Debido a que los alimentos y las bebidas se encuentran entre los mayores gastos en evento planeado, también es una gran categoría para apuntar a la reducción de costos. Casi todos los menús de eventos tienen un elemento obvio de desperdicio que se puede eliminar de manera inofensiva para liberar fondos para otras necesidades. Este artículo analiza algunos componentes de catering en los que puede ajustar las cantidades de alimentos para controlar el gasto.
Carrete en sus números
Hay una ciencia para administrar recuentos de invitados y números de RSVP, de los cuales incluso los organizadores de eventos experimentados luchan. Por un lado, tienes el número de asistentes que se registraron para el evento y, por otro lado, tienes que tener en cuenta los "ausentes" y los invitados inesperados. Los eventos gratuitos tendrán un mayor porcentaje de ausencias (25 % o más), mientras que la mayoría de los eventos con boleto promedian una tasa de deserción del 10 %. Utilice estos promedios para controlar los gastos innecesarios. Para estar seguro, incorpore una zona de amortiguamiento del 2 % para las llegadas de última hora.
Reduzca el desayuno continental
Pocas comidas de catering generan más residuos que la continental desayuno. El hecho es que las personas se han vuelto más conscientes de los carbohidratos y los pasteles altos en calorías. Todavía necesita tener un amplio suministro de café, té y agua para sus sesiones matutinas. En muchos casos, puede ahorrar dinero comprando refrigerios para el desayuno a la carta en lugar de los paquetes estándar por persona. Figura 0,5 bollería y 1,25 bebida por persona para una reunión de empresa, y algo más para grupos familiares con asistencia de niños.
Considere las comidas en plato en lugar de los buffets
Es un mito que optar por una comida buffet ahorrará dinero en lugar de un plato principal servido. Sin embargo, si echa un vistazo a la mayoría de las guías de catering, verá que esto no es cierto. Los servicios de catering tienen que preparar más comida por persona para los buffets, lo que genera más desperdicio. Además, aunque las demandas de servicio en la mesa son menores con los buffets, los gerentes de piso aún necesitan un personal completo para poner las mesas y limpiar los platos después de la comida. La conclusión es que un plato principal simplemente plateado es la selección más rentable de las dos.
Limite su servicio de barra
Las barras abiertas pueden ser un éxito entre los asistentes, pero quizás sean el costo más difícil de proyectar por adelantado. Si estás trabajando con un presupuesto ajustado, tu mejor opción es utilizar un sistema de tickets para controlar el consumo de bebidas. Con esto, le da a cada invitado uno o dos boletos de bebida a su llegada, esencialmente pagando su primera ronda de bebidas. Si un asistente se queda sin boletos, puede optar por comprar bebidas con efectivo directamente del cantinero. Es un sistema que le permite tratar a sus invitados y controlar los costos al mismo tiempo.
Maximice cada bocado en las recepciones
Las recepciones y las funciones "por bocado" con aperitivos pueden causar estragos en cualquier presupuesto si se considera que la mayoría de los hoteles cobran más de $3 por cada aperitivo. La pauta estándar es servir de tres a cinco piezas por persona para una recepción antes de la cena, y de 10 a 15 piezas por persona para las comidas por bocado. Puede recortar estos números incorporando salsas con pan o papas fritas y refrigerios de cóctel como Chex mix y nueces. La clave es encontrar sustitutos de relleno para los aperitivos de alto precio. Los postres como las galletas o los bizcochos de chocolate (cortados por la mitad) también pueden contar para los requisitos por invitado y, en comparación, son relativamente baratos.
Revisar el Plan
Cuando se trata de la planificación de porciones, la mejor manera de ahorrar dinero es revisar la lógica detrás de cada elemento de su menú. No se limite a agregar un elemento como fruta en rodajas para satisfacer una necesidad categórica. Piense en lo que realmente comerán sus invitados y ordene adecuadamente. Realice una encuesta con sus empleados sobre qué artículos creen que serán los más populares. Este simple ejercicio, por sí mismo, puede inspirar cambios en su menú.
