y seguirla. Ajuste en función de los comentarios.
Obtenga apoyo administrativo y revisión legal
Revisar la política con los gerentes quienes deberán seguirla para obtener su apoyo y propiedad de la política. Es probable que este proceso haya comenzado cuando identificó una necesidad, pero el apoyo administrativo es crucial para la implementación. También es una buena idea mostrárselo a su abogado para evitar problemas legales en el futuro.
Implementar la Política
Distribuya y revise la nueva política a los empleados en grupos pequeños, individualmente o en una reunión de toda la empresa, dependiendo de si la política es controvertida y cuán fácil es de entender. Dé a los empleados la oportunidad de hacer preguntas.
Proporcione a los empleados una copia de la política y pídales que firmen que la han recibido y que la comprenden. Deben conservar una copia para sus propios archivos.
Ejemplo de declaración de aprobación de la política
Acuso recibo y entiendo la política de [Su empresa]. La política entra en vigor el [Fecha] hasta nuevo aviso.
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Firma del empleado.
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Nombre del empleado (letra de imprenta)
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Fecha.
Decidir cómo comunicar la política en el futuro
Incluya la póliza en su manual del Empleado. También es posible que desee que la política se convierta en parte de Orientación para nuevos empleados. Algunas empresas colocan políticas en su intranet o en una carpeta de políticas en la unidad común de la red informática. Determine si desea distribuir la política también mediante métodos adicionales.
Fecha y archivo de cualquier póliza anterior que esta reemplace. Es posible que los necesite para fines legales o de referencia.
Interpretar e Integrar la Política
La aplicación de su política y las prácticas laborales determinarán el significado real de la política. Recuerde ser coherente y justo al interpretar la política a lo largo del tiempo. Si encuentra que sus prácticas difieren de la política escrita, revise y reescriba la política según sea necesario.
