Las 10 preguntas principales de la entrevista de recepcionista y las mejores respuestas

Lo primero que hago es mantener la calma, ya que una actitud frenética y estresada no es útil y no es una buena apariencia frente al personal o los clientes. Trato de clasificar las tareas, de modo que siempre esté trabajando primero en la tarea más importante. Por lo general, eso es cualquier cosa que involucre a uno de los clientes de la empresa. Además, mantengo una lista actualizada de todo lo que necesito hacer, para no descuidar ninguna responsabilidad importante.

Comienzo todos los días haciendo una lista de todo lo que necesito lograr. Compruebo mi calendario para ver si hay reuniones o citas, para poder estar al tanto de ellas y obtener cobertura en la recepción si es necesario. En mi trabajo, la comunicación es clave, por lo que constantemente contesto el teléfono y reviso mi correo electrónico en busca de nuevas solicitudes, luego actualizo mi lista de tareas pendientes con las tareas de seguimiento correspondientes.

Una recepcionista puede causar una gran impresión, positiva o negativa, en los clientes. Como soy una de las primeras personas a las que ven los clientes, una interacción frustrante o deficiente puede arruinar su opinión sobre la empresa o la experiencia general que tuvieron. Para mí, es similar a cuando el anfitrión te saluda en un restaurante. Si parecen frenéticos o actúan de manera grosera, luego puede parecer que su comida no sabe tan deliciosa. Es por eso que siempre me aseguro de saludar a las personas con una sonrisa en mi rostro y asegurarme de que todos los clientes sientan que tienen toda mi atención.

Como recepcionista de un consultorio médico, a menudo trataba por teléfono con pacientes frustrados. Una vez, una mujer estaba tan furiosa porque el departamento de facturación no le devolvió la llamada el mismo día que empezó a gritarme por teléfono. ¡Fue desagradable! Lo que trato de hacer en estas situaciones es pensar en lo estresada que debe sentirse la persona para comportarse de esta manera. Después de un minuto de sus gritos, le dije: "Debes estar muy frustrado. ¿Puedes decirme más sobre lo que está pasando?" Eso ayudó a ralentizar la conversación y reducir su volumen. Me explicó toda la situación y le aseguré que nuestra persona de facturación acababa de salir por el día y se pondría en contacto. También le dije que colocaría una nota en el escritorio de la persona encargada de la facturación, pidiéndole que llamara a la mujer como su primera tarea. Al final de la llamada, estaba mucho más tranquila y se disculpó por sus duras palabras anteriores.

Me siento cómodo trabajando horas extras unas cuantas veces al mes, siempre y cuando tenga un día de aviso de antemano. Tener un aviso me facilita reorganizar mis planes. En un apuro, es muy probable que también pueda hacer horas extras el mismo día, pero realmente preferiría tener un aviso de un día.

En mi última oficina había cinco empleados. Eso es lo suficientemente pequeño como para que empezáramos a sentirnos un poco como una familia. Sabes, todos sabían que Martha en el departamento de facturación necesitaba dos tazas de café antes de que pudieras hacer preguntas complicadas. Sin embargo, antes de eso, mi oficina era bastante grande: 60 empleados. Me sentí cómodo en ambos ambientes, aunque el primer mes en la oficina grande fue un poco desafiante ya que tenía que averiguar quién hizo qué y a dónde dirigir las llamadas con muchas opciones disponible.

Como recepcionista en ABC Financials, yo era la primera persona para los clientes. Atendí la línea telefónica general, así como los teléfonos de los cinco VP de la empresa. También me encargué de recibir paquetes y distribuir el correo, saludar y acompañar a los clientes y proveedores a las salas de reuniones, y mantenerse al día con el correo electrónico de información general de la empresa DIRECCIÓN. También tenía muchas responsabilidades administrativas: gestionaba los calendarios de esos vicepresidentes, organizaba sus viajes de negocios, y ayudó a crear y refinar presentaciones de PowerPoint y otros materiales para distribuir en eventos.

La multitarea es esencial cuando la oficina está ocupada. Siempre que no sea de mala educación, trato de realizar algunas tareas al mismo tiempo. Por ejemplo, puedo contestar fácilmente una llamada telefónica mientras firmo un paquete del repartidor. Cuando la multitarea no es posible, pongo mi atención en los clientes y clientes como la prioridad número uno. Si es necesario, les pregunto si pueden darme un minuto para hacer otra tarea primero y, si las cosas están realmente ocupadas, trato de llamar a un compañero de trabajo para que me brinde cobertura.

Tengo habilidades informáticas muy sólidas. Además de estar familiarizado con Microsoft Office, también solía hacer actualizaciones en el sitio web de la empresa en mi último cargo, por lo que también me siento cómodo usando WordPress. Cuando empiezo a usar un nuevo programa o aplicación, generalmente descubro que la mayoría de mis preguntas pueden responderse con una búsqueda en línea, aunque también aprecio recibir un tutorial de un compañero de trabajo.

He estado trabajando en servicio al cliente desde que era un adolescente. Mi primer trabajo fue en una librería, donde ayudaba a los clientes a encontrar libros y, a veces, cubría la caja registradora. Durante la universidad, también tuve un trabajo minorista de medio tiempo, esta vez vendiendo ropa. Luego, por supuesto, como recepcionista en la empresa ABC, también traté con los clientes, aunque en este rol, no estaba haciendo ninguna venta directamente. Me siento muy cómodo interactuando con los clientes y resolviendo sus problemas, ya sea para encontrar el libro que buscan o cambiar la hora de su reunión con un ejecutivo.

Debido a los avances tecnológicos cada vez mayores en el lugar de trabajo, los recepcionistas también deben tener sólidas habilidades técnicas. Debe tener experiencia en el uso de sistemas telefónicos y máquinas de oficina como impresoras, fotocopiadoras, escáneres y máquinas de fax (sí, todavía), además de aplicaciones informáticas como MS Office y aplicaciones específicas de la industria software.

Si no está seguro de qué ponerse para su entrevista, consulte estos consejos sobre como vestir para una entrevista. Si tanto su currículum como su atuendo profesional están a punto, y está preparado para responder preguntas probables, tendrá éxito en obtener el puesto para el que está siendo entrevistado.