La pregunta del empleado parece simple, directa y debería ser fácil de responder. ¿Bien? No si tu trabajo está en Recursos humanos. Incluso la pregunta más simple de un empleado genera innumerables señales de alerta para el equipo de recursos humanos de un empleador. Una vez más, recorres ese camino de cinco puntas. ¿Cómo satisface a las cinco partes interesadas mientras trata al empleado actual de manera justa?
¿Qué es lo mejor para el empleador? ¿Qué es lo mejor para el empleado? ¿Qué es legal o requerido por una agencia gubernamental? ¿Qué establece el precedente para decisiones futuras sobre el trato justo de los empleados? ¿Qué decisión hará que lo demanden con todos los costos y agravantes concurrentes?
No puede tomar una decisión a menos que la decisión satisfaga a las cinco partes interesadas, hasta cierto punto. ¿Realmente es de extrañar que a veces sea el empleado interesado el que sufra? Así es como la gente de Recursos Humanos tiene que pensar y tomar decisiones para responder a la pregunta de un empleado. Usemos la modificación de la política de viajes a ferias comerciales de esta empresa como ejemplo.
Cómo piensa, toma decisiones y responde preguntas RRHH
La pregunta proporcionada por un lector parecía bastante simple. Un empleado, que viaja por negocios de la empresa a ferias comerciales y otros eventos de clientes, quería extender su tiempo en la ciudad del evento usando el tiempo de vacaciones. Ningún problema.
No hay problema, es decir, hasta que Recursos Humanos le informe de cómo se cargarán los días contra su tiempo de vacaciones pagadas. Con simpatía tanto por RRHH como por el empleado, así es como una persona de RRHH tiene que pensar y tomar decisiones.
El empleado viajó el domingo a una feria comercial. (No hay problema con este tiempo de viaje; la compañía, por política, que todos los empleados entienden, no paga el tiempo de viaje de fin de semana para los empleados exentos). El empleado trabajaba de lunes a miércoles en la feria comercial y quería comenzar a usar el día de vacaciones después de la evento.
Está bien, dijo el Gerente de Recursos Humanos, jueves y viernes son días de vacaciones. No, respondió el empleado, el jueves normalmente viajaría de regreso a la empresa; ya que ese día sería pagado como parte de mi semana normal de trabajo, no es justo que me haga tomar un día de vacaciones para cubrir el jueves. ¿Estás conmigo?
El pensamiento y la toma de decisiones de recursos humanos comienzan a rodar
De acuerdo, dice el gerente de recursos humanos, cuya primera inclinación es cobrar el jueves como día de vacaciones ya que el empleado, de hecho, no está usando el día para viajar de regreso a la empresa. La persona de recursos humanos, con razón, no quiere tener que tomar decisiones de tiempo libre de los empleados caso por caso, para los empleados que asisten a eventos patrocinados por la empresa.
Consultando con un par de directores ejecutivos y otra persona de recursos humanos, ambas decisiones tenían partidarios. Si se esperaba que el empleado regresara de la conferencia el miércoles y trabajara el jueves, entonces el jueves debería ser un día de vacaciones.
Si el jueves fuera normalmente un día de viaje, contaría como un día de trabajo, no como un día de vacaciones. En circunstancias normales, viajaría de regreso de todos modos y la compañía no debería penalizarlo porque extendió su estadía con unas vacaciones.
Pero ha optado por no viajar de regreso, sino irse de vacaciones, dijeron los disidentes. Ese no es problema de la empresa y solo pagamos el tiempo de viaje si el empleado usa el día de la semana para viajar de regreso. Dado que no pagamos por ningún tiempo de viaje los fines de semana y no existe tal cosa como un día de viaje, a los empleados solo se les debe pagar si están trabajando.
Además, normalmente se espera que un empleado, a menos que se le haya asignado el desmontaje del stand, viaje de regreso el miércoles y se presente a trabajar el jueves. Podía arreglar llegar tarde con su gerente si su vuelo era de ojos rojos.
En ese caso, no hay duda, el jueves debe ser cargado como un día de vacaciones. Pero, ¿cuál ha sido la práctica pasada en la empresa? ¿Se espera que los empleados viajen de regreso el miércoles, si es posible, o es el jueves el día normal de viaje para regresar?
