Cada gran proyecto de trabajo pasa por cinco fases. La duración y los detalles pueden variar de un proyecto a otro, pero todos seguirán el mismo marco básico. Mientras algunos metodologías de proyectos Como los enfoques ágiles comprimen o repiten las siguientes etapas en ciclos iterativos más rápidos, el trabajo de cada fase es visible y distinto en cada proyecto.
Las cinco etapas
Las etapas formales de un proyecto son las siguientes:
- Iniciación: formación del equipo del proyecto, constitución del proyecto y puesta en marcha
- Planificación: finalizar el alcance del proyecto, definir el desglose detallado del trabajo, evaluar el riesgo, identificar los requisitos de recursos, finalizar el cronograma y prepararse para el trabajo real
- Ejecución: realizar el trabajo real requerido por la definición y el alcance del proyecto
- Supervisar y controlar: la gestión real, la información y el control de los recursos y presupuestos durante la fase de ejecución
- Cierre del proyecto: entrega del proyecto, evaluación de las lecciones aprendidas, clausura del equipo del proyecto
A gerente de proyecto guiará a su equipo a través de estas cinco fases en sucesión, independientemente del tamaño del proyecto, hasta que el proyecto esté completo. Para proyectos de tipo de desarrollo ágil o iterativo, la planificación y la ejecución se llevan a cabo en periodos breves o sprints, y las etapas se repiten hasta que el proyecto se completa a satisfacción del cliente.
Veamos estas etapas con más detalle.
Iniciación
Un inicio de proyecto sólido no solo preparará su proyecto para el éxito, sino que también sentará las bases para todas las etapas futuras. Durante la iniciación, se le asignarán los miembros del equipo del proyecto, se les informará sobre los objetivos generales del proyecto, y hágale al cliente o propietario del proyecto tantas preguntas como sea posible para que pueda planificar el proyecto de manera eficiente. También es un buen momento para fomentar el entusiasmo del equipo por el proyecto y recopilar los detalles de última hora que podrían influir en la planificación del proyecto. Los pasos adicionales incluyen:
- Analisis de los interesados
- Asignación de un patrocinador ejecutivo
- Desarrollo y comunicación del documento de la carta
- Reunión oficial de lanzamiento
Planificación
Una vez que haya iniciado el proyecto y recopilado toda la información relevante, comenzará a planificar su proyecto. La etapa de planificación depende del tamaño de su proyecto, cuánta información tiene que organizar y qué tan grande es su equipo. El resultado de la planificación debe ser una clara plan de proyecto o agenda, a partir de la cual cada uno seguirá sus tareas asignadas.
El uso de un programa de planificación de proyectos como Microsoft Project o Basecamp es extremadamente útil al planificar un proyecto. También hay otras opciones gratuitas disponibles en línea. Aún así, aunque el uso de un programa de planificación de proyectos es útil, no siempre es necesario. Usar Excel y Word para crear su plan y comunicarlo al equipo es igualmente efectivo.
Las tareas específicas en la fase de planificación incluyen:
- Creación de un plan de comunicación para los distintos stakeholders implicados
- Desarrollar una estructura detallada de desglose del trabajo.
- Identificando el camino critico
- Trazar recursos en el plan del proyecto y refinar la secuencia del trabajo en función de dependencias del proyecto y limitaciones de recursos
- Desarrollo de un cronograma detallado
- Evaluación de riesgos y desarrollo de un plan de priorización y mitigación de riesgos
Ejecución
Ahora que tiene un plan de proyecto sólido, el equipo puede comenzar a ejecutar el proyecto en relación con las tareas asignadas. Esta es la etapa donde todos comienzan a hacer el trabajo. Querrá iniciar oficialmente la etapa de ejecución con reuniones en persona para asegurarse de que todos tengan lo que necesitan para comenzar a ejecutar su parte del proyecto. Lograr que el equipo comience por el camino correcto es fundamental para el éxito de un proyecto, por lo tanto, articule claramente el cronograma y el plan de comunicaciones.
Monitorear y Controlar
Mientras el proyecto se encuentra en la fase de ejecución, comenzará a monitorearlo y controlarlo para asegurarse de que avanza según lo planeado. Hay una variedad de formas de monitorear y controlar un proyecto. Los controles casuales con los líderes de equipo, las "reuniones de pie" diarias organizadas o las reuniones de estado semanales más formales son efectivas. La información que surja de estas reuniones o canales de comunicación informará el circuito de retroalimentación y, en última instancia, cualquier replanificación y ajustes que puedan ser necesarios para el proyecto.
Otras actividades importantes en esta etapa incluyen:
- Adherirse a su plan de comunicación preestablecido para garantizar que las partes interesadas conozcan el estado del proyecto
- Seguimiento de equipos de trabajo y actividades de trabajo en la ruta crítica
- Identificar oportunidades para mejorar el rendimiento del cronograma acelerando o completando actividades en paralelo o, cuando sea necesario, acelerando el cronograma agregando recursos
- Monitoreo real vs. costos planeados
- En algunos casos, monitorear, calcular e informar sobre el valor ganado para el plan del proyecto.
- Supervisar y mitigar los riesgos y perfeccionar el plan de riesgos según sea necesario
Proyecto Cerrar
Una vez que el cliente o el propietario del proyecto completan y aprueban todos los detalles y tareas de su proyecto, finalmente puede cerrar su proyecto. Esto puede parecer una formalidad, pero el cierre de un proyecto es tan importante como su inicio, planificación y ejecución.
Un buen gerente de proyecto documentará toda la información del proyecto y la organizará cuidadosamente para que pueda volver a ella si es necesario. Este también es un buen momento para realizar una autopsia del proyecto para que todos los miembros del equipo puedan reflexionar sobre lo que salió bien o mal durante el proyecto. Todas las notas importantes del proyecto también deben documentarse para que el resultado pueda compartirse con otros miembros del proyecto y archivarse en una carpeta de historial del proyecto. Finalmente, es importante levantar formalmente la sesión del equipo del proyecto, proporcionando retroalimentación y evaluaciones de desempeño como lo indica la política de su empresa.
