La gestión del tiempo se trata realmente de administrarte a ti mismo. Realmente no puedes “administrar” el tiempo porque hay 24 horas en un día, 60 minutos en una hora, 60 segundos en un minuto, y eso nunca cambia. Sin embargo, puede controlar dónde y cómo emplea su tiempo y tomar medidas para reducir o eliminar las pérdidas de tiempo. Aquí hay diez formas atemporales de tomar el control de su horario cada día para aprovechar al máximo el tiempo que tiene disponible.
1) Establecer metas priorizadas
Sin objetivos, es posible que descubras que tiendes a perseguir lo que parece más urgente o te está mirando a la cara. Es difícil no distraerse con objetos brillantes. Para evitar esto, descubra sus verdaderas prioridades en la vida y avance hacia ellas estableciendo metas anuales, mensuales, semanales y diarias o los resultados deseados. Clasifique cada uno de estos utilizando el siguiente sistema:
- Importancia: (A=alta, B=media, C=baja)
- Urgencia: (1=alta, 2=media, 3=baja)
Trabaje siempre en los objetivos y tareas más urgentes e importantes (A1) primero, y luego avance hacia abajo en su lista.
2) Sigue la Regla 80/20
La regla 80/20, también conocido como Principio de Pareto, dice que el 80 por ciento de tus resultados provienen del 20 por ciento de tus acciones. Es una forma de ver el uso de su tiempo, priorizar las tareas elegidas frente a sus objetivos más importantes. ¿Se está enfocando en el 20 por ciento de las actividades que producen el 80 por ciento de los resultados deseados?
3) Aprende a decir no
Si bien es genial ser un jugador de equipo, también es importante saber cuándo y cómo ser asertivo y dejar que la gente sabe que no puede manejar su solicitud en este momento si entra en conflicto con el logro de sus objetivos. Si acepta asumir la tarea, negocie una fecha límite que les ayude a lograr sus objetivos sin sacrificar los suyos.
4) Supere la procrastinación utilizando el sistema 4D
- Bórralo: ¿Cuáles son las consecuencias de no hacer la tarea en absoluto? Considere la regla 80/20; tal vez no es necesario hacerlo en primer lugar.
- Delegarlo: Si la tarea es importante, pregúntate si realmente es algo de lo que eres responsable en primer lugar. ¿Se puede dar la tarea a otra persona?
- Hazlo ahora: Posponer una tarea importante que debe hacerse solo crea sentimientos de ansiedad y estrés. Hazlo tan temprano en el día como puedas.
- Aplazar: Si la tarea es una que no se puede completar rápidamente y no es un elemento de alta prioridad, simplemente aplazarla.
5) Come la rana
Para citar a Brian Tracey de su libro, "Cómete esa rana",
"Si lo primero que haces cada mañana es comer una rana viva, puedes pasar el día con la satisfacción de saber que eso es probablemente lo peor que te va a pasar en todo el día largo."
Tus ranas cada día son las tareas que tendrán el mayor impacto en el logro de tus objetivos, que suelen ser las tareas que es más probable que postergues.
6) Reducir el Número de Reuniones
Las reuniones mal dirigidas son una pérdida de tiempo, multiplicado por el número de personas en la reunión. Asegúrese tener una agenda y no está teniendo una reunión simplemente por tener una reunión.
7) El tarro de cristal: rocas, guijarros, arena
Clasifique su trabajo de esta manera:
- Rocas: Tus proyectos estratégicos más importantes
- Guijarros: Proyectos y tareas que son importantes pero no las más críticas
- Arena: Tareas más pequeñas e insignificantes
Aborda las rocas primero. Si continúa abordando las cosas pequeñas (la arena y los guijarros), y no los elementos estratégicos importantes, las rocas, entonces su frasco se llenará rápidamente sin espacio para más rocas.
8) Elimine las pérdidas de tiempo electrónicas
Todos tienen ciertas distracciones que los interrumpen y les quitan tiempo de su trabajo. el tuyo es facebook? ¿Gorjeo? Comprobación de correo electrónico? ¿Mensajería continua con amigos y familiares? Deje de revisarlos con tanta frecuencia y comience a agrupar este tipo de actividades. Establezca un tiempo, luego verifique y trate con todos ellos a la vez. Date 30 minutos y luego vuelve a la tarea.
9) Organízate
Para administrar eficazmente su tiempo y ser productivo cada día, debe crear el entorno adecuado. Elimine el desorden inútil, establezca un sistema de archivo efectivo, tenga un lugar cercano para todo el trabajo elementos que necesita con frecuencia y utilizar herramientas de gestión de flujo de trabajo para ayudarlo a crear un productivo ambiente.
10) Cuida tu salud
Una buena noche de sueño, una alimentación saludable y el ejercicio le darán la energía, el enfoque y la resistencia necesarios para aprovechar al máximo su día. Puede parecer que el trabajo es más importante y que siempre puedes recuperar el sueño, la comida y el ejercicio más tarde. Sin embargo, si pierde la salud, no podrá trabajar ni hacer casi nada más, así que no escatime en cuidarse.
