Descripción del puesto de asistente administrativo: salario, habilidades y más

Los asistentes administrativos, incluidas las secretarias, son la columna vertebral de la funcionalidad de la oficina. Escriben y preparan documentos, programan citas y mantienen archivos. Contestan teléfonos y llamadas directas y ayudan con las reuniones del personal. En algunas oficinas, pueden manejar tareas fundamentales de contabilidad y pueden aceptar pagos de clientes y clientes.

Aproximadamente 3,6 millones de asistentes administrativos y secretarias trabajaban en los EE. UU. en 2019.

deberes y responsabilidades del asistente administrativo

Las responsabilidades de los asistentes administrativos pueden variar según el tipo de oficina en la que trabajan, pero algunos deberes comunes incluyen:

• Contestar teléfonos y tomar mensajes.
• Generar documentos.
• Armar presentaciones de diapositivas
• Crear hojas de cálculo.
• Administrar bases de datos.
• Crear y/o mantener sitios web.
• Realizar la contabilidad básica.
• Actúe como gerente de oficina, planifique eventos para el personal, como cenas de premios y eventos de recaudación de fondos, programe reuniones con clientes y organice horarios para compañeros de trabajo.

Salario Asistente Administrativo

El salario puede depender de la naturaleza del negocio en el que se emplea a un asistente administrativo, así como del alcance de sus funciones. Los ejecutivos en servicio reciben el pago más alto.

• Salario medio anual: $40,990 ($19.71/hora)
• Salario anual del 10% superior: Más de $67,510 ($2.46/hora)
• Salario anual del 10% inferior: Menos de $26,880 ($12.92/hora)

Educación, Capacitación y Certificación

Esta ocupación no requiere ninguna educación avanzada específica, pero puede ser útil.

• Educación: Necesitará un diploma de escuela secundaria o su equivalente, y puede obtener una ventaja en el campo inscribiéndose en un programa de grado asociado o asistiendo a un programa de capacitación secretarial después de la escuela secundaria. Las secretarias a menudo poseen títulos de licenciatura u obtienen certificaciones enfocadas en especialidades como la Secretario Legal Acreditado o Asistente Administrativo Médico Certificado en un número creciente de sectores asistentes ejecutivos y las secretarias deben tener algunos créditos universitarios como mínimo, si no una licenciatura.
• Capacitación: Considere comenzar con una agencia de empleo temporal. Estos a veces ofrecen capacitación a los nuevos reclutas. De lo contrario, si tiene algunas habilidades administrativas o de secretaría básicas, es posible que se le brinde capacitación en el trabajo a medida que aprende las cuerdas de un negocio o campo en particular.

Habilidades y Competencias del Asistente Administrativo

Necesitarás varias habilidades esenciales para tener éxito y convertirte en asistente administrativo.

• Habilidades informáticas y de software: Debe sentirse cómodo usando Microsoft Office, el correo electrónico e Internet. Es posible que deba estar familiarizado con QuickBooks u otros programas de software de contabilidad si trabaja para una pequeña empresa.
• Habilidades multitarea: Esto puede ser especialmente importante si también actúa como gerente. Debería poder hacer malabarismos con varias demandas a la vez.
• Habilidades de comunicación verbal y escrita: Estos son esenciales. Debe tener un dominio sólido del idioma inglés y poseer buenas habilidades de corrección de pruebas.
• Habilidades interpersonales: Trabajará con otras personas, incluidos clientes y otro personal de la oficina. Los buenos modales y una conducta tranquila pueden ser muy importantes.
• Habilidades organizativas: Debe ser detallista y organizado, capaz de ubicar un documento o recordar un protocolo en cualquier momento.
• Habilidades para la toma de decisiones: A menudo se encontrará manejando varias tareas casi simultáneamente, particularmente en oficinas ocupadas, por lo que debería poder priorizar y tomar decisiones efectivas en cuanto al tiempo. Un cliente puede querer una cita de inmediato, pero ¿realmente tiene una emergencia o puede esperar unos días?

Perspectivas laborales

Desafortunadamente, esta posición no tiene una perspectiva laboral alentadora. La Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU. proyecta que los avances tecnológicos comenzarán a hacerse cargo muchas funciones de los asistentes administrativos desde 2019 hasta 2029, lo que resultó en una disminución del 9% en el trabajo crecimiento.

Ambiente de trabajo

Esta posición es requerida por casi todas las industrias. Es posible que se encuentre trabajando en un consultorio médico, un despacho de abogados, una oficina del gobierno o para un pequeño contratista del vecindario. En cualquier caso, es probable que te encuentres en un entorno de oficina.

Los asistentes virtuales tienen cada vez más demanda, por lo que es posible que puedas trabajar desde casa.

Horario de trabajo

Este es casi invariablemente un trabajo de tiempo completo durante el horario comercial normal, pero la naturaleza del negocio puede exigir algún trabajo de fin de semana, como si estuviera empleado en una clínica médica. Además, aquellos en la profesión legal pueden encontrar que se espera que trabajen muchas horas antes de los juicios y los plazos.

Comparando trabajos similares

Algunos trabajos similares y su salario anual promedio incluyen:

• Reportero de la corte: $61,660
• Empleado de información: $36,920
• Transcriptor médico: $44,090