La mayoría de los empleados quieren volver a casa y al trabajo lo antes posible. Entonces, viajan a casa el miércoles si es posible algún vuelo, en lugar de pasar la noche solos en una ciudad extraña sin nada que hacer.
Esta es también una cuestión del sector de empleados públicos versus privados. Si usted es un empleado del sector público, que a menudo trabaja bajo las condiciones negociadas de un contrato sindical, espera consideraciones tales como el pago por cada minuto que trabaja. Si no es en compensación directa, un empleado del sector público espera tiempo de compensación por las horas trabajadas y también esperaría que le pagaran por viajar el fin de semana.
Este pensamiento es anatema para un empleador del sector privado que espera que los empleados exentos hagan el trabajo y alcancen las metas. De hecho, pensar como un empleado por hora impedirá su carrera y lo hará menos valorado como empleado. Aquí hay algunos pensamientos anteriores sobre la compensación de los empleados por el tiempo de viaje.
Si el empleado es por hora o empleado no exento, los empleadores deben tener en cuenta el tiempo de viaje pagado, más las horas trabajadas en la feria. Cuando un empleado es elegible para horas extras, estas regulaciones se aplican incluso en la carretera.
(Esta es una de las teorías sobre por qué a los empleados no exentos se les pide tan raramente que viajen para asistir a eventos y capacitaciones para clientes. Las regulaciones gubernamentales hacen que su costo de asistencia sea prohibitivo, o al menos, un dolor en el trasero para contabilizar y pagar por parte de los empleadores. Y, por mucho que estas reglas puedan inhibir la utilización y el crecimiento profesional de los empleados por hora, las simpatías de RRHH están con los empleadores).
Consideraciones para la decisión de recursos humanos sobre la política de ferias comerciales
El siguiente problema que RR.HH. debe tener en cuenta, en este caso, es que muchos empleados viajan con frecuencia para asistir a ferias comerciales y otros eventos de la empresa. Una decisión tomada, en este caso, tiene ramificaciones de gran alcance para el empleador y decisiones sobre otras solicitudes de empleados en el futuro.
¿Realmente HR quiere tomar estas decisiones caso por caso? ¿En qué momento termina el trabajo y comienzan las vacaciones? Cuando la feria termina a las 4 p.m. ¿El miércoles?
¿Cuándo sale el último avión hacia la ciudad de origen del empleado el miércoles por la noche? ¿Y si no hay avión el miércoles? ¿Cuánta documentación e investigación tendrá que exigir Recursos Humanos en el futuro de otros empleados para garantizar que las decisiones contables de tiempo libre de la empresa sean consistentes y justas?
En algún momento, RR.HH. tiene que determinar que una decisión a favor de permitir que este empleado use el jueves como día de vacaciones tiene demasiadas ramificaciones para solicitudes similares en el futuro. El empleado se sentirá comprensiblemente infeliz.
Pero, nadie en Recursos Humanos, a quien conozco, quiere pasar su tiempo de trabajo como el policía de carga de tiempo de Recursos Humanos. El empleado elige no viajar de regreso en tiempo pagado; puede viajar de regreso si quiere su paga y luego irse de vacaciones. Cualquier otra decisión abre una lata de gusanos demasiado grande.
Un pensamiento final para la persona de RR.HH. tiene que ver con cómo se ha tratado a los empleados en el pasado. ¿Los empleados generalmente viajan los miércoles por la noche o los jueves? Si es jueves, ¿se espera que se presenten en la oficina? Si es miércoles por la noche, ¿cuánto tiempo del jueves se espera que trabajen?
Si en el curso normal de los negocios regresaba el miércoles por la noche, entonces el jueves debería contar como vacaciones. Si en el curso normal de los negocios, él viajaría el jueves pero se esperaba que también se presentara en el lugar de trabajo el jueves, entonces el jueves debería ser considerado un día de vacaciones.
Ah, ¿es la primera vez que te encuentras con esta pregunta? Excelente. Tiene la oportunidad de sentar un precedente y establecer la política y las prácticas de viaje de su empresa.
Probablemente incluso pueda agregar su decisión al manual del Empleado, por lo que todos los empleados conocen la disposición del terreno para guiar su toma de decisiones en el futuro.
