El cronometraje adecuado es más importante que nunca. A medida que continúa el ajuste del cinturón corporativo, los proyectos de ley legales han sido objeto de un mayor escrutinio. El énfasis en los honorarios legales ha creado una industria artesanal de firmas de auditoría legal que revisan y analizan servicios para detectar discrepancias, prácticas de facturación no éticas, errores de facturación y áreas de potencial ahorro de costes.
Los clientes que no emplean servicios de auditoría de facturas legales independientes a menudo tienen programas internos de control de calidad que analizan de forma rutinaria las facturas marcadas para su revisión. Evitar estos diez errores de facturación ayudará a que sus facturas legales resistan el escrutinio. Estos artículos representan aproximadamente el 90% de las quejas realizadas por los clientes y equipos de auditoría.
Descripciones vagas de facturación
Las descripciones de tareas completas, detalladas y precisas son la forma más fácil de evitar que un cliente marque su factura. Cada descripción de tarea debe identificar la actividad con suficiente detalle para evaluar su necesidad y relevancia para el proyecto. Junto con una descripción detallada de la tarea, cada entrada de tiempo debe incluir la fecha en que se realizó la tarea, el cronometrador que la realizó, el tiempo dedicado a realizar la tarea y la tarifa total.
Tiempo de relleno
Para cumplir con los onerosos requisitos de facturación de su empresa, puede ser tentador inflar o “aumentar” el tiempo que tomó realizar una tarea, especialmente si es un trabajador eficiente. Tales prácticas invitan al escrutinio y la crítica de un cliente o auditor. Es importante asegurarse de que el tiempo que facture por cada tarea refleje con precisión el trabajo realizado y sea proporcional a la importancia y complejidad de la tarea.
Desembolsos
Debido a que los desembolsos de litigios tienen un gran impacto en el presupuesto total de un cliente, debe considerar el costo del servicio en relación con su valor para el cliente. Por ejemplo, ¿es necesario que Federal Express envíe toda la correspondencia a su experto cuando faltan seis meses para el juicio?
También debe conocer las políticas de facturación y los contratos establecidos por nuestro cliente. ¿Requiere el cliente el uso de cierto taquígrafo judicial o vendedor de fotocopias? Además, ciertos gastos nunca deben facturarse al cliente y son parte de los gastos generales del bufete de abogados.
Trabajo administrativo
La práctica de la abogacía implica inevitablemente tareas administrativas y de oficina. La mayoría de los clientes en estos días no pagarán por tareas administrativas, como mecanografiar, archivar y fotocopiar, o funciones administrativas como formación, preparación de facturas, comprobación de conflictos o desarrollo de clientes. En la medida de lo posible, delegue las funciones administrativas a una secretaria, un empleado de archivo u otros miembros del personal legal.
Conferencias entre oficinas
Los clientes a menudo se niegan a pagar conferencias entre el personal de la firma de abogados; ven la coordinación, consulta y discusión de un caso o proyecto entre profesionales de la firma como parte de hacer negocios y, por lo tanto, parte de los gastos generales de la firma. Las conferencias entre oficinas también pueden convertirse en un gasto sustancial para el cliente, ya que varios profesionales facturan simultáneamente por la misma conversación.
Por lo tanto, es una buena práctica evitar la facturación de discusiones de rutina sobre un archivo con otros miembros de su empresa. a menos que tales discusiones involucren temas de importancia sustancial, involucren a un número de partes externas o involucren grandes bloques de tiempo.
Capacitación
Si es nuevo en una tarea o área del derecho, su inexperiencia puede requerir más tiempo para completar el proyecto. Los clientes son cada vez más intolerantes con la inexperiencia y están menos dispuestos a pagar los costos de capacitación de un nuevo empleado o de un profesional legal para “ponerse al día” en un archivo.
Facturación duplicada
Las entradas de tiempo duplicadas son una práctica común entre los bufetes de abogados, pero los clientes conscientes de los costos están menos dispuestos a pagar por la duplicación de esfuerzos. ¿Participaron varios socios en una audiencia?
¿Asistió el asistente legal a todas las declaraciones? ¿Cuatro asociados contribuyeron a un resumen? Estos artículos pueden levantar una bandera roja. El cliente puede negarse a pagar todo o parte del trabajo o, como mínimo, investigar más a fondo el asunto para determinar si estaba justificado.
Facturación en bloque
Facturar tiempo para múltiples tareas en grandes bloques es otra señal de alerta para los clientes. Debe detallar cada tarea por separado con el tiempo correspondiente y el cargo por cada tarea. Las entradas de tiempo detalladas permiten al revisor determinar mejor la idoneidad del tiempo empleado en relación con la importancia y la complejidad de la tarea.
Revisión y Revisión
Su cliente puede cuestionar por qué facturó 43,2 horas revisando y revisando un resumen. Quizás el resumen tenía 40 páginas e involucraba múltiples temas complejos y una extensa investigación. Cualquiera que sea la razón, los términos vagos y superficiales como "revisión y revisión" hacen poco para informar al cliente por qué la revisión mereció el tiempo de una semana. En lugar de "revisar", palabras como "evaluar", "analizar", "evaluar" o "volver a redactar" connotan tareas que invitan a la reflexión y, por lo tanto, consumen más tiempo.
Tareas delegables
Al facturar y asignar tareas, debe asegurarse de que el proyecto sea realizado por el miembro adecuado del equipo legal. Los clientes pueden negarse a pagar por tareas realizadas por cronometradores experimentados que podrían haber sido delegadas a un miembro del personal más joven y menos costoso. Por ejemplo, los abogados que digieren declaraciones, los socios principales que realizan investigaciones de rutina o los asistentes legales que presentan documentos pueden generar una señal de alerta.
