El campo de la gestión de proyectos, al igual que cualquier otra área de especialización, tiene un vocabulario único lleno de acrónimos y términos especializados. Tres términos y conceptos esenciales que debes incluir:
- Alcance
- Riesgo
- suposiciones
Es un resumen de estos tres términos esenciales de gestión de proyectos e incluye enlaces y sugerencias para lecturas adicionales.
Alcance
En la gestión de proyectos, alcance es el conjunto de límites que definen la extensión de un proyecto. El alcance describe lo que se entregará al cliente como resultado de la iniciativa del proyecto.
Comprender el alcance permite que el gerente del proyecto y el equipo del proyecto entiendan lo que cae dentro o fuera de los límites del proyecto. Si algo "no está dentro del alcance", no se tiene en cuenta en el trabajo de planificación del proyecto. Las actividades que caen dentro de los límites de la declaración del alcance se consideran "dentro del alcance" y se contabilizan en el cronograma y el presupuesto. Si una actividad cae fuera de los límites, se considera "fuera del alcance" y no está planificada.
Tanto si es un director de proyecto como si forma parte del Grupo de proyecto, querrá considerar si algo está dentro o fuera del alcance a medida que avanza. Como ejemplo, imagina que un cliente te ha pedido que construyas un sitio web. A medida que delinea el alcance (o establece los límites) del proyecto, indica los siguientes elementos como dentro del alcance:
- Diseño del sitio y diagramación de estructura alámbrica
- Establecimiento de un banco de pruebas.
- Codificación para el modelo de alambre aprobado
- Desarrollo de gráficos para el tema del sitio web.
- Prueba y depuración antes de hacer público el sitio
Durante el transcurso del proyecto, el cliente le pide que incluya un video de descripción general de la empresa. El video no está especificado en el alcance del proyecto y, por lo tanto, está fuera del alcance. Si bien puede estar feliz de hacer el trabajo de video por un cargo adicional, esto requerirá una revisión del alcance y la estimación de costo y tiempo para el proyecto.
En ausencia de un documento de alcance claro y acordado, la cuestión del video podría haberse vuelto polémica entre su equipo y los representantes del cliente. Una declaración de alcance clara le permitió calmar la situación y lidiar con un cambio de manera ordenada.
Entonces, ¿cómo determina lo que está dentro o fuera del alcance? Primero querrá resumir todos los detalles del proyecto que conoce actualmente según las conversaciones con el cliente o el propietario del proyecto. Luego querrá hacer suposiciones clave que impulsarán lo que se considera dentro o fuera del alcance.
suposiciones
En algún momento de tu vida, probablemente te hayan dicho: “Nunca hagas suposiciones”. Sin embargo, hacer suposiciones en la gestión de proyectos es una actividad cotidiana. Las suposiciones lo ayudan a definir el alcance y los riesgos y ajustar sus estimaciones de tiempo y costo. Por supuesto, es esencial documentar y validar sus suposiciones.
Considere algo simple, como crear un libro. Supongamos que su amigo tiene una idea para un libro de mesa de café y le ha pedido que administre el proyecto. Su primera solicitud es un presupuesto para poder asegurar la financiación. A medida que define el alcance, está claro que su amigo no está seguro de muchos detalles, incluido el número de páginas, la inclusión de imágenes, el estilo de la portada y el peso del papel que se usará para las páginas.
Dado que todos estos factores afectarán el costo y la complejidad de la producción, tendrá que hacer supuestos sobre las especificaciones y validar esos supuestos como aceptables o inaceptables para tu amigo. Después de más discusión, tu amigo te dice que planea incluir 50 fotos en el libro. Puede basar su suposición en las 50 imágenes o, anticipando que este número aumentará con el tiempo, puede suponer que habrá entre 75 y 90 páginas con imágenes.
También puede ver cómo las suposiciones afectan directamente el cronograma. Por ejemplo, imagine que está liderando un proyecto en un parque que implica construir un juego de columpios. Al configurar su proyecto, se le proporciona el presupuesto y los miembros del equipo asignados, uno de los cuales está a cargo de los materiales. Mientras crea su horario, le pregunta a la persona a cargo de los materiales cuándo llegará el cemento. Esta persona responde que no está seguro de cuándo llegará el cemento pero que cree que será entre el 1 y el 10 de junio. A medida que construye su alcance y cronograma, asume que el cemento llegará a más tardar el 10 de junio. Este ejemplo muestra dos beneficios de hacer suposiciones.
El primer beneficio es que la suposición de recibir el cemento a más tardar el 10 de junio le permite planificar las actividades que dependen de la llegada del cemento. El segundo beneficio es que le da al responsable de materiales un plazo para entregar el cemento, que luego puede retransmitir a su proveedor. Sin darse cuenta, ha establecido una fecha límite clave para que el proyecto avance.
Hacer suposiciones crea puntos de referencia que a menudo se revisan durante el proyecto para ayudar al equipo del proyecto a mantenerse dentro del alcance, el tiempo y el presupuesto. Pero, ¿qué sucede cuando las suposiciones son incorrectas? Es donde entra en juego el riesgo.
Riesgo
Una vez que haya construido su alcance e identificado las suposiciones que están detrás del alcance y las estimaciones, querrá comenzar a evaluar las áreas de riesgo. El riesgo es el mismo en la gestión de proyectos que en el mundo real; es un peligro o una oportunidad que puede crear daño.
Todos los proyectos contienen riesgo, y si usted es el gerente o propietario del proyecto, no es solo su responsabilidad de anticipar el riesgo, pero también es su trabajo comunicar el impacto potencial de esos riesgos al equipo del proyecto y prepararse para mitigar los riesgos.
El riesgo viene en varios grados. A veces, el riesgo puede significar que el proyecto se ejecutará de manera ligeramente diferente o tomará un pequeño giro inesperado. En algunos casos, sin embargo, el riesgo puede conducir a resultados catastróficos que pondrán patas arriba su proyecto.
Usemos el escenario del patio de recreo del ejemplo de cemento anterior. Uno de los riesgos es que el cemento no llegue en la fecha prevista del 10 de junio. ¿Cuáles son los efectos potenciales de este riesgo? Todas las actividades posteriores que siguen después de verter el cemento se retrasan como resultado de este problema.
Los riesgos también pueden ser positivos. Considere el impacto en el proyecto si el cemento aparece antes de lo previsto. Si bien esto parece un resultado positivo, aún crea un problema para la sincronización y la secuencia de todos los demás pasos del proyecto.
Los gerentes de proyecto trabajan con sus equipos de proyecto para intercambiar ideas e identificar riesgos potenciales. Llevan el proceso un paso más allá y analizan la gravedad potencial del riesgo y su probabilidad de ocurrencia. Además, identifican a las personas más adecuadas para identificar cuándo se está produciendo el riesgo y desarrollan planes de mitigación de riesgos acordados.
Muchas empresas tienen plantillas de riesgo detalladas que han desarrollado a lo largo del tiempo y de la experiencia con otros proyectos. Algunas industrias han compilado perfiles de riesgo que se utilizan como punto de partida para el análisis de riesgos. Muchas industrias también practican análisis estadísticos muy detallados para la planificación de riesgos.
