Para la mayoría de las organizaciones, la pieza más importante de equipo de oficina es el teléfono. Los sistemas telefónicos de clase empresarial generalmente cuestan unos miles de dólares y el precio aumenta proporcionalmente con el aumento en el tamaño del sistema y la cantidad de funciones que desea.
Los sistemas telefónicos de clase empresarial discutidos aquí son para oficinas con diez personas o más.
Qué características necesitará
Las funciones que aportan valor a su negocio y conectan su negocio con el mundo aumentarán el costo total del sistema telefónico. El vendedor de un sistema telefónico intentará venderle todas las campanas y silbatos (ese es su trabajo), pero debe observar cada característica y decidir si agregará valor a su negocio o lo salvará dinero.
Caracteristicas basicas
Estas son algunas de las funciones más comunes que están disponibles en un sistema telefónico comercial. Cada marca es diferente, así que pídale al vendedor una lista completa de opciones.
El
- Funciones de conferencia permita que dos o más extensiones se conecten para compartir en una conversación. Por lo general, el valor predeterminado es dos. Si requiere más de dos, pregunte cuál es el número máximo de participantes. Algunos sistemas solo permiten que las extensiones internas estén en conferencia. Si necesita llamadas de conferencia externas, pregunte también.
- Directorio automatizado permite a las personas que llaman buscar la extensión de un empleado ingresando las primeras letras de su nombre.
- Mensaje de voz permite dejar mensajes a los empleados que no están disponibles o al teléfono. Algunos sistemas pueden reenviar mensajes de correo de voz al correo electrónico de un empleado y permitir que equipos de correo de voz de terceros independientes interactúen con su equipo. Dependiendo del precio, esto podría ahorrarle dinero.
- Llamada en espera es la capacidad de poner una llamada en espera mientras el usuario atiende otros asuntos. Por lo general, se incluye con el sistema.
- Reenvío de llamadas da al usuario la capacidad de desviar todas las llamadas a otra extensión o al correo de voz temporalmente.
- De marcación rápida guarda los números de teléfono utilizados con frecuencia y permite al usuario marcarlos con solo presionar un botón o dos. Es un ahorro de tiempo útil para los números llamados con frecuencia.
- volver a marcar permite volver a marcar el último número llamado con solo tocar un botón.
- Paginación permite que un usuario hable a través de un sistema de megafonía para llamar a un empleado o dar anuncios.
- Música en espera da a sus llamantes algo para escuchar mientras están en espera. Puede ser música o mensajes pregrabados publicitarios de su empresa.
- Energía de respaldo proporcionará una fuente alternativa de electricidad durante 10 a 60 minutos en caso de un corte de energía.
Características avanzadas
Las características avanzadas agregarán un costo significativo al sistema total y agregarán un costo continuo durante la vida útil del sistema. Sin embargo, esto podría compensarse con una reducción Servicio al Cliente y las ventajas de ahorro de tiempo que aportan.
- Ubicación remota La característica permite conexiones simples con empleados fuera del sitio o pequeñas oficinas remotas simplemente marcando una extensión interna.
- Encuéntrame / Sígueme permite a los usuarios desviar su teléfono a pedido a otro teléfono, teléfono celular, teléfono de casa, secretaria, etc.
- Integración de teléfono de computadora (CTI) permite que el sistema telefónico interactúe con un sistema informático. Los ejemplos incluyen la capacidad de un usuario de hacer clic en un número de teléfono en la pantalla y hacer que el sistema telefónico marque automáticamente el número (reduciendo números incorrectos y ahorrando tiempo); o pasar el número de teléfono de un cliente a una computadora cuando llama para obtener la cuenta del cliente y mostrarla en la pantalla para el empleado antes de contestar el teléfono. Esta opción es muy cara.
Qué tan grande debe ser el sistema
La siguiente pregunta que debes responder es dónde quieres los teléfonos. La siguiente lista identifica lugares comunes en los que querrá ubicar una extensión de teléfono:
- Recepcionista
- cada oficina
- Máquina de fax
- Terminales de tarjetas de crédito, puertos de datos
- Sala de conferencias
- Piso de tienda/almacén
- Áreas públicas (sala de espera, pasillos, entradas, etc.)