Recursos Humanos llega a una solución
¿Qué tal esto para una solución a la pregunta actual? ¿Cómo ha manejado la empresa los viajes de los empleados a ferias comerciales y eventos de clientes en el pasado? ¿Los empleados vuelan de regreso esa noche y trabajan al día siguiente o la empresa les da un margen de maniobra y les permite volar de regreso el día después del evento y presentarse a trabajar al día siguiente?
Determine qué ha regido la gestión de estas prácticas en el pasado, según varios de sus gerentes que son responsables de los empleados que asisten a eventos de cara al cliente. La práctica anterior determinará el uso de un día de vacaciones, o no, para el ausencia el jueves.
¿Qué sucede si descubre, como es probable, que las prácticas han sido inconsistentes en todos los ámbitos y no existe una práctica anterior clara? Dibuja la línea en la arena. Dígale al empleado que actualmente está solicitando, que no tenía reglas que lo guíen, que puede usar un día de vacaciones para el jueves. Entonces:
- Desarrolle su política,
- Agregar la política a el manual del empleado,
- Capacitar a los empleados que viajan sobre la política revisada,
- Hágales saber a los gerentes que la discreción de la gerencia ya no guiará las decisiones de viaje de los empleados porque las decisiones no han sido consistentes ni justas, y
- Usar la nueva política para tomar decisiones consistentes y justas en el futuro.
Lenguaje de la política de viajes para el futuro
En una empresa donde los empleados viajan con frecuencia por negocios, y especialmente si el grupo de empleados es grande, sería una pesadilla para la empresa tomar decisiones caso por caso y la empresa nunca podría ser justa en todo el junta. Requisitos de documentación para los empleados. añadir una carga innecesaria.
Ser quisquilloso con empleados buenos y contribuyentes sobre el seguimiento de minutos es insultante y degradante, para el gerente, RR. HH. y el empleado. Y, derrota su propósito de confiar en los empleados, tratar a los empleados como adultos y esperar que los empleados tomen decisiones responsables dentro de las pautas establecidas.
Entonces, dependiendo de las necesidades de su empresa, esta es la política recomendada como parte de su política general de viajes. (Tiene muchas decisiones adicionales para una política integral).
Y, ah, por cierto, ¿si solo tienes un par de empleados que viajan? Ignore todo este pensamiento y toma de decisiones de recursos humanos. ¡Eh! Los gerentes pueden tomar decisiones de contabilidad de tiempo caso por caso.
Viajes hacia y desde eventos patrocinados por la empresa:
En (nombre de la empresa), los empleados viajan con frecuencia por negocios. Los empleados asisten a reuniones de capacitación o asociaciones profesionales, visitan proveedores y competidores, se reúnen con clientes y asisten ferias y otros eventos de interacción con el cliente, por nombrar solo algunos ejemplos. Debido a que estos eventos a menudo se llevan a cabo en lugares deseables, los empleados frecuentemente solicitan usar su PTO o tiempo de vacaciones para extender su estadía en el lugar del evento.
En estos casos, la empresa es responsable de la costo de viaje de los empleados incluidos aviones, taxis, autobuses del aeropuerto y medios de transporte necesarios desde el día en que el empleado viaja al evento hasta que el empleado completa los negocios de la compañía en el evento. El empleado debe contabilizar cada día adicional de la semana libre del trabajo después del evento como tiempo de vacaciones pagado, tiempo de PTO o licencia no paga con permiso de la gerencia.
Todos los gastos incurridos por el empleado, o sus compañeros de viaje, por concepto de viaje, alimentación, alojamiento, transporte, etc., mientras tome tiempo libre, deben ser pagados por el empleado. La parte del billete de avión, comprada por la empresa para el regreso del empleado después de la asistencia al evento, o kilometraje contabilizado, normalmente pagado por la empresa para el regreso del empleado, puede utilizarse para el regreso del empleado a casa.
La empresa no pagará gastos adicionales. El empleado debe dar cuenta de cada día libre después del evento patrocinado por la empresa.
Sí, esta es una respuesta larga a la pregunta del empleado sobre el uso del tiempo de vacaciones para extender los viajes a eventos de su empresa. Pero es un buen ejemplo de todos los factores que RR.HH. debe considerar en el pensamiento y la toma de decisiones de RR.HH. No es divertido para RRHH, pero es necesario pensar y tomar decisiones de RRHH para satisfacer las necesidades de las cinco partes interesadas de la empresa.
¿No acabas de odio la jerga de recursos humanos? Comience con la palabra: incentivar.
