Le acaban de poner a cargo de un nuevo proyecto importante. Claramente, su jefe le ofrece esta oportunidad como un voto de confianza en sus habilidades. Y aunque está emocionado, esta es la primera vez que es responsable de un proyecto completo.
Comenzar por primera vez es un desafío. Sin embargo, hay formas de ayudarlo a mojarse los pies. La gestión de proyectos se ha convertido en un proceso con etapas y pasos definidos para guiar a aquellos que son nuevos en la gestión de proyectos hacia un proyecto exitoso.
5 Etapas del Proceso del Proyecto:
- Iniciación: un proyecto se inicia cuando se identifica una necesidad de cambio
- Planificación: planificar el trabajo del proyecto.
- Ejecución: realizar el trabajo.
- Administrar y controlar: todo el trabajo que realiza durante el proyecto para monitorear el progreso
- Cierre: completar y entregar el proyecto y levantar el equipo
Estos pasos son idénticos para todos los proyectos. Y recuerde, usted es el gerente del proyecto, no un supervisor de primera línea. Tu trabajo es administrar el proyecto, no a las personas.
Pasos Básicos para el Proyecto Novato:
Durante la etapa de iniciación, se crea el proyecto y se redacta un estatuto que lo autoriza a ser el administrador del programa y establece una cadena de informes. La fase de planificación es donde usted:
Definir el alcance
El primer y más importante paso en cualquier proyecto es definir el alcance del proyecto. ¿Qué se supone que debes lograr o crear? ¿Cuál es el objetivo del proyecto? Igualmente importante es definir lo que no está incluido en el alcance de su proyecto. Si no obtiene suficiente definición de su jefe, aclare el alcance usted mismo y envíelo arriba para su confirmación.
Si bien este ejemplo se aleja un poco del tema comercial, todos podemos relacionarnos con una recepción de boda. Al planificar una recepción de bodas, puede tener como objetivo: preparar una recepción de bodas para 100 invitados completos con cena, barra libre, pastel de bodas y banda en vivo para bailar en una fecha determinada a un costo que no debe exceder $20,000.
Determinar los recursos disponibles
¿Qué personas, equipos y dinero tendrá disponible para lograr los objetivos del proyecto? Como director de proyecto, normalmente no tendrá control directo de estos recursos, sino que tendrá que gestionarlos a través de la gestión matricial.
La gestión matricial se refiere al uso de la jerarquía establecida dentro de la empresa para lograr lo que necesita hacer. Si Joe trabaja para su proyecto y también para su departamento, tiene que escuchar a dos jefes. Como gerente de proyecto, trate de mantenerse en contacto con los supervisores de las personas o propietarios del equipo que tomó prestado para que pueda resolver conflictos.
Comprender la línea de tiempo
¿Cuándo tiene que estar terminado el proyecto? A medida que desarrolla su plan de proyecto, puede tener cierta flexibilidad en la forma en que usa el tiempo durante el proyecto, pero los plazos generalmente son fijos, como en el caso de la recepción de la boda. Si decide utilizar horas extra para cumplir con el cronograma, debe sopesarlo con las limitaciones de su presupuesto.
Detallar el Trabajo
¿Cuáles son las principales piezas o componentes que deben crearse para completar el proyecto? Por ejemplo, una recepción de boda requiere un alto nivel: un salón de recepción, comida, bebida, un pastel, invitados y entretenimiento. Por supuesto, cada uno de esos artículos más grandes se puede dividir en muchos artículos adicionales. Eso es el próximo paso.
En el ejemplo anterior de recepción de bodas, es probable que tenga un equipo o una persona a cargo de diferentes componentes. Trabaje con los miembros de su equipo para detallar los detalles necesarios para lograr cada elemento principal.
La persona a cargo de los alimentos debe comprender las opciones, las limitaciones de costos y hacer selecciones que apoyen el logro del alcance.. Haz una lista de los pasos más pequeños en cada uno de los pasos más grandes. La profundidad de los niveles en los pasos detallados dependerá del tamaño y la complejidad de su proyecto.