A continuación, deberá determinar cuántas llamadas telefónicas simultáneas entrarán y saldrán de la oficina. La suma total de llamadas entrantes y salientes en un momento dado es la cantidad de líneas (o troncales) que necesitará.
Las configuraciones comunes son 3, 8, 12, 16, 24 o 48 líneas. Los sistemas más grandes tienen ranuras de expansión para que puedas agregar más líneas en una fecha posterior. Recuerde tener en cuenta el crecimiento futuro (25% no es poco común). Importante: si subestima esto, las personas que llaman recibirán una señal de ocupado si todas las líneas están en uso.
Encontrar un distribuidor de sistemas telefónicos
Encontrar un distribuidor no es difícil. Primero, puede buscar en la Web "Equipos y suministros telefónicos" para encontrar un distribuidor cerca de usted.
Las ferias comerciales y de tecnología de oficina también son buenos lugares para comenzar. No solo podrá conocer al personal de ventas y soporte, sino que también podrá probar un sistema.
Finalmente, la mejor manera es preguntar. Pregúntele a las personas que conoce que tienen un negocio con una oficina. También puede obtener su evaluación de la calidad del equipo y el nivel de servicio que se brindó.
Cálculo del costo total
El costo total del sistema estará compuesto por los siguientes componentes:
- Unidad base/Sistema es la unidad que controla toda la infraestructura telefónica. El costo depende de la cantidad de funciones que tenga, la cantidad de teléfonos que puede manejar y la cantidad de líneas provenientes de la compañía telefónica.
- Microteléfonos / Juegos de escritorio son las unidades que se sientan en los escritorios o se pegan a la pared. Vienen en varios estilos, capacidades y precios diferentes. Los precios pueden oscilar entre $ 70 y $ 1,000. Los ejemplos incluyen conjuntos básicos (más baratos), de nivel medio, ejecutivos/de gama alta, de recepcionista (más caros) y unidades de mesa de conferencias. Otras opciones incluyen auriculares manos libres y conexiones inalámbricas. La mayoría de los teléfonos son propietarios y solo funcionarán con un sistema base de ese fabricante. Si está reemplazando un sistema telefónico existente, el costo de todos los teléfonos nuevos (si cambia de marca) puede hacer que la actualización al siguiente modelo superior sea la única solución asequible que tenga.
- Alambrado son los vasos sanguíneos de la organización y no deben ser marginados. Si está construyendo una oficina, instale cableado y receptáculos adicionales en cualquier área en la que crea que pueda necesitar un teléfono en el futuro. El costo será una fracción del costo si tiene que volver más tarde y perforar los techos y las paredes. Si lo está instalando en un edificio con cableado existente, haga que el distribuidor verifique la compatibilidad del cableado antes de firmar el contrato.
- Instalación y Configuración Inicial será la parte más lenta del proyecto. Los sistemas telefónicos no funcionan de inmediato y lo más probable es que un técnico capacitado deba instalarlos y configurarlos inicialmente. Para ponerlo en funcionamiento lo más rápido posible, asegúrese de que esto esté incluido en el contrato. Otras opciones que se pueden negociar son el mantenimiento, las modificaciones futuras y la capacitación de sus empleados.
Tomar la decisión final
La decisión final descansa sobre tus hombros. Los vendedores de sistemas telefónicos pueden ser agresivos, pero recuerde que usted es “el cliente” y está a cargo. Para obtener el mejor precio para el sistema que desea, entregue sus requisitos a varias empresas y permítales ofertar por el proyecto. Asegúrese de obtener una propuesta detallada que cubra todas las áreas descritas anteriormente. No obtendrá una comparación de manzanas con manzanas, así que solicite que el costo de las funciones se indique por separado (o detallado, si se incluyen como un paquete de funciones). Esto le permitirá determinar qué está causando las diferencias en los precios. Si aún no está seguro de un líder claro, solicite ver una demostración en el sitio de un cliente existente. Por último, compara las propuestas y elige la que mejor se adapte a tus necesidades, te permita crecer y, sobre todo, te sientas más cómoda.
