Cómo escribir y enviar correos electrónicos profesionales

Ya sea que esté buscando trabajo, haciendo nuevas conexiones de redes o simplemente tratando de sobresalir en su trabajo actual, es esencial saber cómo escribir y enviar mensajes de correo electrónico profesionales.

Esto puede ser más difícil de lo que parece. Muchos profesionales se han acostumbrado a un enfoque muy informal del correo electrónico en su vida personal. Si bien la jerga, los emoticonos y los mensajes de texto suelen ser aceptables cuando se envía un correo electrónico a amigos cercanos, no se incluirán en la correspondencia de trabajo. Es importante saber cómo limpiar sus comunicaciones cuando lo necesite.

¿Cuándo podría necesitar enviar un correo electrónico profesional? Hay un numero de posibilidades. Es posible que deba enviar su carta de presentación a un empleador potencial, un carta de agradecimiento a un colega que accedió a ser una referencia, una carta de renuncia a su actual jefe, o una solicitud de carta de recomendación.

Siempre que envíe mensajes de correo electrónico profesionales, es muy importante asegurarse de que el mensaje sea perfecto. No desea perder una oportunidad al cometer errores, ya sea en la forma en que envía correos electrónicos o en la forma en que realiza un seguimiento de ellos.

Aprenda qué incluir en sus mensajes, qué no incluir y cómo cerrar, firmar y enviar sus mensajes de correo electrónico.

Pautas de correo electrónico profesional

Revise estos pasos para escribir un correo electrónico profesional de alta calidad y siempre causará una gran impresión en el destinatario.

Qué incluir en su mensaje de correo electrónico

• Línea de asunto: La línea de asunto debe transmitir de manera concisa el propósito de su escritura. Su línea de asunto puede ser tan simple como "Gracias" o "Solicitud de recomendación".
• Saludo: Incluso si está escribiendo un correo electrónico muy corto, incluir un saludo. Si sabe el nombre de la persona, inclúyalo. A menos que se llame por su nombre de pila con la persona, llámela por su título.
• Longitud: Mantenga su correo electrónico lo más conciso posible. La gente tiende a hojear correos electrónicos largos, por lo que solo incluye información esencial.
• Clausura: Termina con un breve "Gracias", "Mejor" u otra despedida simple, y luego tu nombre. La mayoría de las cuentas de correo electrónico le permiten insertar una firma con su nombre, cargo e información de contacto en cada correo electrónico. Es una excelente manera de hacer que cada correspondencia sea más profesional.

Qué no incluir en su mensaje de correo electrónico

• Estilo de fuente: Evite las fuentes ornamentadas, divertidas o de colores; estos simplemente distraen al destinatario de su mensaje real. Evite el uso excesivo de negritas y cursivas, que hacen que un correo electrónico se vea desordenado.
• Mayúsculas: Tampoco escriba en mayúsculas; esto aparece como enojado o sobreexcitado en un correo electrónico.
• emoticonos: No incluya emoticones en un correo electrónico profesional; guárdelos para su correspondencia personal.

Consejos para garantizar mensajes de correo electrónico profesionales perfectos

Una vez que haya escrito su correo electrónico, siga todos estos pasos antes de hacer clic en el botón "enviar":

• Asegúrese de que su mensaje esté completo: Verifique dos veces para asegurarse de que la línea de asunto de su correo electrónico esté completa, tiene incluye una firma, está enviando el mensaje a la persona de contacto adecuada y ha rellenado el CCO para enviarse una copia a usted mismo, de modo que tenga un registro del mensaje de correo electrónico.
• Prueba de su mensaje de correo electrónico: Antes de presionar enviar, también asegúrese de revisar la ortografía y la gramática y el uso de mayúsculas. Son tan importantes en la correspondencia por correo electrónico como lo son en una carta en papel.
• Enviar un mensaje de correo electrónico de prueba: Antes de enviar su correo electrónico, primero envíese el mensaje a usted mismo para verificar que el formato funcione y que nada parezca fuera de lugar. Si todo se ve bien, continúe y envíe el correo electrónico a la empresa o persona con la que se está comunicando.
• Envíese una copia del mensaje de correo electrónico a usted mismo: Utilizar el CCO para enviarse una copia del mensaje de correo electrónico a usted mismo, de modo que tenga un registro de cuándo envió el mensaje y a quién se lo envió. También puede encontrar esta información en su carpeta de enviados.
• Presente sus copias: Con muchos programas de correo electrónico, puede configurar carpetas para que sea más fácil encontrar cualquier correo electrónico anterior importante. Configure carpetas para todos sus correos electronicos de busqueda de empleo y otros correos electrónicos profesionales y archive sus copias después de enviar sus mensajes.

Revise los ejemplos de correo electrónico profesional