Desarrollar un plan preliminar
Reúna todos sus pasos en un plan. Una buena manera de hacer esto es usar una tabla de precedencia que identifique qué elementos deben preceder a otros elementos. Las prácticas formales de gestión de proyectos exigen desarrollar lo que se denomina un diagrama de red e identificar la ruta crítica. Si bien esto puede estar más allá de sus necesidades o nivel de conocimiento, la cuestión central es secuenciar las actividades en el orden correcto y luego asignar recursos a las actividades.
Las preguntas para hacer incluyen: ¿Qué sucede primero? ¿Cuál es el próximo paso? ¿Qué pasos pueden continuar al mismo tiempo con diferentes recursos? ¿Quién va a hacer cada paso? ¿Cuánto tiempo tardará? Hay muchos paquetes de software excelentes disponibles que pueden automatizar muchos de estos detalles para usted. Pregunte a otros en posiciones similares qué usan.
Cree su plan de referencia
Obtenga comentarios sobre su plan preliminar de su equipo y de cualquier otra parte interesada. Ajuste sus cronogramas y horarios de trabajo para adaptar el proyecto al tiempo disponible. Realice los ajustes necesarios al plan preliminar para producir un plan de referencia.
Solicitar ajustes del proyecto
Casi nunca hay suficiente tiempo, dinero o talento asignado a un proyecto. Tu trabajo consiste en arreglártelas con los recursos limitados que tienes. Sin embargo, a menudo se imponen límites a un proyecto que simplemente no son realistas. Debe presentar su caso y presentarlo a su jefe y solicitar que se cambien estos límites poco realistas. Pregunte por los cambios al inicio del proyecto. No espere hasta que esté en problemas para solicitar los cambios que necesita.
Cuando ha comenzado a adquirir recursos y adquirir los materiales necesarios, se encuentra en la fase de ejecución. En esta fase, también eres:
Reunir su equipo de proyecto
Reúna a las personas de su equipo e inicie un diálogo. Ellos son los expertos técnicos. Es por eso que su supervisor funcional los asignó al proyecto. Su trabajo es administrar el equipo.
Trabaja tu plan
Hacer el plan es importante, pero el plan se puede cambiar. Tienes un plan para conducir al trabajo todas las mañanas. Si una intersección está bloqueada por un accidente, cambia su plan y toma un camino diferente. Haz lo mismo con los planes de tu proyecto. Cámbielos según sea necesario, pero siempre tenga en cuenta el alcance y los recursos.
A medida que se desarrolla su plan y se completa el trabajo, ingresa a la fase de monitoreo y control. En esta fase, trabaja para controlar los costos, los recursos y la calidad, además de:
Supervise el progreso de su equipo
Avanzará poco al comienzo del proyecto, pero comience a monitorear lo que todos están haciendo de todos modos. Eso hará que sea más fácil detectar problemas antes de que se conviertan en problemas.
Documentar todo
Mantener registros. Cada vez que cambie su plan de referencia, escriba cuál fue el cambio y por qué fue necesario. Cada vez que se agregue un nuevo requisito al proyecto, anote de dónde proviene el requisito y cómo se ajustó el cronograma o el presupuesto debido a ello. No puede recordar todo, así que anótelos y podrá buscarlos en la revisión final del proyecto y aprender de ellos.
Mantenga a todos informados
Mantenga a todos los interesados en el proyecto informados sobre el progreso todo el tiempo. Hágales saber de su éxito a medida que completa cada hito, pero también infórmeles de los problemas tan pronto como surjan.
Además, mantenga informado a su equipo. Si se están considerando cambios, infórmeselo al equipo con la mayor antelación posible. Asegúrese de que todos en el equipo estén al tanto de lo que están haciendo los demás.
Sigue los pasos
No es necesario ser un gerente de proyecto formal para liderar una iniciativa de proyecto. Sin embargo, debe aplicar las herramientas, la lógica y los pasos de la gestión de proyectos para aclarar sus objetivos, detallar el trabajo y crear un equipo para ejecutar mientras lo gestiona todo.
